Un error común en las empresas es no contar con un correcto sistema de proyección de resultados del mes. En su reemplazo se suele utilizar el conocido -y equivocado- sistema de proyección lineal, que no es más que la multiplicación del promedio de venta diario por el número de días restantes del mes. Esto, más allá de ser lo más lejano a la realidad, trae una serie de problemas que a continuación se detallan:

• Una proyección irreal lleva a la toma de decisiones apresuradas durante el mes que traen asociados una serie de sobrecostos para la empresa, ya que no permite reaccionar a tiempo, teniendo que conceder ventajas de fines de mes para salvar el resultado.
• El sistema lineal desmotiva a la fuerza de ventas al no presentar la realidad de la proyección, mostrando muchas veces una situación más crítica de lo que en la realidad es, o lleva al exceso de confianza y conformismo en la productividad.
• La proyección del resultado comercial es insumo de información para el resto de áreas de la empresa: Producción, Logística, Finanzas y hasta Recursos Humanos, por lo que una incorrecta proyección traerá muchos problemas, los que a su vez ocasionarán un impacto económico negativo.

La correcta proyección del resultado del mes está basado en un modelo construido a través de la serie histórica de información de la cual se dispone en la empresa, y con ello se determina: el volumen de la venta del día, de la semana y del mes de cada año del cual disponemos información y con ello determinamos el peso que tiene cada uno de los días dentro del mes, que en la mayor parte de los casos son distintos unos a otros.

Una vez definido el peso de cada día será sencillo proyectar el mes. Por ejemplo, si sabemos el peso del cuarto día de la primera semana, es cuestión de tomar el volumen de los tres primeros días y aplicarle el factor de ese cuarto día, para saber cómo se proyecta el cierre de mes:

• Venta de 3 primeros días: 3,000 unidades; venta promedio diario: 1,000 unidades.
Sistema de proyección lineal de cierre de mes (de 25 días): 25,000 unidades.

• Venta de 3 primeros días: 3,000 unidades; peso de los 3 primeros días de la primera semana (ejemplo): 0.15 ó 15%.
Sistema de proyección real de cierre de mes (de 25 días): 20,000 unidades.

Según este ejemplo, en el día 4 sabemos que estamos por debajo reaccionaremos con acciones específicas que tengan un impacto económico menor que la acciones desesperadas de fin de mes, además de tener la capacidad de informar de una manera realista al resto de áreas de la empresa, que utiliza esta información como input para el desarrollo de los planes de compra de materia prima e insumos, producción, dimensionamiento del back office, contratación de la logística de distribución, cuadro de personal, todo ello ajustado al correcto volumen de venta proyectado.

¿Cuenta usted con un sistema de proyección de resultados en su organización? Cuéntenos su experiencia.

Esta entrada contiene un artículo de:

Fernando Salazar

Master en Dirección de Negocios del PAD de la Universidad de Piura, PADE de Marketing en ESAN, Bachiller en Ciencias Administrativas de la Pontificia Universidad Católica del Perú. Ha sido Director Comercial en empresas de Consumo Masivo, Servicios y Telecomunicaciones en el Perú y en el exterior.
Profesor del PEE - Programa de Especialización para Ejecutivos de ESAN