Marco referencial para la dirección de proyectos (Parte 1)

Marco referencial para la dirección de proyectos (Parte 1)

Si sus 'proyectos' son de menos de tres meses y los ejecuta con una cantidad menor a 20 personas, usted podría no estar trabajando en uno. Es importante considerar que el trabajo operativo es continuo y repetitivo, mientras que los proyectos son temporales y únicos.

Por: José Díaz León el 27 Agosto 2014

Compartir en: FACEBOOK LINKEDIN TWITTER WHATSAPP

direccion_proyectos.jpgMuchas personas creen que la dirección de proyectos se basa solo en el concepto de "dirección" o piensan que el encabezar una idea y desarrollarla basta para ser un Director o Gerente de Proyectos, sin considerar y entender que este cargo parte de una especialización, pues aparte de ser un arte y una ciencia, sigue también un proceso sistematizado.

Por otro lado, es bueno recalcar que un programa es un grupo de proyectos subprogramas y actividades organizadas y relacionadas, cuya gestión se desarrolla de forma coordinada y entrelazada para obtener mayores beneficios. Por su parte, un portafolio viene a ser la unión de proyectos, programas, subconjuntos de portafolios y operaciones trabajadas como un grupo con el objetivo de alcanzar metas estratégicas.

conceptos_direccion_proyecto.pngEn ese sentido, la Oficina de Dirección de Proyectos o PMO (Project Management Office) es el área o departamento que se crea en la empresa con la finalidad de facilitar y/o centralizar la gestión de todos los proyectos y puede tomar algunos de los siguientes roles, dependiendo del grado de control que tenga sobre los mismos:

  • De Apoyo, suministran plantillas, difunden mejores prácticas, dan capacitación, dan acceso a la información y lecciones aprendidas de otros proyectos. Su grado de control es bajo.
  • De Control, prestan apoyo y orientación a la organización sobre cómo gestionar proyectos, entrenarlos y asistirlos con herramientas de gestión. Su grado de control es moderado.
  • De Dirección, ejercen control sobre los proyectos tomando la propia dirección de los mismos. Su grado de control es alto.

sumillas_direccion_proyectos1.jpg

Si bien las PMO no vienen a ser personas sino organizaciones, se deben determinar los riesgos de estar conformadas por personas con poca experiencia en gestión de proyectos. De hecho, debemos considerar factores claves para que la PMO funcione:

  • Su rol debe estar claramente definido y empoderado.
  • Debe centrarse en uno de los tres roles anteriormente mencionados, sin intentar hacerlo todo.
  • La PMO no mejorará el desempeño de un proyecto sin el uso de técnicas y procesos de Dirección de Proyectos.
  • Guiarse por el método de gestión por Objetivos (MBO):

1. Establecer objetivos realistas e inequívocos.

2. Evaluar periódicamente si los objetivos están siendo logrados.

3. Implementar acciones correctivas.

Precisamente, en el caso particular de los objetivos, debemos tener en cuenta lo siguiente:

  • Los objetivos del proyecto deben estar contenidos en el Acta de Constitución del Proyecto.
  • Se van entendiendo mejor los objetivos a lo largo de la ejecución del proyecto.
  • Gestionar los riesgos aumenta las oportunidades y reduce las amenazas a los objetivos del proyecto.
  • Se deben vigilar los aspectos que podrían impactar negativamente en los objetivos del proyecto: riesgos, influencia de los interesados, etc.
  • Frecuentemente se requerirán intercambios entre los requerimientos y los objetivos del proyecto.
  • Los objetivos se determinarán en el grupo de procesos de Inicio y se refinarán en el grupo de procesos de Planificación.

En su experiencia, ¿qué otras consideraciones deberán tomar en cuenta los encargados de la dirección o gerencia de proyectos?

 

Esta entrada contiene un artículo de:
José Díaz
Magíster en Gestión de Tecnología de Información - MGTI, por las Universidades de ESAN y la Universitat Ramon Llull, Barcelona (España). Magíster en Administración de Empresas - MBA por la Universidad de Deusto (España). Actual Gerente de Proyectos de KM Support SAC para consultorías de Proyectos en el Banco Mundial, OSINERGMIN y MEF. Profesor de la Maestría en Project Management de ESAN.

José Díaz León

Profesor en la Maestría de Project Management de la Universidad de ESAN. Expositor en temas de Tecnología de Información, mejoramiento de procesos, y Gerencia de Proyectos, así como de Supervisión y Fiscalización de Energía e Hidrocarburos, en diversas entidades y universidades. Conferencista nacional e internacional en India, China, Brasil, Colombia, España, Canadá, México y República Dominicana.

Doctorando en Ingeniería Informática por la Universidad del País Vasco, España. Magister en Gestión de Tecnologías de la Información de doble grado por la Universidad ESAN y la Universitat Ramón Llull, España. Asimismo, tiene estudios de Maestría en Administración de Empresas por la Universidad de Deusto, España. Economista Titulado por la Universidad de Lima, Colegiado por el CEL. Bachiller en ingeniería de Sistemas por la Atlantic International University (USA). Miembro activo y conferencista nacional e internacional del Project Management Institute – PMI Past Vice Presidente del PMI Lima-Perú Chapter. 

 

Otros artículos del autor

Business Process Management: ¿Cuáles son las ventajas de un BPM para tu empresa?

28 Septiembre 2022

Business Process Management es una disciplina gerencial que emplea métodos para detectar, modelar, estudiar, medir y optimizar tanto las estrategias como los procedimientos de un negocio.

  • Actualidad
  • Operaciones

La gestión del alcance y el tiempo de un proyecto

27 Marzo 2017

La gestión del alcance incluye todos los procesos necesarios para asegurarnos que nuestro proyecto contenga todas las labores requeridas y tan solo esté para completar el trabajo satisfactoriamente. Su objetivo principal será definir y controlar qué se incluye y qué no en el proyecto.

  • Actualidad
  • Gestión de Proyectos

Gestionar el alcance y el tiempo de un proyecto con el Valor Ganado (EVM)

06 Septiembre 2016

La gestión del alcance incluye todos los procesos que se necesitan para asegurarnos de que nuestro proyecto contenga todo lo requerido para completar el trabajo satisfactoriamente. Su objetivo principal es definir y controlar qué se incluye y qué no se incluye en el proyecto.

  • Actualidad
  • Gestión de Proyectos