Un primer paso para solucionar los problemas de comunicación que se dan en la organización es mirar su organigrama para ver cuál es el lugar que ocupa la oficina de comunicaciones. Según su ubicación podremos ver si ésta unidad es prioritaria  o no. Como en comunicación todo comunica, el no tener un lugar relevante en el organigrama o no ser parte de los ejecutivos que participan en el C-suite  es ya una respuesta a la necesidad, relevancia y aporte que puede dar esta unidad a la organización.

Ahora, el problema va más allá de no ocupar un espacio en un organigrama. Y es que la no consideración de la oficina de comunicaciones implica que no se contemple a la comunicación como esa herramienta que puede ayudar a cualquier organización a tener una gestión con mayor y mejor impacto, además de una mejor relación con la sociedad.

Si bien es cierto que durante los últimos años una cantidad importante de organizaciones se ha preocupado por atender diversos aspectos de la llamada comunicación integrada como  la comunicación externa, la responsabilidad social, las relaciones públicas, los conflictos o crisis y en menor medida la comunicación interna; todavía hay una posición reactiva. 

Hoy el gran reto de la organización es trabajar no solo de manera anticipada y proactiva, sino principalmente de manera estratégica  para mejorar la relación de la organización con sus diferentes stakeholders, entender cuáles son sus intereses y cuáles sus temores para construir mejores relaciones.

¿Cuáles son los retos pendientes?  Pensar en la comunicación como una herramienta de gestión, para lo cual es necesario que  el departamento de comunicación sea un área estratégica dentro de la organización,  que dé un paso atrás en el proceso  de planificación y que no sólo se dedique a la parte táctica sino principalmente a la estratégica,  es decir a pensar en  la correcta  y oportuna interpretación de los hechos a partir de la cual pueda preparar soluciones.

¿Requisitos para hacer frente a este reto? 

1. Dotar a este gabinete con herramientas  de gestión como el mapeo de stakeholders.

2. Usar la investigación como herramienta que permita  no sólo la identificación de necesidades, problemas y dudas  de éstos públicos involucrados, sino  elaborar análisis de escenarios  que para finalmente.

3. Diseñar un plan estratégico de las comunicaciones con un  mensaje y acciones concretas pero sobre todo enfocadas a construir mejores relaciones con cada uno de  los actores que constituyen  el público objetivo  de su organización, usando  de manera eficiente los canales adecuados, sean estos offline u online. 

Si usted es miembro de ese equipo de comunicación que trabaja todavía más en la parte táctica, valdría la pena que se pregunté  ¿está dispuesto a entrenarse en esas herramientas que le permitirán dar el salto y convertirse en ese estratega de comunicación que quiere tener un papel más activo  en el el C-suite y asi ayudar a su organización a comunicar mejor?

¿Su organización cuenta con un departamento de comunicaciones o una oficina dedicada a estas labores? Cuéntenos qué lugar le da su organización a la comunicación.