De seguro conocemos a personas que con alta frecuencia cumplen lo que se proponen. Tal vez también conozcamos a otras que por lo general no logran lo que quisieran. Esta capacidad es lo que se denomina eficacia, la cual es definida por la RAE como la "capacidad de lograr el efecto que se espera o se desea"2.
Por otra parte, la RAE define el término ejecutivo como "que no permite que se difiera la ejecución" o "que ejecuta". Es evidente que la naturaleza de un ejecutivo requiere incorporar la eficacia como uno de sus atributos principales. Aunque puede ser tema de otro artículo, la eficacia podría ser eventualmente antagónica a la capacidad de análisis (la "parálisis por análisis"). En todo caso la pregunta resulta importante para quienes deseen mejorar su capacidad de gestión.
Volviendo al estudio mencionado, este enfocó una pregunta concreta. ¿Qué comportamientos diferencian a las personas que logran lo que se proponen? Luego de analizar una muestra adecuada de individuos, los resultados arrojaron dos hábitos que se presentaban más en las personas eficaces:
1) Cuando tenían un propósito tomaban mucha conciencia de éste y de sus implicancias y
2) Con cierta frecuencia revisaban qué tanto habían avanzado o cuánto les faltaba para lograr lo que esperaban.
Por el contrario, las personas poco eficaces no dedicaban mucho tiempo ni mucha concentración a pensar en los detalles de sus propósitos. Simplemente, aspiraban a ellos, era más un tema de emoción que de convicción. Luego, tampoco dedicaban mucha atención a corroborar si estaban bien encaminados o no; es decir, no hacían lo que se llama "seguimiento". Simplemente se acordaban de vez en cuando de sus aspiraciones.
Podemos notar que estos dos hábitos se relacionan con dos términos revisados en artículos previos: Planeamiento y Control respectivamente3. Consideramos que ambos conceptos son componentes esenciales de la Gestión (Administración).
En el próximo artículo trataremos sobre cómo estos 2 hábitos parecen ser aplicables no sólo a individuos sino también a organizaciones. También presentaremos algunas propuestas para fortalecer dichos hábitos a nivel personal.
¿Cómo evalúa usted su capacidad de gestión? ¿Realmente cumple lo que se propone?
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* David A. Kolb; Irwin M., Rubin, James Mcintyre H (1992). Psicología de las organizaciones: problemas contemporáneos. México. Prentice-Hall Hispanoamericana.
2 Según la RAE, Eficacia y Efectividad son sinónimos. Sin embargo, en el Inglés, y eventualmente en el Español, algunos diferencian ambos términos. Este es el caso del Best Seller "Los 7 Hábitos de la Gente Altamente Efectiva". Covey define Efectividad como "Capacidad de lograr lo que nos proponemos de una manera que nos permita lograr más de lo que nos proponemos a futuro" (enseñar a pescar en vez de entregar pescados).
3 Gestión = Planeamiento + Control, Artículo en dos entregas en el presente Blog.
Todo ejecutivo debe ser eficaz. No obstante, es una característica que se ausenta en la mayoría de los hombres ejecutivos al momento de realizar sus labores. Siendo el nivel de conocimientos, en general, muy elevado en la mayoría de los ejecutivos. Al parecer no existe mucha correlación con la eficacia.
Algunos puntos importantes a considerar para lograr ser más ejecutivos son:
• Saber cómo transcurre el tiempo y trabajar sistemáticamente para manejar el escaso lapso que queda bajo el control del ejecutivo.
• Encauzar sus esfuerzos hacia los resultados, más que hacia el trabajo.
• No construir con flaquezas, ni dar prioridad a lo que no se pueda hacer.
• Enfocar unas pocas áreas mayores, donde una ejecución sobresaliente producirá brillantes resultados. Establecer prioridades y respetar el orden de ejecución de las decisiones.
• Tomar decisiones efectivas. Sobre todo, aplicar un sistema: dar los pasos suficientes de un necesario encadenamiento. Más que una táctica deslumbrante se necesita una correcta estrategia.
Para llegar a ser más ejecutivos necesitamos partir de conocer qué resultados esperan de nuestra gestión o de nuestro trabajo y luego planificar y controlar las actividades que nos permitirán llegar a conseguir esos resultados.
¿Qué comportamientos diferencian a las personas que logran lo que se proponen?
Que Gestionan (P+C) lo que se proponen (entendiendo Gestión como mínimamente: Planificación + Control Periódico).
Relacionando otro concepto y bajo el enfoque de procesos, lo señalado anteriormente ("P+C") resulta parte del ciclo PHVA (Planear, Hacer, Verificar, Actuar).
Particularmente considero que dado que el ciclo PHVA, además de resaltar la Planificación y el Control incorpora también elementos base como el "Hacer" (Ejecutar dentro de un conjunto de restricciones, plazos, recursos) y el "Actuar" (Retroalimentación), el mismo (Ciclo PHVA) debería ser también una herramienta que conlleve naturalmente a incrementar la "Eficacia Ejecutiva" en las organizaciones.
José Behr, estudiante del curso de Indicadores para la Gestión de Procesos Ago-Oct 2011.
José,
Los conceptos que mencionas, y algunos complementarios, se pueden expresar "cuasi-algebraicamente" como:
1. P+H+V+A = Actividades de Mejora Continua.
2. V+A = C = Control.
3. P+C = G = Gestión.
4. H = E = Ejecución.
5. G+E = Actividades de Mejora Continua = La primera división del trabajo (H.Mintzberg).
6. V= E = Evaluar.
7. A= E = Encausar.
8. P+H+V+A = P+3E (Otra expresión del Ciclo Demming).
Como todo modelo, este también está errado, pero he comprobado que es útil.
El profesor Luis Fernández, resalta dos líneas de acción de toda gestión. Lo que se puede medir, se puede gestionar, y teniendo sobre entendido que la gestión es producto del planeamiento. Por lo cual, el control y el planeamiento son caras diferentes de una misma moneda. Asimismo, ser ejecutivo está íntimamente relacionado a la acción; sin implementar las ideas maduradas, simplemente serían buenas intenciones administrativas de la gestión.
La frase "construir castillos sobre arena" no significa que el creativo, cuando ejerce esa facultad en una área de invención y diseño, deje de ejercitar la acción continua del día a día; por ello, es complementado con las acciones de la gerencia estabilizadora y de crecimiento de una organización, lo cual es aplicable al ámbito de una persona.
David,
El conocido dilema del "punto medio" aplica también a la necesidad de combinar la creatividad con la generación de valor. Por ello me parece adecuado el uso del término "innovación" como equivalente a "creatividad aplicada". Es decir, "creatividad" aplicada a la mejora, al cambio que genera valor.
Seguimiento y control, son armas efectivas para cumplir metas y lograr una capacidad de gestión óptima.
Guido,
La revisión de metas permite que estas tomen mayor relieve respecto a las otras urgencias, en especial cuando los plazos que nos hemos impuesto poco a poco se hacen más próximos. La revisión también genera motivación.
El planeamiento y el seguimiento, dos hábitos importantes. Revisar las metas planteadas nos permite sintonizar nuestro día a día con ellas; y no dejarnos llevar por la inconstancia, urgencias y desmotivación.
Armando,
De acuerdo, la revisión (seguimiento, monitoreo, etc.) cumple también parte del primer hábito (tener los objetivos presentes y bien enraizados en la mente).
La enorme sintonía entre planeamiento y control hacen necesario ser conscientes que la razón y las emociones requieren de un gran equilibrio en personas que aspiran a ser realmente eficaces y a "morir" en el intento. Cada decisión que se toma no sólo es para la satisfacción del cliente sino también para la satisfacción personal.
Humberto,
Para analizar la calidad de las decisiones, considero que se deben evaluar las contribuciones de la razón y de la intuición. Creo que las emociones restan calidad aunque incrementan la eficacia cuando generan motivación.
La satisfacción personal es un buen motivador. Sin embargo, creo que la motivación basada en dar valor a otros tiene mayor impacto (motivación trascendente).