PMO: una decisión estratégica para alcanzar las metas de la organización

Publicado el 23 de Mayo 2017 a las 1:10 PM

¿Alguna vez se han preguntado por qué al revisar la cartera de proyectos es muy costoso monitorizar los costos invertidos, la mano de obra empleada o saber si avanzamos según lo planificado?

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Una cartera de proyectos requiere una gestión transversal y estricta sobre los costos, tiempos de ejecución y carga de trabajo en los equipos, nos dice Verónica Torres, profesora del curso Dirección de macro proyectos: estrategia y gobierno del 3 PEE de ESAN.

"En muchos casos las compañías no son conscientes del volumen de proyectos que gestionan o de la magnitud de su cartera de proyectos, hasta que empiezan a notar serias dificultades para realizar un cierre financiero, para disponer de información de cómo están finalizado sus proyectos, o conocer algo tan 'simple' como cuál es el estado de sus proyectos", observa la experta.

Seguidamente, nos explica que lo mencionado se genera por dos grandes males que aquejan a muchas organizaciones: i) una gran carga de trabajo para los equipos implicados y ii) una mala gestión financiera. 

"Estamos hablando de los puntos críticos que evidencian la necesidad de implementar una Oficina de Gestión de Proyectos (PMO, por sus siglas en inglés)"y, añade la profesora, "implementar estas oficinas tiene como objetivo disponer de procesos estándares para gobernar de una forma ordenada y eficiente la cartera de proyectos".

Para realizar este importante paso e implementar una PMO, la especialista recomienda reconocer el estado de la madurez de los procesos dentro de la compañía y, adicionalmente, tener en cuenta los siguiente criterios:

  • El equipo que lo formará.
  • El tipo de oficina a implementar.
  • El posicionamiento que tendrá la PMO dentro de la compañía.
  • El objetivo de la PMO y el nivel de madurez que se quiere llegar a conseguir.

Conocimientos y experiencia 

El análisis de cada uno de estos puntos exige disponer de conocimientos y experiencia en dirección de proyectos y haber implementado procesos, ya que el correcto enfoque de la estrategia de la implementación de una PMO garantizará el éxito de la misma, según señala la profesora.

De esta manera, bien implementada y bien conducida, la PMO se convertirá en el eje principal -con una visión transversal- que facilitará la toma de decisiones. "En este punto es donde la PMO dará un valor agregado que permita visualizar y avanzar la estrategia de la compañía", agrega.

Según advierte Verónica Torres, en los últimos tiempos, en el Perú se han vivido situaciones en las que grandes proyectos no se han gestionado de la mejor manera posible, al punto que no se sabía quién había hecho qué, ni cómo se había enfocado el inicio de los proyectos.

"Esto ha conllevado a que muchos profesionales sean cuestionados por la poca trazabilidad y transparencia de la gestión de grandes macroproyectos", refiere. En consecuencia, se debe tomar en cuenta que las buenas prácticas de gestión dentro de una PMO aportan esa visibilidad y evitan cuestionamientos sobre las acciones realizadas.

FUENTE CONSULTADA:

Texto enviado por la profesora Verónica Torres Bravo.

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