Los criterios fundamentales para la priorización de proyectos

Publicado el 12 de Octubre 2018 a las 2:53 PM

La priorización, a nivel estratégico y operativo, es a menudo la diferencia entre el éxito y el fracaso de una empresa. Por ello, toda organización necesita una serie de criterios básicos. Sin ellos, es casi imposible establecer prioridades de manera efectiva.

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La priorización de proyectos es una acción sumamente importante en cualquier compañía, ya que establece un orden en modo jerárquico de los proyectos. Establecer prioridades es fundamental porque garantiza que los proyectos más importantes tendrán los recursos (monetarios, humanos, materiales, etc.) necesarios para su correcta ejecución.

Asimismo, la priorización aumenta las tasas de éxito de los proyectos estratégicos, incrementa la alineación y el enfoque de los equipos de alta dirección en torno a los objetivos estratégicos. De esta forma, despeja todas las dudas de los equipos operacionales cuando se enfrentan a decisiones y, lo más importante, crea una mentalidad y cultura de ejecución.

Existen varios criterios que se toman en cuenta para esta priorización. El Harvard Business Review propone la llamada Jerarquía de Propósito. Consiste en una herramienta que los equipos ejecutivos pueden emplear para priorizar iniciativas y proyectos estratégicos. Se basa en los siguientes criterios:

  • Propósito. ¿Cuál es el propósito de la organización y cómo se lo persigue? ¿Cuál es la visión estratégica que apoya este propósito?
  • Prioridades. Dado el propósito y la visión establecidos, ¿qué es lo más importante para la empresa ahora y en el futuro? ¿Cuáles son sus prioridades ahora y en los próximos dos a cinco años?
  • Proyectos. Sobre la base de las respuestas a los dos primeros puntos, ¿qué proyectos son los más estratégicos y deberían ser financiados al máximo? ¿Qué proyectos se alinean con el propósito, la visión y las prioridades, y cuáles deben detenerse o desecharse?
  • Personas. Ahora que hay claridad en torno a las prioridades estratégicas y los proyectos que más importan, ¿quiénes son las mejores personas para ejecutar esos proyectos?
  • Performance. ¿Cuáles son los objetivos precisos relacionados con los resultados que medirán el desempeño real y la creación de valor? Aquí, una compañía puede basarse en los indicadores de desempeño vinculados a los insumos (por ejemplo, alcance, costo y tiempo) o a los productos (como los beneficios, el impacto y los objetivos).

Por su parte, la Guía metodológica para la priorización de proyectos, de la Pontificia Universidad Javeriana Cali, divide los criterios en cinco niveles:

  • Nivel micro. Aquí se consideran la viabilidad técnica y financiera del proyecto, la disponibilidad de recursos, el riesgo del proyecto sobre su sostenibilidad económica y el compromiso gremial o sectorial.
  • Nivel macro. La importancia estratégica nacional, el impacto sobre los costos de intercambio comercial y la influencia de las políticas macroeconómicas son los criterios más relevantes a nivel macro.
  • Nivel meta. Aquí, los criterios son el impacto social y ambiental del proyecto, la percepción de las comunidades sobre el mismo, la capacidad estatal para facilitar los trámites del proyecto, y los estímulos fiscales y tributarios para su desarrollo.
  • Nivel meso. Recoge el grado de articulación de los corredores y plataformas logísticas, la localización de cadenas productivas, la inversión pública y la movilidad urbana.

De esta forma, para la Jerarquía de Propósito del Harvard Business Review, el nivel de alineación de un proyecto con la estrategia de negocio es el principal criterio a considerar. Es decir, si existe un proyecto cuyo éxito tendrá un gran impacto en la estrategia de negocio, debería ser considerado de alta prioridad. Por otro lado, la Guía metodológica para la priorización de proyectos da prioridad a la cantidad de recursos que demandará un proyecto, así como el nivel de riesgo y las probabilidades de éxito.

En el mejor de los casos, la priorización de proyectos contribuye a mejorar el diálogo estratégico y la alineación en la parte superior de la organización. Desde allí se conectará en cascada al resto de la empresa. Una vez que el equipo ejecutivo que encabeza la compañía tiene en claro los criterios a seguir, las prioridades se integrarán en la organización y su cultura corporativa.

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Fuentes:

Harvard Business Review. "How to Prioritize Your Company's Projects".

Guía metodológica para la priorización de proyectos: Un enfoque aplicado a la infraestructura, la logística y la conectividad.