Logística hospitalaria: claves para su funcionamiento

Publicado el 7 de Mayo 2020 a las 7:06 PM

La crisis sanitaria sorprendió a muchos centros de salud. ¿Cómo debe manejarse la logística hospitalaria en momentos de pandemia?

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La pandemia de COVID-19 ha afectado profundamente al sector salud. Muchas instituciones notaron fallas en su logística hospitalaria durante el estado de emergencia, desde la asignación de recursos humanos hasta los elementos necesarios para manejar una crisis de gran amplitud.

Este proceso complejo, que ha hecho que la salud sea una preocupación global marcada, ha permitido entender la importancia de contar con una cadena de suministros apropiada y sistemas que contribuyan a un desempeño óptimo de la institución de salud. Profesionales de la medicina y farmacéuticos han puesto su atención en la distribución de mercadería, en los tiempos de atención y en su capacidad de almacenamiento.

¿Qué tomar en cuenta en la logística hospitalaria?

Muchas adquisiciones en las instituciones públicas del Perú son programadas por el gobierno central, regional y local o por los recursos aprobados por el Ministerio de Economía y Finanzas (MEF). Sin embargo, las instituciones médicas deben proyectar la llegada de los productos, tomando en cuenta los trámites legales y el tiempo para la obtención final de estos.

Por otro lado, el aprovisionamiento de materiales adecuados debe realizarse en tiempos y costos reducidos para garantizar procesos finales más eficientes. Una de las dificultades con más peso en tiempos de crisis es contar con los implementos necesarios para prevenir y atender a la población.

Para contribuir a las acciones positivas por parte de las instituciones de salud se deben tomar en cuenta los siguientes aspectos a nivel logístico:

Gestión y planificación del inventario

Toda organización debe saber la disponibilidad de sus recursos para garantizar un nivel de asistencia adecuado, comprometido con sus usuarios. No obstante, muchas instituciones manejan el inventario de una forma rudimentaria, sin estrategia, ocasionando que los costos derivados de la frecuencia de pedidos sean más altos.

Usar sistemas de control interno (monitoreo continuo) y externos (redes de información estandarizada y actualizada) generará una logística hospitalaria robusta y eficiente. Este sistema debe ser manejado por todos los agentes relacionados al área, debe ser digitalizado y con actualización automática.

La visibilidad y el control de existencia de los materiales permite tomar mejores decisiones en cuanto a elementos prioritarios. De igual manera, la gestión de inventario facilita el reemplazo de ciertos productos antes de su inexistencia (como equipos médicos) y contribuye a una comunicación asertiva con los proveedores. 

Para Guillermo Alva, docente del Seminario Online Gestión de compras y de inventarios en instituciones de salud de ESAN, "un punto clave es conocer la demanda y tener en cuenta la cantidad y el tipo de pacientes de una institución. Al saber sus necesidades, qué medicamentos o insumos se necesitan para atenderlos, se pueden prever algunas situaciones y llevar un mejor control".

Gestión del circuito de proveedores de suministros sanitarios

Los proveedores son esenciales para el funcionamiento de cualquier compañía. En épocas de crisis, la comunicación y la alta capacidad de respuesta marcan pauta para lograr una logística hospitalaria funcional.

Por ello, se deben tomar en cuenta a diversos proveedores, no solo a la cartera que se manejaba con anterioridad. Estos responsables del suministro deben garantizar el circuito de abastecimiento (fabricación, producto, transporte seguro) y su alcance a diversas zonas del país.

De igual manera, se hace imprescindible contar con un catálogo de proveedores tanto a nivel local, nacional e internacional con sus respectivos tiempos de entrega. Es importante tomar en cuenta que muchas empresas tienen capacidad disponible para generar productos médicos requeridos (mascarillas, batas hospitalarias, alcohol gel, etc.) y que, dada la crisis, pueden ser parte de una nueva categoría de proveedores.

Procedimientos de compras y transporte

"Hay demasiado tiempo desde que se hace un pedido hasta el momento en el que llega, principalmente porque no todas las áreas de una institución (planeamiento, presupuesto, logística y el usuario) hablan el mismo lenguaje. Para agilizar los pedidos y optimizar procesos es necesario trabajar en equipo", explicó Alva. 

La organización logística en todos los rubros debe ser precisa. Sin embargo, cuando se refiere al sector salud y a la pandemia que afecta al mundo, la precisión se vuelve más apremiante. Los retrasos en las entregas, el desabastecimiento y otras dificultades operativas son parte de los problemas presentes en la logística hospitalaria.

Si bien por la crisis existen numerosas normativas restrictivas, es importante simplificar dos aspectos: el procedimiento de compras y el transporte de la mercadería, sin descuidar su esencialidad. Procesos poco eficientes, que requieran de diversos pasos y que impliquen tiempos largos de espera dificultan la logística interna. 

Las organizaciones hospitalarias deben tener como bandera la organización y eficiencia para cumplir con el papel protagónico que tienen durante la crisis. Gestionar adecuadamente su inventario, tomar en cuenta a distintos proveedores y su operatividad, así como promover un nuevo sistema de compras o adecuar su proceso de compra a las circunstancias permitirá que al menos uno de los aspectos de la contención sanitaria sea sostenible.

Una adecuada logística apoya a los tomadores de decisiones en la gestión eficiente del sistema hospitalario, evita el desabastecimiento y garantiza parte de la calidad de atención hacia el usuario final: los pacientes. Esta área debe ser fundamental en la gestión hospitalaria y precisa de constante análisis y formación para su mejora continua.

Si deseas saber más sobre el tema, ESAN te invita al Seminario Online Gestión de compras y de inventarios en instituciones de salud.

Fuentes:

Jessica Chávez Solís. Logística hospitalaria en dos establecimientos nacionales de EsSalud, 2019.  

Francesca Guerriero; Giovanna Miglionico; Filomena Olivito. Inventory management strategies for the Calabrian Hospitals System.

Logística Profesional. Remedios Parra: "La importancia de la logística sanitaria en tiempos de COVID-19"