Transformación digital en la gestión documental: ¿por qué debes aplicarla en tu empresa?

Transformación digital en la gestión documental: ¿por qué debes aplicarla en tu empresa?

La mejora de la productividad y la fácil recuperación de archivos son algunos de los beneficios de implementar un sistema de gestión documental digital en una empresa.

Por: Conexión Esan el 12 Noviembre 2020

Compartir en: FACEBOOK LINKEDIN TWITTER WHATSAPP

La gestión documental es un sistema de prácticas y técnicas implementadas por las organizaciones para perfeccionar la administración documentaria y facilitar la recuperación de información. Permite controlar de manera eficaz las actividades y operaciones realizadas, facilitando la automatización de procesos y mejorando la eficiencia de manera exponencial. 

Con el avance de la tecnología, la gestión documental se ha convertido en el principal proceso empresarial en iniciar la transformación digital. Según el informe Mercado de sistemas de gestión de documentos - Crecimiento, tendencias y pronóstico (2020 - 2025) realizado por Reportlinker, el mercado global de sistemas de gestión de documentos se valoró en USD 4.89 mil millones en 2019, y se espera que alcance los USD 10.17 mil millones en 2025.

Entre las principales ventajas de implementar un sistema de gestión documental digital se encuentran: 

Aumento de la productividad 

Los softwares de gestión documental, al ser herramientas digitales, funcionan a la misma velocidad que la red. Es decir, el traslado y envío de archivos se agilizan, aumentando la productividad y facilitando la toma de decisiones en la empresa. 

Mayor accesibilidad 

La pandemia ha impulsado el teletrabajo y el trabajo remoto. De acuerdo al gestor público, Juan Carlos Requejo, la cifra de personas que realiza trabajo remoto en el país ha aumentado de 2000 a 200 000 debido a la crisis sanitaria. Por ello, contar con un sistema de gestión documental que permita el acceso de los colaboradores desde cualquier lugar es clave en la gestión de operaciones de una empresa. 

Fácil recuperación de archivos 

Una de las principales funciones de un sistema de gestión documental es facilitar la recuperación de archivos. Tener acceso de forma rápida y sencilla a un documento puede ser una tarea complicada si este se encuentra en un banco de archivos general; pero, con la digitalización, el proceso la recuperación de información se agiliza. 

En el 2019, por ejemplo, el Imperial College Healthcare NHS Trust de Inglaterra adoptó un sistema de gestión de documentos electrónicos que permite a los hospitales escanear, indexar y archivar registros médicos en papel y acceder a ellos a través de una interfaz de usuario, facilitando la recuperación de archivos en tiempo récord. 

Seguridad documental 

Los documentos almacenados forman parte del patrimonio de una organización. Un sistema de gestión documental digital facilita el resguardo de los secretos comerciales, financieros y datos personales de los empleados. Además, controla el acceso, identificando aquellas personas que ingresan a las bases de datos y las acciones que realizan con los archivos. 

Reducción de costos   

Un sistema de gestión documental digital reduce los costos de una empresa al reunir todos los archivos en una misma plataforma online. Esta herramienta permite evitar gastos innecesarios en papel, tinta, etc., y el pago de horas de trabajo a un colaborador encargado del almacenamiento de archivos.  

Si quieres aprender más sobre este tema, participa en el Diploma Especialización en Gestión Documental y Gobierno Digital Online en ESAN.  

Fuentes: 

La transformación digital y la gestión documental

La importancia de la transformación digital de los sistemas de gestión documental

La gestión documental como base de la transformación digital en las empresas

Gestión documental y Transformación digital en las empresas

ReportLinker: Document Management Systems Market - Growth, Trends, and Forecast (2020 - 2025)

Beneficios de implementar un sistema de gestión documental

¿Qué ventajas nos da el tener un software de gestión documental?

Trabajo remoto: 200,000 personas ya laboran bajo esa modalidad en Perú

Conexión Esan

Portal de negocios de ESAN Graduate School of Business. Desde el 2010 difunde contenido de libre acceso (artículos, infografías, podcast, videos y más) elaborado por los más destacados especialistas. Encuentra contenido en más de 15 áreas y sectores como Administración, B2B, Derecho Corporativo, Finanzas, Gestión de Proyectos, Gestión de Personas, Gestión Pública, Logística, Marketing, Minería, TI y más. ¡Conéctate con los expertos de ESAN y aumenta tu conocimiento en los negocios!

Otros artículos del autor

Moonshot thinking: Una mentalidad para lograr que lo imposible se vuelva posible

27 Marzo 2024

El moonshot thinking es una manera de pensar qué permite a las empresas encontrar maneras efectivas de cumplir metas u objetivos que, al inicio, parecían casi imposibles. Aquí te explicamos en qué consiste y qué puedes hacer para aplicarla en tu organización.

  • Apuntes empresariales
  • Innovación

¿Cómo gestionar con eficiencia los conflictos laborales internos de una empresa?

25 Marzo 2024
Los conflictos laborales son bastante comunes en las organizaciones, pero la clave es resolverlos antes de que escalen hasta un punto en que sean dañinos para la organización en general. Aquí te compartimos algunas pautas para solucionarlos.
  • Apuntes empresariales
  • Recursos Humanos

Una visión global del marketing: Derly Gálvez, estudiante de nuestro MBA, comparte su experiencia académica en Berlín

25 Marzo 2024

La especialidad Selling to Customers que Derly Gálvez llevó en el campus de Berlín de la ESCP Business School le permitirá potenciar las estrategias de marketing que impulsarán las ventas y crecimiento de los productos que maneja como parte de su labor en el BBVA, además de mejorar sus capacidades de liderazgo y toma de decisiones.

  • Actualidad
  • Experiencia Internacional de ESAN