Imaginemos que queremos abrir una sucursal en una provincia. El proyecto es un caro anhelo del departamento de ventas y tiene todo el apoyo del área de desarrollo. El crecimiento de la demanda nos hace preparar flujos de ingresos optimistas y los sondeos que la competencia ha empezado a desarrollar genera la sensación que nuevamente perderemos la oportunidad de ser los primeros. Entonces, anunciamos el proyecto a propios y extraños, y desde ese momento se convierte en el fin (propósito) de la empresa.

La empresa requerirá a su área logística tener todo lo necesario para inaugurar la sucursal en la fecha definida (y anunciada por marketing a través de los medios de comunicación), garantizar el abastecimiento oportuno de los suministros, verificar el cumplimiento de los servicios necesarios para la puesta en marcha y funcionamiento de la sucursal, y hacerlo en forma tan eficiente que a pesar que los optimistas ingresos se hagan esperar, el proyecto continúe siendo rentable.

Ya sabemos que es muy probable que la realidad se presente muy diferente al plan y la contingencia¹ sea un estado permanente en vez de ser eventual. Es entonces cuando nuestra anticipación demostrará cómo las opciones previstas permitirán que el proyecto sea viable a pesar de las distorsiones del pronóstico.

Primer Paso: Identifica el riesgo

La cantidad de cosas que pueden salir mal es tan alta que podemos perder el norte tratando de ordenarlas, priorizarlas, desarrollar análisis de impacto/probabilidad y el proyecto va a cumplir  años funcionando y todavía no hemos terminado de hacer la identificación. El riesgo que nos interesa identificar es aquel que nos paralizaría, esa distorsión que bloquearía a la empresa y motiva, en muchos casos, a la búsqueda del responsable antes de la solución. ¿Lo encontraste? Márcalo, analízalo, defínelo y plantéalo. Solo así la organización comprenderá su trascendencia.

Segundo Paso: Crea tu propio mapa de contingencias

Despliega sobre tu mesa de trabajo el mapa de rutas, carreteras, vías de comunicación, puntos de reabastecimiento, localización de centros de distribución que te permitirá visualizar el efecto del error en cualquier momento o lugar. Recorre y percibe personalmente los riesgos de cada uno e incorpora en tu mapa los comentarios puntuales que servirán en el momento de la contingencia. Recuerda que la responsabilidad de la continuidad del flujo de suministros es tuya.

Tercer Paso: Diseña tus planes de contingencia

Propósito: Tomar la contingencia bajo control. Proveedores alternativos, seguros, rutas alternas, inventarios colaborativos, todo es válido (medios) para alcanzar el fin. El plan de contingencia debería ser capaz de anticipar el error después del error. Almacenes inoperativos, falta de capacidad del proveedor secundario, bloqueos en 360°, incremento del precio del suministro faltante. El único plan de contingencia eficiente es que el que se puede poner en marcha.

Cuarto Paso: Verifica el plan

La única forma que tienes para verificar tus planes de contingencia es ponerlos a prueba. La inversión es mínima comparada con los costos que conllevaría no estar preparado. Periódicamente pon a prueba tus planes, haz el seguimiento a las actividades y detecta dónde puede aparecer el nuevo error. Rediseña tus planes de acuerdo a la verificación y compromete a la organización para que sepa reaccionar adecuadamente.

Quinto Paso: Reevalúa el riesgo

Nuestro negocio cambia permanentemente, ¿y nuestros planes? Hicimos el ejercicio aplicadamente, ¡pero nos olvidamos de él! Es conocido que cuando British Petroleum (BP) acudió a su plan de contingencia cuando se presentó el derrame en el Golfo de México, el plan disponía comunicarse con ¡Un ingeniero que había fallecido años atrás! Nuevas instalaciones en la fábrica, incremento de volúmenes, fusiones entre los proveedores, son informaciones que deben incorporarse a nuestros planes si queremos mantenerlos actualizados y efectivos.

Concluimos que nuestra responsabilidad logística va más allá del objetivo de la organización, pues nos obliga a plantearnos las probabilidades de error que se presenten y utilizar todos los medios a nuestro alcance para gestionar la contingencia con éxito. Entendido así, definitivamente que la gestión logística es compromiso. Mejor, es pasión.

¿Qué paso consideras es más complejo en el manejo de contingencias?

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¹ Contingencia: Cualquier evento que interrumpe el normal flujo de la cadena de abastecimientos.

Esta entrada contiene un artículo de:

Germán Velásquez Salazar

Gerente de Administración y Finanzas ELECTROPERU S.A. Graduado en la Universidad ESAN como Magister en Administración de Negocios. Asesor, jurado y expositor principal de seminarios, y panelista invitado en eventos relacionados con Contrataciones y Adquisiciones del Estado.
Profesor del MBA Tiempo Completo de ESAN