Por primera vez en la historia, los gerentes y algunos dueños de empresas se están involucrando cada vez más con las tecnologías de información. Ahora no sólo participan en las decisiones de compra de sistemas de información para sus empresas, sino que también se han convertido en sus potenciales usuarios.

Esto viene ocurriendo por dos razones: la primera es porque los mismos dispositivos que usan ahora para hablar por teléfono y enviar correos, les sirven también como computadoras. La segunda es porque la paulatina eliminación de las estructuras jerárquicas dentro de la organización les ha obligado a conducirse con mayor autonomía, sin depender de terceros para obtener información en sus procesos de toma de decisiones.

Sin embargo, a pesar de estas condiciones, la mayoría de los ejecutivos nacionales no ha logrado superar aún el eterno problema de obtener información completa, confiable y oportuna para la toma de decisiones, a pesar de mantenerse conectados con sus empresas en todo momento y desde cualquier lugar del mundo.

El problema es que la información generada en los procesos empresariales, a lo largo de la cadena de suministros, como pedidos, compras, ventas, cobranza, etc., se almacena en grandes servidores (internos o externos a la empresa). En este caso, el acceso a los datos se complica por una serie de restricciones: seguridad, calidad de los datos, estandarización de términos, diferentes formatos, variedad de fuentes, entre otros.

Por lo tanto, el smartphone se convierte para el gerente en lo que para un niño sería sólo la cereza de un rico postre. Por ello, el desafío pasa por convertir la gran riqueza de información, almacenada en los servidores, en reportes de gestión e indicadores claves para la toma de decisiones. Esto es precisamente lo que se logra con Business Intelligence. Pero ¿qué implica implementar un proyecto de inteligencia de negocios en la empresa?

Considerando que el objetivo principal es satisfacer las necesidades de disponibilidad de información oportuna para la toma de decisiones, lo primero que se debe hacer es asumir el desafío como una sucesión de proyectos, partiendo obligatoriamente por una revisión de los objetivos estratégicos de la empresa.

Por lo tanto, se recomienda implementar Business Intelligence contemplando la siguiente secuencia proyectos:

Proyecto 1: Identificación de los objetivos estratégicos del negocio.

Participantes:

• Directores, gerentes y analistas de negocio

Alcance:

• Identificar los objetivos estratégicos y los indicadores meta del negocio.
• Identificar la estructura de negocio que permita analizar y monitorear los resultados para enderezar a tiempo el rumbo de la organización.
• Definir el modelo analítico a partir del cual se obtendrán los futuros reportes e indicadores de gestión.

Proyecto 2: Identificación de las fuentes de datos.

Participantes:

• Analistas de negocio y usuarios de los sistemas de información.

Alcance:

• Identificar las fuentes de información desde las cuales se obtendrán los datos para generar los futuros reportes e indicadores.
• Evaluar las condiciones en las que se encuentran dichas fuentes para dimensionar los esfuerzos de extracción de datos hacia el modelo de análisis definido en el Proyecto 1.
• Identificar posibles proyectos o iniciativas que conduzcan a poner en orden la información de las fuentes. Estos proyectos se podrían contemplar desde la optimización de procesos específicos hasta la implementación de un sistema integrado.

Estos proyectos de optimización de procesos o integración de información, previos a una implementación de cualquier herramienta de Business Intelligence, se presentan en más del 90% de los casos, según la información proporcionada por los principales implementadores de soluciones de inteligencia de negocios en el Perú. Por lo tanto, hemos incorporado, como parte de esta secuencia, un tercer proyecto relacionado con la implementación de mejoras en la gestión de información transaccional de la empresa.

Proyecto 3: Implementación de mejoras en los sistemas transaccionales.

Participantes:

• Analistas de negocio, usuarios claves de áreas involucradas y usuarios de los sistemas de información.

Alcance:

• Analizar los procesos actuales susceptibles de mejora.
• Proponer las mejoras.
• Implementar las mejoras.

Proyecto 4: Implementación de la solución de inteligencia de negocios.

Participantes:

• Analistas de negocio, líderes de área y usuarios de los sistemas de información.

Alcance:

• Convertir el modelo de negocios, desarrollado en el Proyecto 1, en un modelo lógico, capaz de recibir y organizar los datos provenientes de los sistemas fuente.
• Implementar las rutinas de extracción de datos desde los sistemas fuente hacia el modelo lógico.
• Configurar e implementar la herramienta de generación de reportes y de visualización de indicadores.

Estos proyectos no son excluyentes. El primero de ellos no requiere la participación de recursos técnicos, sino de analistas de negocios y directores de área. Por lo tanto, la validación y aprobación de ese primer proyecto constituirá la base fundamental de los que se implementen a continuación.

¿Qué herramientas tecnológicas ayudarían más en la puesta en escena del Business Intelligence?