La gestión de integración de proyectos: el acta de constitución (segunda parte)

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En nuestro artículo anterior abordamos la importancia del acta de constitución en la gestión de integración de proyectos. Ahora nos ocuparemos de las acciones que se han de desarrollar en dicho documento de trabajo.

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Las oportunidades de negocio. ¿Cómo se elige un proyecto dentro de su empresa? No podemos seleccionar un proyecto sobre la base de otro elemento de decisión que no sea la oportunidad de negocio, la cual se describe en el acta de constitución explicando las necesidades del mismo y el análisis que se utilizó para seleccionarlo.

Caso de negocio o plan de negocio. Representa la herramienta de dirección que integra los documentos descriptivos y de sustento de una iniciativa de negocio. Concreta las estrategias en términos técnicos y económicos. Representa la descripción detallada de los productos o servicios que se van a desarrollar, oportunidades de mercado, necesidades que van a satisfacer y problemas que se pretenden resolver.

sumilla_enmienda.jpgUn plan de negocios debe contener al menos con un resumen ejecutivo, el concepto del negocio, la iniciativa de negocio dentro de la empresa, el producto o servicio, la tecnología a emplear, el mercado y la competencia, el personal y plan de RR.HH., los aspectos económicos (flujo de caja, rentabilidad), la gestión de la iniciativa del negocio y el plan detallado de lanzamiento, así como las contingencias previstas.

El estudio de factibilidad. Es equivalente a los casos o planes de negocios. Se desarrolla para determinar si el proyecto es viable, así como para determinar la probabilidad de éxito del mismo. En la práctica es mejor tratar al estudio de factibilidad por separado y que el mismo grupo que lo prepare no sea el mismo que trabaje el proyecto.

Selección de proyectos. Existen básicamente dos métodos para seleccionar proyectos: los métodos de medición de beneficios (enfoque comparativo) y los métodos de optimización restringida (enfoque matemático). Dentro de los primeros se encuentran: la junta asesina, la revisión por pares, los modelos de puntuación y los modelos económicos. Los modelos matemáticos usan algoritmos para obtener la solución a un problema: programación lineal, programación de enteros, programación dinámica y programación multiobjetivos.

También tenemos los modelos económicos para seleccionar proyectos: valor presente (VP), valor presente neto (VPN), tasa interna de retorno (TIR), período de recuperación (Payback) y ratio beneficio-costo. Al respecto debemos considerar que si se selecciona un proyecto en base a la TIR y el resto de información de los proyectos es igual, debemos escoger el proyecto con mayor TIR. Si debemos elegirlo en base al Payback y el resto de información de los proyectos es igual, escoja el proyecto con menor Payback. Por último, si debemos escogerlo en base al VPN y el resto de información de los proyectos es igual, hay que seleccionar el proyecto con mayor VPN.

Otros conceptos que también debemos tomar en consideración a la hora de seleccionar un proyecto son: el valor económico agregado (EVA), el cual se refiere a si el proyecto retorna a la empresa más valor de lo que cuesta, costo de oportunidad u oportunidad de renunciar a un proyecto para poder seleccionar otro.

Enunciado del trabajo del proyecto (SOW). Representa la descripción narrativa de los productos o servicios que debe entregar el proyecto. Es creado por el cliente o el sponsor y describe las necesidades, el alcance del producto y cómo encaja en el plan estratégico de la empresa. Podría no estar completo al recibirse como entrada del proceso de desarrollar el acta de constitución.

Factores ambientales de la empresa. Representan la cultura de la organización y de los sistemas existentes.

Activos a los procesos de la organización: Son los procesos, los procedimientos y la información histórica existente que fueron aprobados y se consideran como "buenas prácticas", así como la información de registros históricos y lecciones aprendidas que se encuentren disponibles a disposición de todos. La idea es 'no inventar la pólvora'. También contiene la información histórica de proyectos anteriores (actividades, lecciones aprendidas, EDTs, estudios comparativos, informes, riesgos, estimados, comunicaciones, etc.

¿En su organización desarrollan actas de constitución de proyectos? De ser así comparta su experiencia. De no  ser así, señale qué tan útil sería contar con esta herramienta.



Esta entrada contiene un artículo de:
José Díaz
Magíster en Gestión de Tecnología de Información - MGTI, por las Universidades de ESAN y la Universitat Ramon Llull, Barcelona (España). Magíster en Administración de Empresas - MBA por la Universidad de Deusto (España). Actual Gerente de Proyectos de KM Support SAC para consultorías de Proyectos en el Banco Mundial, OSINERGMIN y MEF. Profesor de la Maestría en Project Management de ESAN.
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