RAN: el diseño y organización de Reuniones de Alto Nivel

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Durante el año 2016, el Perú acogerá -como país anfitrión- diversas reuniones del Foro de Cooperación Económica Asia-Pacífico (APEC), en donde el esfuerzo inversor del Estado peruano superará los 74 millones de soles. Cabe esperar que el retorno de la inversión supere con mucho la cantidad invertida. ¿Qué se necesita? No descuidar los detalles más importantes que se deben revisar en una Reunión de Alto Nivel.

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La inversión y el esfuerzo pueden verse comprometidos si la organización de algunos actos públicos no son diseñados, dirigidos y ejecutados, desde una perspectiva exquisita, detallada, multidisciplinaria y con una visión en la que el foco de atención debe ser la proyección internacional de la imagen del Perú. Debe existir un cuidado extremo de la imagen pública de los dirigentes que acudirán a los diferentes encuentros.

La presencia de algunas de las más altas autoridades del mundo en estas reuniones exige, además de la colaboración y el esfuerzo del Estado, la potenciación de los tres vectores principales que conducen al éxito de una organización: Seguridad, Comunicación y Protocolo -entendido este como técnica organizativa-.  De acuerdo con lo anterior, es necesario buscar e incorporar al proyecto a los mejores profesionales en estas materias para que lideren la maquinaria y el funcionamiento de todos los encuentros del evento.

En primer lugar, es necesario implementar medidas de seguridad que garanticen no solo la integridad de las altas autoridades que concurren al encuentro, sino también la de los edificios en los que se llevarán a cabo los actos o las atenciones médicas previstas e imprevistas. Si las condiciones de seguridad no son las idóneas, ningún país asumirá los riesgos que lleva consigo una amenaza a sus dirigentes.

Por otro lado, la gestión de la comunicación pública se declara imprescindible para que, adicionalmente a los objetivos particulares que pretenda alcanzar la APEC, el esfuerzo de toda índole que la sociedad peruana realiza, impulse definitivamente su imagen de marca y país. La presencia de altas autoridades  y los numerosos encuentros se convertirán en una oportunidad única para difundir mundialmente las bondades económicas, culturales y de ocio del Perú.

Finalmente, para que todo funcione correctamente será necesario que la organización de todo lo que acontezca recaiga en profesionales de la organización de actos y protocolo que alineen los intereses de la APEC con los objetivos de Estado.    

Cabe esperar que, siguiendo con los procedimientos usuales en encuentros a los que acuden los más altos dignatarios mundiales, responsables y expertos de diferentes países, se desplacen hasta Perú para evaluar y coordinar todos los detalles de ejecución. Será el momento para demostrar la potencialidad organizativa de Perú y sus capacidades para alcanzar con éxito las metas estratégicas planteadas. 

Aprendiendo del pasado

Para finalizar, permítame el lector citar -como ejemplo desastroso de planificación de una RAN- lo acontecido al Presidente del Banco Mundial en Turquía hace unos años.

Paul Wolfowitz se desplazó a Turquía para la firma de un acuerdo económico de muy alta trascendencia para este país. Durante su visita oficial, se acordó su asistencia -tal y como suele ocurrir en países musulmanes- a una mezquita.

La falta de previsión, planificación, coordinación, información y la escasez de profesionales del mundo ceremonial que asesoraron a Wolfowitz, y a la nación anfitriona del evento, no repararon en que era indispensable estar descalzo en una mezquita. Cuando el Presidente del Banco Mundial se quitó los zapatos, quedaron al descubierto los agujeros de sus calcetines.  

En lugar de titulares periodísticos en los que se destacase el éxito de los acuerdos logrados, se elaboraron noticias como la de El Mundo: "Los 'tomates' en los calcetines de Wolfowitz". Así, el objetivo de comunicación del encuentro quedó totalmente anulado por una desastrosa mala organización que provocó una reducción de los índices de imagen pública tanto de Wolfowitz como de Turquía.   

¿Qué debería ser lo más indispensable en la organización de una Reunión de Alto Nivel?

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Esta entrada contiene un artículo de:
Juan de Dios Orozco
Profesor de Protocolo Internacional de miembros de las Fuerzas Armadas destinados en Embajadas de España y Organismos Internacionales como la ONU, Unión Europea, OSCE y OTAN. Profesor del Curso Superior de Comunicación Empresarial de La Cámara de Comercio e Industria de Madrid. Expositor del Seminario Internacional Gestión y Protocolo de Grandes Eventos
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