Por mucho tiempo se pensó que el uso de metodologías ágiles no era compatible con las instituciones públicas y que era propio de empresas del sector privado. En el Perú, algunas de las organizaciones del Estado tienen la reputación de ser lentas, burocráticas e incapaces de adaptarse al cambio. En este contexto, las estrategias ágiles deben convertirse en un punto de partida para que las entidades públicas agilicen sus procesos e innoven.

Sin embargo, los proyectos de tecnología de información del Gobierno tienen un desarrollo que encaja en el modelo de cascada, con unas fases bien definidas y secuenciales. Esto dificulta la inclusión de las prácticas ágiles para el manejo de proyectos y genera una serie de dificultades para un equipo de personas que desea trabajar de esta forma.

Barreras para la adopción de la agilidad en el Estado

Haciendo uso del análisis FODA (herramienta que detecta las Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas), se identifican las principales debilidades de las instituciones públicas, que, a su vez, se convierten en obstáculos para la adopción de la agilidad:

• La documentación rígida y extensa que dificulta la colaboración con el usuario. Existe una etapa inicial donde se generan documentos de requerimientos que son asumidos como compromisos por el equipo de desarrollo. Ello ocasiona que el producto se cree atado a una serie de requisitos que pueden perder validez durante el proceso de desarrollo.

Cada proyecto tiene sus propias características que pueden facilitar o dificultar la implementación de las estrategias descritas. Lo realmente importante es cómo se aborda el problema y la actitud con la que se enfrenta.

• La infraestructura suele ser bastante cerrada debido a razones de seguridad. Por ejemplo, no se puede acceder fácilmente a los servidores desde equipos ubicados fuera de sus instalaciones. Esto dificulta enormemente la ejecución de pruebas y la entrega de un producto funcional al final de cada iteración.
• La inclusión de sanciones y problemas legales. Esta genera una fuerte tendencia hacia seguir el plan definido en vez de favorecer los cambios. Los proyectos se ejecutan por medio de un convenio o contrato en el cual se especifican las cláusulas de incumplimiento; de ocurrir, causan que se penalice al equipo de trabajo. 

¿Cómo implementar la agilidad estratégicamente?

Si bien es cierto que las entidades públicas son entes reguladores y, por ende, no tienen competencia, esto no debería ser motivo para no proponer iniciativas de mejora. Uno de los elementos sensibles es la falta de confianza entre los involucrados, la cual se refleja en la rigidez de los contratos. No obstante, la confianza entre el equipo de trabajo y la entidad gubernamental se puede construir. Algunas herramientas que ayudan a este cambio son las siguientes:

• Demostrar el avance del proyecto con un producto funcional al final de cada iteración. Esto ayuda enormemente a la relación, pues permite pasar de supuestos a un producto sobre el cual se puede probar y que muestra el trabajo y compromiso del equipo. Para lograr esto de forma consistente es importante usar la integración continua, que permite al equipo de trabajo demostrar el valor que se ha construido en el producto.
• Negociar el alcance de diferentes elementos del proyecto. Existen distintas herramientas, con su respectivo marco legal, que permiten ajustar la definición del proyecto. Al demostrar el valor generado favoreciendo el cambio en lugar de seguir estrictamente el plan, se abre un espacio para negociar y hacer del proyecto una relación en la que todos ganan.
• Aplicar la metodología Lean UX. Mediante ejercicios de sketching, prototipado y diseño participativo, se logra apropiar conceptos como la respuesta al cambio. Además, se transmite la idea de que las funcionalidades del producto son algo emergente y que tratarlos de forma monolítica puede disminuir la calidad del resultado final.
• Generar dinámicas de trabajo y crear transparencia. De esta manera, se comunica un motivo claro de por qué hacer las cosas de una forma diferente puede llevar a mejores resultados. Así prevalece el producto sobre la documentación.
• Negociar sobre los criterios de aceptación de cada ítem. Esto hace posible que se reduzca el trabajo necesario para completar algunos de los requerimientos y aprovechar ese esfuerzo en nuevos ítems que se han descubierto. Al existir la constante negociación se puede mitigar el riesgo de incumplimientos del contrato.

Está demostrado que si se trabaja en un ambiente de confianza es posible realizar cambios sobre los productos que fueron aprobados tiempo atrás. En este entorno se confía en que cada miembro del equipo tiene las habilidades necesarias para realizar las diferentes actividades intercambiando roles según lo requiera el proyecto.

¿Qué instituciones públicas desarrollan proyectos mediante metodologías ágiles?

En realidad, no son muchas. Desde el 2017, el Ministerio de Salud (Minsa), el Organismo Supervisor de la Inversión en Energía y Minería (Osinergmin) y la Superintendencia Nacional de Aduanas y de Administración Tributaria (Sunat) vienen formando equipos ágiles, con la finalidad de cumplir las fechas hito y atender rápidamente su gran demanda de proyectos. Algunos de estos grupos aplicaron la estrategia del coaching ágil, lo que se recomienda si tu equipo no cuenta con la formación y/o requiere reforzar sus conocimientos. Cada una de estas agrupaciones viene implementando estrategias ágiles para superar las barreras propias del sector público e identificando oportunidades de mejora en sus procesos para lograr una adopción exitosa.

En conclusión, la implementación de metodologías ágiles en las instituciones públicas no es imposible, ya que el éxito o fracaso depende de las habilidades de las personas y no del tipo de empresa. Reside en la capacidad de los individuos de definir las estrategias requeridas para que esta adopción sea exitosa. Es un trabajo difícil, pero no es exclusivo de este ámbito; por lo tanto, no debe ser una razón para escatimar esfuerzos que permitan que se hagan mejor las cosas a este nivel.

¿Crees que el sector público está preparado para adoptar las metodologías ágiles? Cuéntanos tu opinión.

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Bibliografía

Solving ad hoc. (2017). Qué es la agilidad, el concepto agile y sus principios. España. Solvingadhoc. https://solvingadhoc.com/que-es-agilidad-empresarial-empresa-agile/

FPCUV. (2017). El uso de metodologías ágiles en tu plan de innovación estratégico. España. Fundació Parc Científic Universitat de València. https://solvingadhoc.com/que-es-agilidad-empresarial-empresa-agile/