¿Qué hacer ante un evento no planificado en nuestra empresa?

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Es difícil predecir los eventos externos que puedan presentarse en nuestras organizaciones, pero sí podemos prepararnos y desarrollar planes de contingencia para identificar escenarios desconocidos que afecten la continuidad de nuestras operaciones.

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La planificación de contingencias es un enfoque sistemático que permite a las empresas identificar acontecimientos desfavorables que surgen cuando el plan principal en ejecución no se desarrolla como esperaban. Es posible enfrentar a estas situaciones mediante la formulación de estrategias que planteen varias respuestas. Estas organizaciones tienen mayor probabilidad de cumplir sus metas con éxito. 

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Estos planes no solo deben formularse en medio de un desastre o crisis empresarial, sino que también deben tratar problemas más comunes, como la pérdida de datos, personal, clientes o relaciones comerciales. Por eso es importante que sea una parte rutinaria de la forma en que se trabaja. Los líderes deben ser conscientes de que siempre hay riesgos que pueden dejar de lado cualquier proyecto.

 



El diseño de los planes de contingencia involucra trabajar más en el proceso de recuperación y cuánto tiempo tomará, así como los costos asociados a la contingencia.

Un ejemplo a destacar es Toyota. En marzo del 2011, esta organización sufrió una importante interrupción de suministros, debido a cortes de energía después de un terremoto. Como resultado, la compañía tuvo que reducir la producción en sus plantas y operar al 50 % de sus volúmenes de producción para reducir su beneficio operativo. Los planes de contingencias pueden evitarnos atravesar situaciones similares. 

¿Cómo empezar?

Este plan requiere mucha investigación y lluvia de ideas. Se recomienda seguir los siguientes puntos:

  • Identificar los recursos y priorizarlos por orden de importancia.
  • Obtener una visión completa de los eventos que podrían comprometer los recursos.
  • Diseñar un plan para cada evento previamente identificado.
  • Compartir el plan, una vez aprobado. Un plan no es efectivo si no se comunica de manera adecuada.
  • Revisar el plan continuamente para que refleje los cambios en la organización. 

El presupuesto para un plan de contingencia debe reservarse para cubrir percances inesperados. Suele manejarse un rango de 5 % a 10 % del presupuesto total. La falta de presupuesto originaría un retraso e impediría que se concluya el trabajo. Si no se usa el presupuesto de contingencia, significa que el proyecto costó menos del presupuesto total y se ahorró dinero, de lo que puede concluirse que hubo una buena planificación. 

Paso a paso

Para desarrollar el plan de contingencia, es necesario identificar los riesgos que podrían afectar a las tecnologías de la información (TI) de una empresa y luego desarrollar estrategias para mitigarlos. Existen eventos que pueden impactar de manera negativa como fallas de equipos, robos, delitos cibernéticos, impactos ambientales y errores humanos. Cada uno debe aliviarse con plan de contingencia distinto y bien diseñado. 

El diseño de los planes involucra trabajar más en el proceso de recuperación y cuánto tiempo tomará, así como los costos asociados a la contingencia. El tamaño de la empresa y el alcance de la infraestructura de TI implicarían que el plan pueda ser tan simple como realizar una copia de seguridad de datos, hasta pensar en almacenar información en la nube, de manera más confiable. 

Entre abril y junio del 2018, 765 millones de personas se vieron afectadas por violaciones de datos y ciberataques, con pérdidas que superan las decenas de millones de dólares. Los ataques cibernéticos aumentaron un 32 % durante los primeros tres meses del año y un 47 % durante el período de abril a junio, frente a los mismos períodos del 2017, según la firma de seguridad Digital Global Positive Technologies. 

Uno de los riesgos más difíciles de cuantificar y proteger es el error humano. El uso débil de contraseñas, las políticas de respaldo de datos y el uso indebido de dispositivos digitales son riesgos potenciales que un plan de contingencia debe abordar. La planificación es clave en una empresa exitosa, porque reduce los riesgos y la improvisación, perfilando a los líderes organizacionales como personas muy efectivas. ¿Qué contingencias crees que afectarían más a tu organización? Déjanos tu opinión.

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