Gestión de las tecnologías en tiempos de la COVID-19

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La pandemia de la COVID-19 ha permitido que las empresas tomen conciencia de la importancia de los expertos en tecnología. Ahora, estos profesionales deben diseñar nuevas estrategias para mantener la sostenibilidad del negocio.

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Teletrabajo, home office, videollamada, pedido online, clases virtuales, entre otros, son términos que forman parte de nuestro vocabulario diario, a propósito del confinamiento obligatorio al que fuimos sometidos por la llegada de la COVID-19.  El factor común tras estos conceptos es la tecnología que, en mayor o menor medida, facilitó nuestra "continuidad operativa" durante este periodo de aislamiento, al permitirnos comprar artículos de primera necesidad y pagar por ellos, trabajar, estudiar, socializar y entretenernos. 

Tal como sucedió con nosotros como personas, la tecnología también es crucial para hacer posible la continuidad de las organizaciones durante la crisis. Posibilita que el trabajador desarrolle su trabajo habitual de manera remota desde casa, que acceda a los distintos sistemas y servicios de tecnologías de información para abastecerse de materiales e insumos y poder pagar por ellos.

La tecnología también permite al trabajador procesar órdenes de pedido, ejecutar y hacer seguimiento a planes de producción o ejecución de proyectos. Además, le brinda facilidades para efectuar ventas y facturarlas, acceder a reportes de gestión para controlar el desempeño de las operaciones, participar en juntas con otros colaboradores, con clientes y con proveedores, todo ello considerando aspectos de seguridad.



El nuevo reto de los equipos de tecnología consiste en ver cómo apoyar la sostenibilidad de las organizaciones mediante la propuesta proactiva de nuevos modelos de negocio.

En este escenario, la figura del gestor de las tecnologías de información (TI) ha cobrado mayor relevancia en las organizaciones. Debe ser capaz de asegurar la disponibilidad de estos servicios para permitir la continuidad del negocio, ya sea que los servicios ya estuvieran implementados o no. Los retos que los equipos de tecnología han tenido que enfrentar varían según el punto en el tiempo en que se haga la revisión.

Inicio de la cuarentena

Según el tamaño de las organizaciones, muchos de sus equipos de infraestructura y soporte seguramente ya usaban servicios de acceso remoto a la red corporativa que les permitían gestionar los servicios de TI. Al inicio de la cuarentena, el reto fue extender estos servicios, en el menor tiempo posible, al resto de colaboradores que empezaban a hacer home office.

Por otro lado, la falta de actividades laborales de manera presencial exigió a las organizaciones emplear flujos de trabajo más digitales, menos dependientes del papel, de los vistos buenos, de los sellos y las firmas. Su diseño e implementación demandaron interminables sesiones de videollamadas con múltiples participantes (mención especial a las coordinaciones rápidas vía chat a través de smartphones). Asimismo, algunos sistemas de información debieron ser modificados en código o parámetros para flexibilizar sus flujos. 

Enfrentar este primer momento representó un desafío de agilidad, búsqueda e implementación rápida de tecnologías, rediseño de procesos, desarrollos y adecuaciones en sistemas de información, todo en un solo envío, al mismo tiempo y "para ayer". En ese sentido, fueron valorables las habilidades blandas de los técnicos responsables de la tecnología, aquellas que los hacen ser analíticos, pero prácticos a la vez.

Si el responsable de la gestión de las tecnologías mira en retrospectiva y percibe que soportar la continuidad operativa del negocio en esta primera fase realmente no fue tan complicada, es muy probable que se deba a dos factores fundamentales: 

  1. Se efectuaron las inversiones adecuadas en tecnología y en el momento correcto (antes de la crisis).

  2. Cuenta con un equipo de personas totalmente comprometido, de un nivel técnico más que respetable.  

Otra mención especial merece el grado de las alianzas que pueda haber tenido la empresa con los partners tecnológicos y estratégicos, quienes se la jugaron para apoyar a sus clientes en medio de la crisis. Esta primera etapa de caos, reacomodos e incertidumbre permitió, entonces, que los equipos de tecnologías pongan en evidencia y maximicen el valor que los servicios de TI realmente aportan a la organización.  

Operaciones estabilizadas y nueva normalidad

Una vez superada la fase inicial de la cuarentena, nos fuimos acomodando a las nuevas condiciones. Algunas empresas enviaron parte del mobiliario básico de la oficina a casa de sus colaboradores, pues tenían claro que la crisis sería larga. Las organizaciones ya empezaban a hacer el recuento de los daños generados, los planes y presupuestos de CAPEX y OPEX debían reestructurarse. La ejecución de algunos proyectos imprescindibles se retomó, quizá con menos recursos, y así se estableció una nueva rutina de trabajo.  

En esta etapa, los usuarios finales demandaban tener nuevamente los mismos niveles de prestación que en el trabajo presencial. El kit básico de supervivencia de los servicios de TI era insuficiente. Los esfuerzos de los equipos de tecnología se centraron, por un lado, en atender nuevos requerimientos surgidos a partir de flujos de procesos ejecutados en remoto y, por otro, en aportar al esbozo de nuevas formas de hacer negocios, con productos y/o servicios adecuados a las exigencias de "la nueva normalidad" y fáciles de adoptar. 

En el nuevo escenario se requería mantener con pulso esa primera línea de los estados de ganancias y pérdidas: las ventas. En efecto, luego de haber "cruzado el abismo", personas y organizaciones comprendieron que es posible hacer que todo continúe, quizá haciéndolo de una manera distinta a la que se conocía: sin contacto presencial, sin usar papeles, sin sellos ni firmas manuscritas, sin el uso de dinero físico, etc. También han comprendido que hacerlo así es posible gracias al uso de la tecnología.  

El nuevo reto de los equipos de tecnología consiste en ver cómo apoyar la sostenibilidad de las organizaciones mediante la propuesta proactiva de nuevos modelos de negocio y el soporte de su implementación. Estos nuevos modelos deben pensarse de forma que su adopción sea sencilla, tanto para quien hace la oferta como para el que compra. 

De esta forma, se impulsarán los esfuerzos de transformación digital que pudieran haber estado a la espera del mejor momento para ejecutarse, no solo por el hecho de hacer negocios, sino, sobre todo, por la necesidad que representa para la sociedad en un momento como este. ¿Qué acciones ha realizado tu organización? Cuéntanos tu experiencia.

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