Gestión = Planeamiento + Control (parte 2 de 2)

user-pic

La definición de "Gestión", presentada en el artículo anterior (G=P+C), cumple la frase de George Box pues se puede considerar "errada" en varios aspectos, sin embargo es "útil" en muchos otros.

timonel.jpg

"Todos los modelos están errados, algunos son útiles" (George Box).

La definición de "Gestión", presentada en el artículo anterior (G=P+C), cumple la frase de George Box pues se puede considerar "errada" en varios aspectos, sin embargo es "útil" en muchos otros.

Por ejemplo, G=P+C me ha facilitado el comunicar a ejecutivos la siguiente premisa: Si no hacen un control periódico del avance en los planes estratégicos, estos corren el riesgo de nunca verse implementados.

Ellos entendían más claramente esta necesidad al explicarles que:

Gestión Estratégica = Planeamiento Estratégico + Control Estratégico.

Algo similar me ocurre al comunicar que:

Gestión de Proyectos = Planeamiento de Proyectos + Control de Proyectos.

Para ganar enfoque, G=P+C sacrifica tres de las cinco funciones establecidas por Fayol1, quien estableció Gestionar = Planificar + Organizar + Dirigir + Coordinar + Controlar.  Sin embargo, lo que no se recuerda difícilmente se aplica en la práctica. Por ello podría requerir buena memoria e interés por lo académico para que los ejecutivos tengan en mente esas funciones a modo de guía. Creo que es mejor recordar con precisión lo esencial (P+C) que recordar a medias las 5 funciones mencionadas.

Por otra parte, los 3 términos faltantes pueden considerarse, por lo menos parcialmente, cubiertos por los 2 elegidos. Por ejemplo, "Organizar" se puede reemplazar por Planificar, cuando ello se aplica a las metas de cada puesto, función, o unidad. Por su parte, "Coordinar" puede considerarse como resultado conjunto de la Planificación y del Control. Sobre el tercer término, "Dirigir", ya indicamos en el artículo previo, que es sinónimo de Gestionar.

G=P+C no cubre aspectos "blandos" de la Gestión como liderazgo, motivación, comunicación, y otros. Sin embargo creo que estos temas podrían considerarse como parte de las competencias requeridas por un gestor para planificar o controlar de manera efectiva. En este y otros casos, creo que el tener una base conceptual "dura" reduce la natural imprecisión de los temas "blandos".

Una ventaja de G=P+C es que pone el relevancia al Control. A diferencia del Planeamiento que se encuentra bien posicionado, el Control tiende a ser subestimado en las prácticas administrativas. Quienes tienen poca experiencia en gestionar usualmente caen en el error de no delegar y cuando superan este problema, cometen otro error típico: no hacer seguimiento, es decir no controlan lo suficiente.

No estoy sugiriendo que para hacer una buena gestión se debe mantener a los subordinados y demás frentes bajo constante supervisión. Tampoco creo que podamos reducir a resultados y metas todo lo que requiere ser gestionado. Eso no sólo es inviable sino contraproducente. Sin embargo creo que existe valor en la frase que algunos emplean: "management is follow up" (gestión es seguimiento), pues el Control acelera el proceso de mejora continua que requiere todo plan, a la vez que permite encausar la ejecución.

Por otra parte, lo anterior puede resultar mas claro si tenemos en mente lo que algunos consideran la primera división del trabajo2: Gestión + Ejecución. Reemplazando términos, o mejor dicho conceptos, se genera una triada clásica en la práctica y en la literatura administrativa: Planeamiento + Ejecución + Control.

Las ideas que he presentado me han facilitado el comprender y vincular ideas de fuentes diversas como la guía del PMBOK3, la familia de normas ISO90004, el Ciclo Demming (Plan + Do + Check + Act)5, entre otras áreas de conocimiento. Ampliaré este último tema en un siguiente artículo.


1 Henry Fayol, fundador de la escuela clásica de administración de empresas, expuso estas ideas en  "Administración industrial y general" (1916).

2 En "Principles of Scientific Management" (1912), E.F.Taylor plantea  la necesidad de establecer personas responsables de supervisar a aquellas otras encargadas de la ejecución.

3 Es una recopilación de las mejores prácticas en gestión de proyectos elaborado por el Project Management Institute (PMI) organización internacional sin fines de lucro, y que se ha convertido en un estándar de alta difusión.

4 La norma ISO9000:2005 da a entender de manera indirecta que Gestionar es Dirigir y Controlar.

5 Modelo bastante difundido en prácticas relativas a ISO 9000 y Gestión por Procesos. También aplicado en otros ámbitos como en Gestión Estratégica bajo el enfoque de Hoshin Kanri y ahora último en Balanced Scorecard.

Ilustración de Arthur John Trevor Briscoe



Auspicios