Dos herramientas clave en la gestión de proyectos

Publicado el 21 de Julio 2017 a las 6:19 PM

La gestión de proyectos cuenta con una gran variedad de herramientas que sirven para controlar tanto los procesos así como a los integrantes del equipo de trabajo, de tal modo que se puedan obtener los resultados propuestos.

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El problema que tiene un gestor de proyectos no es encontrar herramientas sino identificar cuáles son las que le pueden servir de acuerdo a las características y necesidades del proyecto. Dicho esto, dos herramientas clave y eficientes a considerar son el análisis del valor ganado y el diagrama de Gantt.

El análisis del valor ganado 

Esta es una técnica que desarrolla e integra tres tipos de parámetros en una sola herramienta: técnicos, de costos y de planificación. Se trata de un método de medición de rendimiento de uso casi generalizado en la dirección de proyectos, mediante el cual se integran costos, plazos y alcance; que se basa en la comparación de los costos reales del proyecto contra los costos planeados y el trabajo terminado.

El valor ganado se determina haciendo una comparación entre la cantidad de trabajo planeado contra lo que realmente se ha ejecutado para determinar si el costo, el cronograma y el trabajo efectivamente realizado fueron efectuados de acuerdo con lo planeado. Como podemos ver, se trata de una herramienta simple de gestión y control de proyectos que nos proporciona datos objetivos.

Ciertamente, la comparación entre costos reales y costos planeados suele ser una práctica muy común en los proyectos. Lo que añade el análisis del valor ganado es la comparación del costo real contra el costo planeado del trabajo terminado. Además, la herramienta del valor ganado integra el trabajo, la planificación y el costo. Para ello emplea la estructura de descomposición del proyecto (EDP).

Dicho esto, cabe señalar que esta herramienta no se limita a comparar las fotografías de lo planeado y lo ejecutado. También tiene un carácter preventivo pues permite hacer una identificación temprana de los problemas mediante el uso de los índices de rendimiento del costo (CPI, por sus siglas en inglés) y de la planificación (SPI).

Con estos indicadores se puede predecir, dentro de un rango determinado, el costo final del proyecto. También es posible prever, mediante el índice de rendimiento del trabajo que queda por completar (TCPI), el comportamiento futuro del proyecto. Con las alertas que pueden emitir estos indicadores se puede tomar decisiones para realizar las correcciones a las que hubiere lugar.

El diagrama de Gantt 

Esta es una herramienta fácil de comprender y manejar, empleada en la planificación del trabajo de un proyecto. Consiste en un diagrama de barras que muestra el origen y el final de las diferentes unidades mínimas de trabajo y de los grupos de tareas, así como las dependencias entre unidades mínimas de trabajo (pueden ser fin-comienzo, fin-fin, comienzo-fin, comienzo-comienzo).

Sirve para planificar y programar tareas durante un período determinado. Mediante una fácil visualización de las acciones previstas, permite hacer el seguimiento y control del progreso de cada una de las etapas de un proyecto. También reproduce gráficamente las tareas, así como su duración y secuencia, dentro del calendario del proyecto.

Las acciones quedan vinculadas entre sí por su ubicación en el calendario del proyecto. El comienzo de una tarea que depende del término de una acción previa será representado gráficamente con un enlace del tipo fin-inicio. Igualmente verán se reflejadas aquellas acciones cuya realización transcurre simultáneamente. Se puede también asignar a cada actividad los recursos que requiere con miras a controlar los costos y el personal que necesitará.

Con el diagrama de Gantt se puede explicar lo que con palabras podría resultar muy confuso. De ahí su utilidad desde la perspectiva de la comunicación interna, y por ello su uso es muy recomendado cuando se quiere comunicar las diferentes etapas de un proyecto a las personas involucradas. 

FUENTES CONSULTADAS:

Artículo "Herramientas para la gestión de proyectos", publicado por la Escuela de Organización Industrial (EOI).

Artículo "Herramientas de Gerencia de Proyectos", publicado por el website de Gómez Project & Training.

Artículo "¿Qué es un diagrama de Gantt y para qué sirve?" publicado por OBS Business School.

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