Pasos a tener en cuenta antes de diseñar un organigrama

Publicado el 17 de Julio 2017 a las 3:52 PM

El organigrama es la representación gráfica de la estructura de una compañía. En él debe aparecer claramente la estructura jerárquica, los órganos que componen dicha estructura, y los canales de comunicación entre los órganos y los cargos.

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El objetivo de los organigramas es proporcionar un cuadro que sintetice aspectos como la articulación de las diversas funciones al interior de la estructura organizativa; los puestos de trabajo, las unidades y su posición dentro de la estructura; las relaciones jerárquicas, funcionales, consultivas y auxiliares, que vienen a ser las relaciones formales; las líneas de comunicación y las conexiones entre los diversos puestos y unidades de la organización.

El organigrama debe permitirnos ver quién es quién en la organización y cómo se articulan para el cumplimiento de sus funciones (así como quién reporta a quién). La utilidad y eficacia del organigrama radica en formar parte de un manual de organización que establezca con claridad los deberes, objetivos, autoridad, requisitos, responsabilidades, relaciones y procedimientos de los distintos puestos.

Procedimiento previo al diseño de un organigrama

Antes de diseñar un organigrama se debe estudiar cómo se efectúan las distintas funciones y relaciones interpersonales al interior de la empresa, para lo cual se debe entrevistar a los jefes. A estos se les preguntará por la denominación y ubicación de su unidad, su calificación y nombre; el número de integrantes de su unidad, sus cargos, calificaciones, funciones y tareas; y la calificación de su superior inmediato.

Terminadas las entrevistas, se procede a integrar y comparar la información recogida, lo que permitirá diseñar un primer borrador del organigrama. Este será contrastado con los jefes para que se pueda establecer un organigrama definitivo con la aceptación de directivos y subordinados.

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Simbología de un organigrama

Para hacer un organigrama se suele emplear rectángulos, cuadrados o círculos, los cuáles son unidos por líneas horizontales y verticales. Las figuras geométricas representan los órganos o cargos de la organización; y las líneas representan los canales de comunicación o relaciones formales entre los órganos o cargos.

Cuando las líneas son trazadas de arriba hacia abajo, los canales de comunicación indican autoridad; cuando las líneas se representan de abajo hacia arriba, indican responsabilidad. Cuando las líneas se trazan entre dos figuras ubicadas en forma paralela, se indica colaboración dentro de un mismo nivel jerárquico.

En esta oportunidad ahondaremos en la representación de las relaciones de autoridad, lo cual se hace mediante tres formas: autoridad de línea, autoridad de asesoría (o staff) y autoridad funcional.

  • Autoridad de línea o jerárquica: el poseedor de dicha autoridad imparte órdenes directas a los subordinados y delega directamente parte de su autoridad.
  • Autoridad funcional: desde un cargo determinado se puede actuar sobre colaboradores no ligados directamente, considerando asuntos específicos de su función en la organización.
  • Autoridad de asesoría (o de staff): se da cuando una persona es autorizada para hacer investigaciones y trabajos en áreas específicas o para asesorar en determinados temas. Nunca dan órdenes directas a los niveles jerárquicos inferiores. Por ejemplo: un asesor de la alta dirección es destacado provisionalmente a un área para brindar soporte con sus conocimientos.

Un organigrama bien elaborado contribuye a dejar con claridad las relaciones entre los distintos órganos de la empresa, y también permite hacer un análisis crítico y objetivo de la estructura organizativa, exhibiendo las imperfecciones existentes y proponiendo cambios organizacionales.

FUENTE CONSULTADA:

Artículo "Organigrama: tipos, ejemplos y recomendaciones para su diseño", publicado por el website Actualidad Empresa.

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