Herramientas para gestionar el presupuesto de un proyecto

Publicado el 8 de Julio 2019 a las 11:24 AM

El presupuesto es uno de los factores más importantes de un proyecto. De ello dependerá el éxito y el desarrollo eficaz del mismo. Por eso, es necesario contar con una serie de herramientas óptimas para calcularlo.

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El presupuesto -o cálculo anticipado de la inversión inicial, del desarrollo y de producción- en un proyecto debe ser calculado con exactitud. Se trata de planificar los gastos de una actividad que aún no se pone en marcha y, por ende, también se consideran los riesgos e impactos financieros. Existen diversos instrumentos para cumplir este objetivo y desarrollar un presupuesto eficaz que represente fielmente la imagen del proyecto.

"En el mercado existen numerosas herramientas de software", señala Juan Carlos Landaure Olavarría, docente del Programa de Alta Especialización en Dirección Avanzada de Proyectos de ESAN. "La mejor dependerá del tipo de proyecto, porque, según su naturaleza o la industria a la que pertenece, existe un método específico de costeo". Estas son algunas de las más empleadas:

  • S10 ERP. Es un software integrado diseñado para empresas de construcción o inmobiliaria. "Es muy usado en proyectos de construcción, ya que se adapta perfectamente al tipo de costeo por análisis de cotos unitarios en este sector", detalla Landaure. Posee sistemas de módulos integrados que permiten desde la elaboración de presupuesto hasta el gerenciamiento de la obra, el manejo financiero, entre otras funciones.
  • Método ascendente. Abarca el desglose de todas las actividades que forman el proyecto para así determinar el costo general. Se recomienda para proyectos cuyas actividades sean cambiantes según los gastos o proveedores.
  • Método descendente. Inicia con la suma total del proyecto para que luego se reparta en cada actividad el coste que cubra la ejecución. Es muy utilizado en proyectos de bajo o limitado presupuesto.
  • Estimación paramétrica. Incluye el desglose de las actividades y sus costos, sumado con el cálculo de las variables del costo total. A diferencia del método ascendente y descendente, es más utilizado para presupuestos especializados.
  • Suma de costes. Es la suma del gasto que comprende cada paquete de trabajo avanzado, desde el nivel más bajo de la planificación de trabajo hasta los niveles más altos y el balance global. Es una herramienta aplicable para diferentes modelos de presupuestos.
  • Investigación de recursos. Es una técnica generalmente usada por todas las empresas, que consiste en elaborar un estudio de todos los materiales del proyecto, de los amortiguadores financieros, costos de capital de trabajo, acciones y más. El análisis de todos estos aspectos brindará el presupuesto general y, además, la posibilidad de monitorearlo en todo momento.

La elaboración del presupuesto es una de las primeras y más importantes etapas de un proyecto. Es la ruta financiera a través de la cual se determinará si tendrá éxito o no, pues contemplará si es posible invertir en los recursos, en el capital humano y en otros factores necesarios. Es fundamental contar con profesionales capacitados en estas y otras herramientas para gestionar con éxito esta etapa.

Si quieres saber más sobre este tema, participa del Programa de Alta Especialización en Dirección Avanzada de Proyectos de ESAN.

Fuentes:

Entrevista a Juan Carlos Landaure Olavarría, docente del Programa de Alta Especialización en Dirección Avanzada de Proyectos de ESAN. 

OBS Business School. "Modelos de presupuestos de proyectos: cómo elaborarlos".

OBS Business School. "Herramientas básicas para elaborar un presupuesto de tu proyecto".