Gestión de proyectos: los roles principales para asegurar su éxito

Publicado el 18 de Noviembre 2019 a las 9:29 AM

Para cumplir con los objetivos de un proyecto, un project manager necesita las personas adecuadas a bordo, con una comprensión clara de sus funciones y responsabilidades. Así, podrá guiar al equipo hacia el cumplimiento de metas.

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La última década ha visto cambios dramáticos en el entorno empresarial. Los proyectos han ganado importancia estratégica y ya no se consideran solo mecanismos de entrega. También están generalmente bajo una enorme presión para ser completados, a tiempo y por debajo del presupuesto. Los proyectos pueden, por lo tanto, crear o deshacer empresas si no se gestionan adecuadamente a través de un marco adecuado de procesos de gestión de proyectos.

Como resultado, se ha generado un aumento masivo en la demanda y la importancia de la gestión de proyectos en los tiempos actuales. Esta abarca mucho más que mantener un determinado proyecto bajo control. Ha sido desarrollada para mantener unidas a todas las personas que trabajan en el proyecto hacia una visión de éxito mientras navegan a través de los altibajos, los riesgos y las incertidumbres del proyecto. Por ello, guiar y dirigir al grupo adecuado de personas es crucial para poder realizar los objetivos y la visión del proyecto.

Estos son los roles críticos para garantizar el éxito de un proyecto, que podrían asignarse a uno o más individuos. A su vez, las personas pueden desempeñar más de un rol dependiendo de la estructura y el tipo de la organización, así como del alcance del proyecto y su alineación estratégica. A continuación, los roles principales para asegurar el éxito de la gestión de proyectos:

  1. Project Manager. El director de proyecto es el principal responsable de la finalización del proyecto según lo previsto. Desempeña un papel principal en la planificación general, ejecución, monitoreo, control y cierre del proyecto. Sus responsabilidades también incluyen la gestión de riesgos, mediación de conflictos y gestión de relaciones con las partes interesadas.
  2. Team Members. El equipo del proyecto se compone de empleados a tiempo completo o parcial que están asignados a trabajar en las diferentes actividades y entregas del proyecto. Son responsables de contribuir a los objetivos generales del proyecto y los entregables específicos del equipo. A veces, pueden incluir proveedores externos, contratistas o consultores externos, agrupados explícitamente para el proyecto.
  3. Resource Manager. Su responsabilidad principal es administrar los fondos de recursos asignables a los proyectos y asignar a las personas adecuadas a los proyectos correctos. También son los principales responsables de la gestión de habilidades, evaluando continuamente las necesidades de capacitación y el desarrollo profesional de los colaboradores que trabajan en diferentes proyectos.
  4. Comité directivo. Está compuesto por representantes administrativos y otras partes interesadas de alto nivel. Supervisa todo el ciclo de vida del proyecto, brindando orientación sobre la dirección estratégica general. Sirve como soporte de liderazgo para el proyecto, resuelve los problemas asignados por el project manager y decide sobre todas las solicitudes para cambiar elementos clave del proyecto, tales como entregables, cronogramas y presupuestos.
  5. Sponsor. Se trata de una persona o grupo de personas cuya finalidad es proporcionar los recursos económicos necesarios para facilitar el éxito del proyecto. El patrocinador defiende el proyecto al más alto nivel de la empresa, por lo que debe tener la influencia para comunicarse de manera efectiva con el CEO y las partes interesadas, proporcionar los recursos necesarios y aprobar o rechazar los resultados.
  6. Team Leader. Los proyectos grandes pueden incluir un líder de equipo, que informa directamente al director de proyecto. La persona en este rol tiene la responsabilidad de entrenar, coordinar, resolver problemas, compartir información, informar sobre el estado del proyecto y establecer un enlace con la alta gerencia o la administración.
  7. Project Management Office. La oficina de gestión de proyectos, también conocida como PMO, es un grupo de personas que ayudan a construir y mantener un conjunto de estándares y mejores prácticas para la gestión interna de proyectos. Supervisan su cumplimiento en todos los proyectos.

Las metas del equipo del proyecto y las de sus miembros individuales deben alinearse con los objetivos de la organización. Por esa razón, los esfuerzos de todos deben coordinarse a través de la oficina de gestión de proyectos. Tal alineación hará que todos se muevan en la misma dirección.

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Fuentes:

Harvard Business Review. "Five Critical Roles in Project Management".

eLearning Industry. "6 Essential Roles In Project Management".

Sinnaps. "Roles de proyecto: ¿quién gestiona qué?".

WorkMeter. "Gestión de proyectos: concepto, beneficios y fases".