La crisis mundial de la covid-19 demostró que las organizaciones tienen éxito al responder con rapidez a los cambios mediante la implementación de tecnología y estrategias de capacitación. En ese sentido, durante los últimos años, los programas de aprendizaje empresarial han empezado a basarse en e-learning, pues esta tecnología proporciona una solución ágil y de costo-efectividad para un mercado acelerado.

El e-learning es un modelo de formación en aumento que está cambiando la forma en que las organizaciones forman el talento. Es una herramienta con muchas ventajas, desde mantener actualizados a los empleados sobre las políticas empresariales hasta ayudar a los clientes a comprender mejor sus productos. Por ello, las empresas deberán ser más flexibles que nunca durante los años siguientes.

Importancia de la capacitación

El personal es el mayor activo dentro de cualquier empresa. Una capacitación laboral constante le permitirá desarrollar habilidades diversas que quizás antes no se consideraban parte de su potencial profesional. Ello abrirá la puerta a oportunidades para el crecimiento de los colaboradores y, por consiguiente, de todo el negocio.

Es importante considerar que con la capacitación se adquieren nuevos conocimientos, habilidades, herramientas y actitudes, lo que se traduce en mayor productividad. Las empresas más atractivas para trabajar son las que cuentan con mejores programas de formación laboral. Gracias a la digitalización, la capacitación del personal se ha vuelto más sencilla, ya que pueden llevar los cursos o programas en el momento que deseen.

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Errores habituales

Uno de los principales errores cometidos por los empleadores es considerar que su principal propósito en una organización consiste en producir bienes y servicios, pero no formación. Otro obstáculo es que las instancias de capacitación son exclusivas para el personal superior de las compañías, mientras que los trabajadores de menor rango están limitados a lo que puedan aprender de manera directa de sus jefes.

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Para superar las dificultades más habituales, toda estrategia de capacitación debe estar acompañada por acciones de marketing y promoción, e incentivos financieros o acumulación de puntos para acceder a promociones laborales internas. También se sugiere complementarlas con mayor focalización de los procesos formativos y el desarrollo de actividades que generen conciencia sobre los beneficios personales y grupales que se derivan del entrenamiento corporativo.

El enfoque apropiado

Un plan o programa de capacitación comprende acciones de entrenamiento y formación de personas, cuya transferencia de conocimiento puede servirse de actividades teóricas o prácticas. La formulación de un buen plan de capacitación empieza por considerar la necesidad de conocimientos o habilidades y el tiempo que llevará su ejecución. Es importante que la planificación incluya el número de horas que el empleado precisa invertir en las actividades de formación.

Es importante involucrar a todos los empleados en la formación para construir una cultura de aprendizaje, compartir más conocimientos y construir canales de sucesión. En Estados Unidos, por ejemplo, las empresas aumentaron un 32 % la inversión destinada a formar a sus empleados y, aunque los objetivos del plan de capacitación varían según las necesidades de cada organización, todas compartían algunas metas:

—     Integrar a los funcionarios en los procesos de la organización.

—     Promover la adquisición y mejoría de habilidades técnicas y conductuales.

—     Entrenar a las personas para desempeñar de forma satisfactoria las funciones específicas de un cargo.

En respuesta a estos objetivos, un plan de capacitación para ventas y servicio al cliente permite desarrollar contenido sobre gestión de relaciones con el cliente (CRM, por sus siglas en inglés) y soporte técnico presencial.

Pautas empresariales

Existen siete pautas que deberían seguir las empresas para ejecutar de manera eficaz sus programas de capacitación:

• Diagnosticar. Hay que determinar las destrezas que le faltan al equipo o las habilidades que los colaboradores deben pulir, y planificar programas de capacitación para atender los propósitos de la organización a corto y largo plazo.
• Priorizar. Puede que, en la fase de diagnóstico, se identifiquen diversas necesidades en el equipo de vendedores. Para establecer el orden de prioridad al implementar el plan de capacitación, se recomienda manejar un orden de urgencias y organizar las capacitaciones de manera cronológica. La planificación a mediano y largo plazo permite mantener una jerarquía de las necesidades empresariales y garantizar que se cubrirán todos los puntos.
• Definir objetivos. Es necesario identificar el propósito de implementar el plan de capacitación en particular y dejar establecidos los mecanismos de evaluación final. Los objetivos deben ser claros y medibles para manejar las expectativas de cada programa de formación y facilitar el informe de resultados.
• Elaborar el programa de capacitación. Mientras mejor estructurado esté el plan de capacitación, más sencillo será alcanzar los objetivos. El programa debe ser específico con relación a:
  • El contenido. Tópicos que serán desarrollados durante las actividades, técnicas y habilidades por adquirir.
  • Técnicas de capacitación. Método de enseñanza y mecanismos para adquirir destrezas.
  • Cronograma. Esquematización de actividades con fecha y horario.
  • Público. Grupo de personas a quienes se destinan las actividades de capacitación.
  • Recursos humanos. Instructores necesarios para cada actividad del programa.
  • Recursos materiales. Presupuesto e infraestructura disponibles.
  • Modalidad. Puede ser presencial, semipresencial o remota.
• Ejecutar. Consiste en llevar a la práctica el programa de capacitación y observar a los participantes durante todo el proceso. Recordemos que las anomalías o contratiempos permiten realizar ajustes en futuras instancias de la capacitación. Asimismo, tomemos en cuenta el abanico de metodologías de enseñanza que pueden aplicarse en las empresas, a fin de explorar nuestros recursos con creatividad: juegos, clases formales, estudio de casos, material audiovisual, conferencias grabadas y capacitación práctica durante el trabajo. Al ejecutar el plan de capacitación, hay que tratar de no tomar decisiones de última hora y prepararse para los imprevistos.
• Evaluar. La evaluación depende de cuál haya sido el propósito inicial. Para evaluar el programa de capacitación, se recomienda usar instrumentos cuantitativos para conocer el impacto de la estrategia ejecutada. Al mismo tiempo, conviene controlar las expectativas y ser flexible con los criterios de evaluación. Además, es clave recoger la percepción del equipo sobre el programa de capacitación. La última fase puede incluir formularios y encuestas para medir el nivel de satisfacción, un buzón de sugerencias para las próximas iniciativas e instrumentos de evaluación para medir el cambio de comportamiento después de asistir al plan de formación.
• Certificar y cerrar. Al finalizar, es importante emitir certificados a los participantes. El cierre de la acción también incluye la confección del informe del plan de capacitación, que contiene documentos, resultados, período de validez y elementos auditables por órganos de control externo (si se aplica).

Desafíos principales

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Dada la importancia de este punto, se muestran los principales obstáculos que enfrentan las empresas y, sobre todo, sus departamentos de recursos humanos, para contar con una fuerza de trabajo mejor preparada:

• Resistencia de directivos y/o encargados. Una de las principales barreras es la falta de convicción de los altos mandos en lo que al aprendizaje de los trabajadores se refiere. Hoy, muchos directivos se resisten a incorporar programas de capacitación en sus organizaciones, pues siguen viéndolo como un gasto, antes que una inversión. Así, resulta un desafío importante mostrar a las compañías los beneficios que se obtienen al capacitar a su personal, entre los que destacan el aumento de la producción, el impulso de la calidad y la rentabilidad del trabajo, un mejor clima laboral y el fortalecimiento de la autoestima de los trabajadores.
• Falta de tiempo. La poca disponibilidad de tiempo del personal es otro de los grandes desafíos a los cuales se han tenido que enfrentar las empresas. Sin embargo, las nuevas tecnologías disponibles han brindado una mayor flexibilidad en cuanto a la modalidad de los cursos. Hoy, las empresas prefieren el método e-learning para capacitar a su personal porque elimina las barreras de espacio y tiempo. Así, los colaboradores pueden tomar cursos desde su lugar de trabajo y dentro del horario laboral. Así, pueden destinar el tiempo fuera de la oficina a la familia, el descanso o los asuntos personales.
• Medición de la efectividad de las capacitaciones. El retorno de la inversión (ROI, por sus siglas en inglés) es clave para medir la efectividad del aprendizaje, pues su cálculo permite transformar los beneficios obtenidos en cifras concretas para el negocio. Para evaluar el ROI, en lo que a capacitación respecta, es necesario considerar cinco niveles:
  • Reacción. Respuesta de los alumnos a la capacitación.
  • Aprendizaje. Adquisición de habilidades esperadas.
  • Comportamiento. Cambio de hábitos y comportamiento de los trabajadores.
  • Resultados. Impacto en el negocio.
  • ROI. Retorno económico de la capacitación a la empresa.

La fórmula para calcular el ROI es ROI = [1 / (esperado) ingresos / inversión (costes)] x 100 %. Así, las organizaciones podrán evaluar, de forma concreta, el impacto que los programas de capacitación han tenido en el desempeño de sus trabajadores y, por ende, en la productividad de la empresa.

Las áreas de recursos humanos están observando de manera constante al personal de las empresas, pero, dado que los directivos de las organizaciones muestran resistencia a invertir en capacitación, es evidente que se presentarán diversos obstáculos para llevarla a cabo. Sin embargo, siempre debe recordarse que las capacitaciones son una ventana al conocimiento, la innovación y el perfeccionamiento que ayuden a las empresas a alcanzar sus objetivos. ¿Qué programas de capacitación se realizan en tu empresa? Cuéntanos tu experiencia.

Referencias

• Cohen, D. (s.f.). ¿Qué es e-learning y por qué es tan importante para las empresas? Shift. 
• Cursalab. (s.f.). 10 beneficios de la capacitación laboral para una empresa exitosa. 
• America Learning & Media. (2010). Obstáculos y soluciones para expandir el aprendizaje en las organizaciones. 
• Zendesk. (2023). Plan de capacitación de una empresa: 7 pasos para aplicarlo. 
• Kelly. (2018). ¿Qué retos tienen las empresas en capacitación de personal? 

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