En un mundo dónde es fundamental para las empresas ser competitivas, comprar eficazmente es cada vez más importante. Con esta habilidad se contribuye con las utilidades de la empresa, y su correcta aplicación puede significar la diferencia entre el éxito y el fracaso de un negocio.

Es importante tener en cuenta que las personas no nacen siendo buenos negociadores. Se trata de una destreza que se aprende y que todos pueden mejorar por medio de la capacitación y el entrenamiento, que les permitirán lograr acuerdos duraderos y en beneficio de su organización.

Clases de negociaciones

Los compradores probablemente tengan que negociar con miembros de su empresa los requerimientos de calidad, las especificaciones técnicas, los plazos requeridos, la evaluación de ofertas, entre otros. En algunos casos tendrán que pactar con personal de finanzas, transporte, almacenes e incluso, con el mismo personal de compras  la asignación de las áreas de responsabilidad de cada uno y que las políticas de compras estén alineadas con los objetivos de la empresa.

La negociación es una destreza que se aprende y que todos pueden mejorar por medio de la capacitación y el entrenamiento.

La negociación  más importante será con los proveedores, pero  no será posible realizarla con todos debido a que se trata de un proceso costoso que lleva mucho tiempo. Será pertinente  entonces, hacerlo de acuerdo al Manuel de negociaciones para compras del centro de comercio internacional en los siguientes casos:

1) Productos o servicios de alto valor

2) Se requiere garantía del suministro a largo plazo.

3) La compra es compleja y hay varios factores a considerar además del precio.

4) Existe uno o pocos proveedores o se desea un solo proveedor

5) No hay experiencia previa o punto de referencia para el producto o precio.

Fases de la negociación

La negociación, que se puede definir como un proceso de comunicación realizado para llegar a un acuerdo de beneficio mutuo entre dos partes que tienen ciertos intereses en común y otros opuestos, esta se conforma por las siguientes fases:

a) La preparación

b) La negociación o reunión con la contraparte

c) La implementación del acuerdo y seguimiento

La fase más importante

La preparación se puede considerar como la fase más importante y que define el éxito de la negociación. Se recomienda que por cada hora de reunión se empleen por lo menos varias horas de preparación, en especial para aquellas que son importantes.

En la preparación para la negociación se puede aplicar el Modelo de Posición del Aprovisionamiento como herramienta para desarrollar la estrategia de compras ponderando la importancia relativa de los artículos a comprar. Estos pueden basarse en los factores de nivel de gasto anual en el artículo o en el impacto, oportunidad y riesgo del aprovisionamiento. Con este último se clasifican los artículos en cuatro categorías: rutinarios, relevantes, restrictivos y críticos.

En esta primera fase es también importante conocer el estilo de negociación de la contraparte, ya que cada persona tiene un modo de negociación vinculado con su personalidad, su actitud ante el conflicto y su experiencia previa en las negociaciones. Antes de efectuar este paso, es necesario que conozca su estilo de negociación por medio de autodiagnóstico.

¿Qué debe tener en cuenta para preparar una negociación?

Para estar bien preparado para una negociación es necesario  tener en cuenta al menos los siguientes aspectos:

a) Entender las necesidades que se tiene que satisfacer y los requisitos que se deben cumplir.

b) Analizar las condiciones del mercado de suministro, incluyendo el contexto económico.

c) Entender la estrategia de compra de la empresa para los artículos que comprará.

d) Tener una idea clara del tipo de relación que desea tener con el proveedor en particular.

e) Analizar el precio del proveedor y la estructura de costos de los productos a comprar.

f) Entender la organización del proveedor y a las personas que lo representarán en la negociación. Tener una idea clara del poder entre las partes.

g) Conocer o definir los objetivos y metas de la negociación y haber desarrollado la estrategia para lograrlos.

Al tener en cuenta cada uno de estos aspectos en la negociación se contribuirá a que las compras y adquisiciones  se realizasen con mayor éxito y por ende, mejores resultandos en la empresa. Se trata entonces de una habilidad que se desarrolla no solo en el camino bajo el concepto de prueba y error, sino que se puede estudiar y aplicar con mayor éxito.