El diseño organizacional consiste en realizar actividades para cumplir los objetivos de la empresa, que a la vez constituyen el pilar que determina los roles de los trabajadores. Estos roles se agrupan para formar los departamentos o las áreas funcionales de la empresa, que al final se entrelazan para constituir la estructura de la organización. 

La necesidad de mejorar este diseño puede generarse por motivaciones internas o externas, y en cualquier momento. Como el proceso es dinámico y no estático, la organización puede modificar su diseño más de una vez durante su ciclo de vida. 

Motivaciones internas

• Positivas. Aumento de las líneas de producto e integración con otras unidades de la organización, especialización de actividades que lleva a desintegrar unidades.
• Negativas. Medidas de disminución de la inversión, no lograr las metas de la empresa.
• Cambios fortuitos. Renuncia de directivos a quienes hay que reemplazar.

Motivaciones externas

• Positivas. Impulso a la innovación para generar necesidades de mercado.
• Negativas. Menos márgenes comerciales que permiten mejorar el desempeño y reducir gastos. Medidas regulatorias.
• Circunstancias imprevistas. Alteraciones de las necesidades de clientes y proveedores. Escenarios competitivos cambiantes. 

Lineamientos del diseño organizacional 

Se propone tomar en cuenta las siguientes consideraciones:

1. Determinar un verdadero motivo para diseñar.
2. Elaborar opciones antes de decidir.
3. Encontrar el momento adecuado para diseñar.
4. Sustentar el motivo para diseñar.
5. Apoyo de la alta dirección y una gestión de proyectos adecuada. 

Para tener éxito en este proceso, es clave establecer una diferenciación adecuada y definir cómo se dividirá el trabajo en la organización, que puede ser horizontal, vertical o espacial. Otro punto a tomar en cuenta es contar con mecanismos fuertes de integración entre las distintas unidades de la organización. 

Tipos de estructura organizacional

Las empresas pueden adoptar tres tipos de estructuras organizacionales. La primera, y más empleada, es la funcional (sencilla y menos costosa). Agrupa las tareas y actividades por funciones: negocios, producción, marketing, finanzas, investigación y desarrollo. También promueve la especialización de las tareas, fomenta el uso eficiente de las habilidades técnicas y administrativas, y permite una rápida toma de decisiones. 

La segunda es la estructura divisional, que permite motivar a los empleados, controlar las operaciones y competir desde varias ubicaciones. Puede darse por área geográfica, por producto o servicio, por cliente o por proceso. Las actividades funcionales se realizan tanto de manera central como en cada una de las divisiones. 

La tercera es la estructura matricial, considerada la alternativa más completa, porque combina los flujos verticales y horizontales de autoridad y comunicación. Asimismo, clarifica los objetivos, permite acceder a muchos canales de comunicación y los trabajadores perciben mejor los resultados de su trabajo. Así, el proyecto se cierra con más facilidad. 

Mitzberg define cinco configuraciones ideales de estructura organizativa: 

• Estructura simple. Asociada a empresas pequeñas donde el director general supervisa directamente a los trabajadores y asume distintas funciones.
• Organización divisional. Cada línea o división tiene su propio diseño organizacional y administrativo. Un ejemplo son las empresas multinacionales.
• Adhocracia. Grupos de distintas áreas que operan en conjunto y se adecuan con facilidad a los cambios. Por ejemplo, las compañías de alta tecnología.
• Burocracia maquinal. Las decisiones se concentran en una elaborada estructura administrativa. Por ejemplo, dependencias postales, instituciones de seguridad y líneas aéreas.
• Burocracia profesional. Normaliza las capacidades de los profesionales y ellos asumen el control de su propio trabajo. Aquí tenemos las universidades, los hospitales y los centros escolares. 

En conclusión, el logro de los objetivos de la organización va de la mano de una implementación de estrategias adecuadas, que deben estar soportadas por un diseño organizacional óptimo, que puede variar en el tiempo. ¿Tu organización cuenta con un diseño organizacional adecuado? Cuéntanos tu experiencia.