Una primera herramienta para diagnosticar la comunicación interna es el análisis del clima organizacional interno. Se debe contar con el último estudio que se haya realizado al respecto, o hacerlo si no se cuenta con ello. Tomar en cuenta las conclusiones y recomendaciones del estudio de clima interno para efectuar el diagnóstico de la comunicación interna.

Este diagnóstico debe establecer las dificultades existentes en la comunicación interna, así como identificar las fallas, las  barreras y las carencias en el campo comunicacional interno. En suma, se trata de hacer una radiografía de cómo se está comunicando a los colaboradores. Para ello el comunicador-analista deberá revisar las prácticas de comunicación interna y detectar las necesidades informativas y los problemas de comunicación de los colaboradores. 

La revisión de las prácticas de comunicación abarca el examen de todas las comunicaciones generadas al interior de la organización: interpersonales, verbales y no verbales, visuales, documentales, digitales y sonoras. Se debe considerar todo lo que sea comunicación, incluso algunas prácticas que pasan desapercibidas o no se toman como tales.

Por ejemplo, al determinar que las labores de limpieza se hagan todos los días al terminar la jornada para que al día siguiente todo esté limpio y ordenado, se le está comunicando al colaborador: "nos interesa que trabajes en un ambiente cómodo y limpio". Un alto ejecutivo de una compañía farmacéutica transnacional dice, al visitar a las empresas que fabrican sus productos con su licencia, que una de sus prácticas habituales es ver el estado en que se encuentran los baños de los trabajadores, lo cual dice mucho de un factor de comunicación no verbal: "me interesa (no me interesa) que te sientas a gusto en tu trabajo".

Si bien cada analista o consultor tiene sus propios métodos de diagnóstico, podemos señalar que las herramientas más empleadas son:

Entrevistas individuales: los entrevistados son los directivos, mandos, empleados y trabajadores de empresas subcontratadas.

Las entrevistas grupales: principalmente se recurre al focus group con públicos internos genéricos y segmentados.

Análisis documental: como mencionamos, un primer documento es el informe del clima organizacional interno. También se procede a evaluar la documentación institucional escrita.

Análisis de las comunicaciones: se evalúa todos los medios por los cuales se comunica la organización a sus colaboradores.

La labor del comunicador no se limitará a encontrar problemas, pues también deberá  identificar oportunidades de comunicación que resolverán las dificultades que hallará en el camino de su investigación. De esta manera, el diagnóstico servirá para diseñar nuevas estrategias y optimizar los canales de comunicación con los colaboradores, potenciando su desempeño. 

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Elaboración: Press Consulting