Imagina que empieza la semana y te encargan organizar la bienvenida al nuevo socio de tu empresa. Quizás pienses que ahora tienes una nueva tarea por realizar, además de las otras que te quedan por terminar desde la semana pasada.

Tomas cartas en el asunto y empiezas a definir lo que necesitarás para la bienvenida: lista de invitados, ambiente, sillas, mesas, pizarra, brindis de honor, etc. Además, necesitas el apoyo de personas de otras áreas de la empresa. Entonces, las coordinaciones se vuelven tediosas y no hay respuestas a los correos, las llamadas ni los chats con la celeridad que deseas.

¿Qué está sucediendo? Déjame decirte que estás a cargo de un proyecto, pero no lo sabes ni las otras personas implicadas en la ejecución.

Esfuerzos temporales

¿En qué consiste un proyecto? La séptima edición de la Guía PMBOK lo define como el esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado único. Su temporalidad lo diferencia de las actividades diarias de la empresa, como realizar el registro de operaciones contables, elaborar informes de ventas, etc. Vale resaltar que esta definición no hace hincapié en el tamaño del proyecto, el plazo, el presupuesto o el tipo de trabajo por realizar.

En las organizaciones, se consideran proyectos todos los esfuerzos que reciben esta denominación. Suelen ser actividades importantes que ayudan a las empresas de diversas formas, como incrementar la participación de mercado, aumentar la eficiencia de atención de los clientes, reducir mermas, etc. Estos proyectos son aún más valiosos cuando contribuyen en mayor medida al logro de los objetivos de la empresa.

Para estos proyectos, se planifica con cuidado el trabajo por realizar (el alcance del proyecto), las actividades por desarrollar (cronograma del proyecto), el presupuesto (costos del proyecto) y otros planes importantes, como determinar los hechos que podrían impedir alcanzar los objetivos del proyecto (riesgos del proyecto) para desarrollar respuestas que producen cambios en el alcance, el cronograma y los costos del proyecto. ¡Eso está muy bien!

¿Qué sucede con la bienvenida del nuevo socio? ¿Cumple o no con la definición de proyecto? ¿Importa si no se cumple con la bienvenida, si no se realiza en la fecha deseada o si faltase algún requerimiento para esta importante reunión? La respuesta a esta última pregunta es que sí importa y quizá ni imagines el impacto que puede tener en el nuevo socio.

Liderazgo y planificación

Para evitar cualquier impacto negativo y admitiendo que este requerimiento cumple con las características de un proyecto (tiempo y resultados), es momento de asumir el liderazgo de este reto al cual te has comprometido. Define con claridad las actividades a realizar, identifica a las personas que necesitas para cumplir los objetivos, establece los roles y las responsabilidades de cada participante y empieza la planificación del proyecto.

Este orden te dará la confianza de avanzar con el trabajo de manera programada, sin dejar ninguna actividad para el último momento, ya que genera frustración en el equipo y puede afectar la calidad del resultado final. Así lo señala Eliyahu M. Goldratt en su libro Cadena crítica, sobre el síndrome del estudiante.

Otra recomendación es cambiar de nombre al encargo. Si cumple con el concepto de proyecto, aplica la gestión de proyectos, ya que te evitará dolores de cabeza y elevará tu probabilidad no solo de cumplir con el encargo, sino también de mantener en un buen nivel la relación con tus colegas y, por tanto, el buen clima en tu organización.

En conclusión, no solo los proyectos significativos requieren de buenas prácticas y metodologías. También es necesaria la gestión de proyectos para los encargos o, digamos, proyectos pequeños. ¿Te suena familiar la historia o te ha ocurrido algo similar? Cuéntanos tu experiencia.

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Referencias

• Project Management Institute. (2021). Guía de los fundamentos para la dirección de proyectos (Guía PMBOK®) (7.a ed.).

• Goldratt, E. (2007). Cadena crítica. Granica. Buenos Aires.