En el Perú, existen pequeñas y medianas empresas que aún se resisten a la implementación de las nuevas tecnologías: no conocen los beneficios que brinda el instalar un sistema de información en su negocio, consideran que es inalcanzable económicamente y todavía no se dan cuenta que al tener una estructura pequeña pueden adaptarse mejor a los cambios y alcanzar una mayor oportunidad de crecimiento.

Además, para que una pyme logre que su inversión en los sistemas de información dé frutos, primero debe analizar cada proceso de manera interna y externa, y observar con detalle cuáles son sus puntos de quiebre, qué es lo que desea lograr, y cuánto puede llegar a invertir. Una vez tenga en claro todos estos puntos, recién podrá iniciar la búsqueda del sistema de información más adecuado para su negocio.

Tecnología para las pymes

Existen sistemas de información gratuitos o de bajo costo, ideales para que una pyme pueda emprender el cambio en su organización de manera sencilla. Aquí mencionamos algunos de ellos.

1. Sistema de mensajería, almacenamiento y manejo de datos: son sistemas ideales para comunicar, almacenar y compartir en tiempo real todo tipo de información relevante a otros miembros de la organización. Dentro de los sistemas interactivos empresariales tenemos a Dropbox, G Suite, One Drive e iCloud, los cuales funcionan como correo electrónico, calendario, chat, almacén de documentos y aplicaciones de ofimática. Éstos se pueden adquirir con planes de pago de acuerdo al uso que se le vaya a dar.

Otros sistemas más especializados son Amazon Web Services, Google Cloud, Microsoft Azure, los cuales brindan soluciones de cloud computing que permiten desarrollar todo tipo de servicios directamente de la nube.

2. Sistemas para desarrollo y gestión de proyectos: son ideales para mejorar la organización de la gestión de un proyecto, ya que permiten realizar seguimiento a las tareas asignadas que van desarrollándose de manera personalizada, con el fin de evitar la reducción de la productividad y aumentar la motivación de cada colaborador. Sistemas como Basecamp, TeamWork, Asana, Evernote, GanttProject y Trello van a permitir que una organización pueda desarrollar mejor sus proyectos en equipo: solo es necesario escoger el sistema que mejor se adapte al objetivo de la empresa y a los miembros de la organización.

3. Sistemas que permiten conocer la relación de la organización con los clientes: la información que generan estos sistemas son importantes para las áreas comerciales y de marketing, debido a que una empresa pueda canalizar mejor sus decisiones analizando el perfil del cliente al cual se está dirigiendo -de acuerdo a su comportamiento y/o necesidade-s. Estos sistemas son denominados CRM (Customer Relationship Management) y dentro de los más conocidos están Zoho, Sage CRM, Hubspot y Sales Force.

4. Sistemas de información que nos permiten realizar reuniones a distancia: con la finalidad de conectar a diversas personas en cualquier parte del mundo. Las plataformas más usadas para este fin son Skype y VozIP.

El fin es que la pyme obtenga un mejor posicionamiento y una mayor competitividad en el mercado. Esta es una realidad por la que muchas empresas en crecimiento ya están apostando.

A medida que la empresa va creciendo junto con los sistemas de información, encontrará nuevas tecnologías ideales para su negocio. Además, y en paralelo, es necesario que procese y analice la información que va ingresando a su sistema.

Finalmente, lo que se busca es que los sistemas de información contribuyan a la mejora y optimización en los procesos, mejorando la comunicación entre los colaboradores, proveedores y clientes. El fin es que la pyme obtenga un mejor posicionamiento y una mayor competitividad en el mercado. Esta es una realidad por la que muchas empresas en crecimiento ya están apostando.

¿Conoces otras tecnologías que podrían ser de utilidad para las pymes?