Gestión del alcance de los proyectos: ¿cómo organizar los entregables?

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La ejecución de un proyecto grande implica generar mayor número de entregables. El work breakdown structure (WBS) o estructura del trabajo (EDT) puede ser muy útil para clasificar todos los entregables que se definen en diversos niveles jerárquicos.

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La famosa obra de Lewiss Carroll, Alicia en el país de las maravillas, refleja una cuestión que muchas veces suele ocurrir, no sabemos a dónde queremos llegar, por lo que, de ser así, no importará mucho el camino que tomemos. 

- ¿Podría decirme, por favor, que camino debo tomar? - preguntó Alicia.

- Eso depende de a dónde quieras ir -respondió el gato Chesire

- Lo cierto es que no me importa demasiado a dónde... -dijo Alicia.

-Entonces tampoco importa demasiado en qué dirección vayas -contestó el gato.

-... siempre que llegue a alguna parte -añadió Alicia tratando de explicarse.

-Oh, te aseguro que llegarás a alguna parte -dijo el gato- si caminas lo suficiente.

 

La gestión de proyectos empresariales es una tarea ardua que implica el planeamiento, la organización, la motivación y el control de los recursos disponibles, con el fin de alcanzar uno o varios objetivos. Uno de los primeros procesos que se desarrollan es la gestión del alcance del proyecto para definir y planificar los trabajos necesarios para el desarrollo y la culminación exitosa.

Compreender los procesos gerenciales y las diversas areas de conocimiento es imprescindible para lograr los resultados de proyectos. Empezaremos por tratar el alcance e los entregables de proyecto en este aticulo, sin embargo, vamos desvendar otors aspectos en las próximas ediciones. 

La gestión del alcance incluye todos los procesos que permiten garantizar el éxito del proyecto y establecer qué procesos o componentes se incluirán o no durante su desarrollo. Para eso, se debe tener claro los objetivos que se espera lograr con el proyecto. 

Definición de los objetivos

La gestión del alcance es un componente clave en la ejecución de proyectos, ya que permite lograr la administración eficiente de los entregables obtenidos durante el proceso. Estos entregables pueden ser los productos, la capacidad de prestar servicios, los resultados al interior de la empresa o los documentos que se generan. Los proyectos más grandes suelen desarrollar muchos entregables.



La gestión del alcance es un componente clave en la ejecución de proyectos, ya que permite lograr la administración eficiente de los entregables que se obtienen durante el proceso.

Por ejemplo, un avión vendría a ser el producto final de un proyecto. Se trata de un objeto que integra numerosos componentes y sistemas de alto nivel, como el fuselaje, las alas, la cabina de control, el tren de aterrizaje y los motores. Asimismo, su construcción implicó la consideración de medidas de seguridad, como los sistemas de redundancias y las pruebas de fatiga estructural. 

La gestión del alcance solo puede llevarse adelante mediante un conjunto de procesos de planificación, ejecución y control de los entregables. Para empezar, se debe definir con claridad el producto final que se construirá, como el avión del anterior ejemplo. En seguida, hay que establecer el plazo para el desarrollo del proyecto y los costos asociados.  

Para tener claros estos dos puntos, hay que conocer todos los requisitos necesarios para construir el avión y asegurar su correcto funcionamiento. Es necesario saber su tamaño, cuántos litros de combustible requerirá para funcionar y cuánta autonomía poseerá. La definición de estos requisitos es básica para constituir y caracterizar las entregas del proyecto. 

Clasificación de las entregas

Los entregables pueden organizarse en niveles jerárquicos, como si se tratara de un árbol genealógico. Existe una herramienta muy útil para representar los entregables en niveles jerárquicos: work breakdown structure (WBS) o estructura del trabajo (EDT). El siguiente organigrama muestra, de forma ilustrativa, la WBS de una casa.


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Se evidencia que el proyecto se ubica en el nivel 0 (casa). En el nivel 1 figuran los entregables por ciclo de vida, con la previsión de un importante grupo de trabajo: la gestión del proyecto. En los otros niveles, se encuentran los detalles de cada conjunto de entregables (plantas y documentos, construcción, instalaciones, decoración y entrega). 

Con los requisitos definidos y los entregables representados de forma detallada, es posible desarrollar todas las actividades para concretar el proyecto. Sin embargo, luego de planear el alcance, los gerentes de proyectos deberán realizar monitoreos o controles frecuentes para asegurar que todos los entregables se concretaron al finalizar el proyecto. ¿Cuáles fueron los resultados que lograste mediante la gestión del alcance de tus proyectos? Cuéntanos tu experiencia.

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