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Microsoft Project: su aplicación en la gestión de proyectos
Microsoft Project: su aplicación en la gestión de proyectos
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Microsoft Project es un software diseñado por Microsoft y usado por millones de colaboradores, administradores y jefes de proyectos. Tiene diversas funciones, cada una de ellas asignadas para dar seguimiento a procesos, gestionar presupuestos, evaluar ritmos y cargas laborales, asignar recursos, desarrollar planes y más. El programa utiliza, además, múltiples gráficos al estilo de diagramas de Gantt. Estos ayudan a analizar diversos aspectos de un reporte, por ejemplo:
- La ruta crítica. Sirve para evaluar tareas y las secuencias en las que deben elaborarse, con el objetivo de estimar la duración del proyecto. Sus indicadores impulsan una planificación óptima.
- Control de proyecto. Una vez se haya incorporado los datos de la ruta crítica, el control permitirá comparar toda la información con las posteriores modificaciones que se realicen.
- Sobrecarga de recursos. El objetivo es gestionar la cantidad de tareas de los colaboradores. Así se evitarán excesos.
La administración de proyectos generalmente no es un trabajo fácil. Microsoft Project es ideal para evitar atrasos, conflictos de gestión y cruces en la empresa. Este software pone a disposición las siguientes opciones para la gestión de proyectos:
- Registro. Se toma en cuenta los participantes, patrocinadores, estatutos, presupuesto, etc.
- Comunicación de los planes. Ofrece una sincronización virtual entre la lista de participantes.
- Creación de informes. Brinda capturas de planes iniciales, requisitos, necesidades del personal, entre otros detalles.
- Creación de la programación. Se pueden utilizar proyectos en blanco o plantillas utilizadas por otros gestores de negocios similares.
- Adición de tareas. Además de agregarlas, se pueden implementar plazos, cambiarles propiedades, asignar personas encargadas, etc.
- Elección de la vista de la programación. Después de añadir todos los ítems anteriores, el proyecto puede ser confuso. El software permite ordenarlo a través de varias vistas fáciles de revisar.
- Establecer costos. La parte del presupuesto puede ser la más difícil. Sin embargo, con esta herramienta se realizará de forma casi automática, al tener en cuenta los participantes, el tiempo, los recursos y otros aspectos ya asignados.
- Realizar un seguimiento. ¿Alguien se ha retrasado? ¿Se cumplirá con el presupuesto? ¿La fecha límite es la adecuada? En cualquier momento se puede revisar la planificación de manera virtual para comprobar estos factores.
- Administración de riesgos. Un proyecto siempre tiene conflictos y riesgos. Microsoft Project permite analizar cada uno de ellos identificando las áreas problemáticas con anticipación.
El crecimiento de una empresa se basa en los proyectos que incorporen nuevos programas, productos, servicios, tecnologías o procesos en la organización. A través de la capacitación teórica y práctica de esta herramienta virtual, la gestión de proyectos contará con la debida planificación, control y ejecución.
Si quieres saber más sobre este tema, participa del curso Herramientas de Gestión de Proyectos del PEE de ESAN.
También puedes leer:
Fuentes:
SherWeb. "7 Microsoft Project Features You Need to Use".
Project Manager. "How to Use Microsoft Project - A Quick Guide".
Microsoft. "Guía básica para la administración de proyectos".
Empresa y Economía. "Características y usos de Microsoft Project".
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