Planificación, control y comunicación de proyectos con Microsoft Project

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La gestión de proyectos es una actividad que ha estado ligada al desarrollo de la civilización y que ha experimentado un vertiginoso avance en los últimos años gracias a la aparición de diversos software, siendo el Microsoft Project el que más sobresale. A continuación, descubra cuáles son los beneficios de este programa.

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La gestión de proyectos es una actividad que ha estado ligada al desarrollo de la civilización y que ha experimentado un vertiginoso avance en los últimos años gracias a la aparición de diversos software, siendo el Microsoft Project el que más sobresale por su capacidad para gestionar hasta cuatro etapas de un proyecto: la planificación, el ajuste, el seguimiento y control y, finalmente, la comunicación.

El Microsoft Project y la planificación de un proyecto

Respecto a la planificación, el Microsoft Project permite construir, con gran nivel de detalle, la estructura de desglose de trabajo (EDT), el cronograma y el presupuesto del proyecto, lo que constituye los entregables más importantes de la triple restricción de un proyecto: alcance, tiempo y costo, tal como lo define la guía de gestión PMBOK del Project Management Institute

En este punto, hay que señalar que los primeros softwares de gestión de proyectos eran esencialmente software de gestión de tiempos y se enfocaban en la creación de cronogramas a través de diagramas de Gantt y diagramas de redes. En la actualidad, el motor de programación del Project permite integrar la información del cronograma con los entregables del proyecto, los costos y los recursos. Adicionalmente, es posible integrar la gestión de riesgos y otras áreas de conocimiento.

El Microsoft Project y el proceso de ajuste

sumillas-(2).jpgDespués de crear un proyecto resulta necesario ajustarlo, es decir, que el alcance, el cronograma, los recursos y el presupuesto estén no sólo integrados, sino alineados a los requerimientos contractuales que se tengan. Esto va a implicar, usualmente, recortar el cronograma para ajustar la fecha de finalización. Para ello, se emplean técnicas como el aumento de recursos a una tarea, el incremento de horas de trabajo a algunos recursos (crashing), la reprogramación de la relación de precedencia entre las actividades analizando la posibilidad de introducir adelantos o la ejecución de actividades en paralelo (fast-tracking). 

Otro ajuste importante que se hace en un proyecto es la reducción de costos a través del cambio de recursos de menor tarifa o de la modificación del alcance de algunas tareas. También, resulta crucial la nivelación de recursos, conocido en el Project como "redistribución de recursos", que consiste en una distribución más uniforme de los recursos a los largo del horizonte del proyecto y de la eliminación de sobreasignaciones. 

El Microsoft Project y la ejecución de un proyecto

Lo central en un proyecto es su ejecución. Por ello, se hace necesario realizar un constante seguimiento y control de las operaciones que se realizan. No obstante, hay que tener presente que el mejor de los planes siempre sufre desviaciones y lo importante es que dichas desviaciones estén dentro de los límites permisibles para cumplir con las metas y, si no lo están, tomar las acciones correctivas para realinear el proyecto. 

El Project Management es una herramienta muy poderosa para controlar los avances reales del proyecto y compararlos en todo momento con la línea base para determinar el desempeño a la fecha de corte. 

El Microsoft Project y la comunicación

En todo proyecto real se necesita que los interesados, especialmente el cliente y el patrocinador, estén al tanto de los avances que se hacen. Es aquí donde el Microsoft Project vuelve a resultar una herramienta muy útil y necesaria pues genera información permanentemente con distintos niveles de detalle (data reprogramada, variación real y restante de duraciones, fechas, trabajo en horas hombre y de costos) en los diferentes períodos a lo largo del cronograma. 

La última versión el Project 2013 ha incorporado un menú de comandos "crear un informe" con el que se tiene una amplia gama de opciones para producir información en tablas, gráficos e indicadores de desempeño de forma muy amigable.

Finalmente, hay que tener presente que ningún software podrá sustituir el conocimiento, experiencia y habilidades de un gerente de proyecto. Sin embargo, es una realidad que en el entorno actual de gran complejidad y exigencia no es factible gestionar adecuadamente un proyecto si no se recurre a uno de estos programas especializados. Es por ello que el Microsoft Project 2013 es una herramienta muy eficiente en ese sentido.

¿Qué herramientas utiliza para gestionar un proyecto? ¿Considera útil el Microsoft Project?


Esta entrada contiene un artículo de:
Juan Carlos Landaure
MSc Urban Management & Development de IHS - Erasmus University Rotterdam. MBA de ESAN. Magíster en Matemáticas Aplicadas a la Economía de la Pontificia Universidad Católica del Perú. Arquitecto de la Universidad Ricardo Palma. Consultor en gestión y desarrollo urbano e inmobiliario. PMP del Project Management Institute.
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