Los cambios o innovaciones, más allá de introducir novedades a nivel organizacional, en procesos o productos, son proyectos y, como tales, deben ser gestionados. Para ello, podemos emplear tres tipos de enfoques: el ágil, el predictivo o el híbrido. Determinar el más apropiado para conducir nuestras iniciativas ayudará a lograr mejores resultados. En este articulo conoceremos qué aspectos de nuestros proyectos debemos considerar para realizar esa elección, pero antes empezaremos por presentar las diferencias entre estos enfoques.

Enfoques de gestión de proyectos

Los enfoques de gestión de proyectos son una suerte de buenas prácticas y herramientas que actúan como hojas de ruta para guiar el desarrollo de todo tipo de transformaciones o innovaciones en nuestras organizaciones.

• El enfoque ágil, trabaja ciclos cortos de experimentación que involucran, de manera activa, a los individuos y buscan un proceso de cocreación permanente. Gracias a este proceso, se gana aprendizaje de forma rápida y a bajo costo.
• El enfoque predictivo, se basa en la planificación, es decir, en la conducción de procesos de forma secuencial, con objetivos y acciones, para evitar eventos inesperados que afecten los resultados.
• El enfoque híbrido, combina ambos marcos de referencia, lo que permite gestionar con la flexibilidad que brinda el enfoque ágil dentro de ciertos parámetros como los objetivos y metas del enfoque predictivo.

Criterios a considerar para elegir el mejor enfoque

Para determinar el marco de actuación más apropiado, se recomienda dejar de lado ciertas posturas a favor de los enfoques nuevos (ágil) o tradicionales (predictivo) y centrarse en algunas particularidades del cambio o innovación. La matriz de Stacey ofrece una alternativa interesante para ese análisis. Tal como vemos en la figura, el uso de uno u otro enfoque de gestión, incluidos los de proyectos, depende del grado de definición que tenga la iniciativa y su nivel de incertidumbre.

Si nuestra iniciativa puede desarrollarse con claridad y poca incertidumbre sobre los resultados futuros, nos encontraremos en la zona simple. Por tanto, lo más recomendable será adoptar el enfoque predictivo.

Los proyectos de infraestructura o manufactura, como la construcción de una nueva sede o la instalación de una maquinaria en una fábrica, son ejemplos interesantes. Aunque desarrollar este tipo de iniciativas requiere un uso intensivo de recursos y coordinación, la mayoría de problemas y decisiones son bastante predecibles. Asimismo, la tecnología a emplear es conocida y existe suficiente conocimiento previo para tener claridad sobre los resultados esperados. Sería inapropiado construir un edificio o instalar un nuevo equipo mediante pequeños experimentos para identificar los requerimientos o validar su aceptación. Quizás un plan de trabajo centrado en el control de recursos, tiempo y costos sea más apropiado.

Si no tenemos control sobre ninguno de estos dos aspectos, la zona compleja será nuestro campo de acción y el enfoque ágil, la mejor alternativa a seguir. Aquí podemos considerar proyectos orientados a desarrollos tecnológicos, científicos o algún producto con un fuerte componente innovador. En este tipo de iniciativas, resulta difícil anticiparse a funcionalidades, gustos y preferencias de usuarios, porque estaríamos construyendo sobre supuestos teóricos.

Tampoco es posible establecer tiempos o resultados finales. Lo mejor sería optar por conocer a profundidad las necesidades del cliente y trabajar de la mano con él durante la creación, probando y mejorando en un ciclo iterativo.

Finalmente, si nos hallamos en el medio de ambas zonas, porque nos resulta medianamente difícil establecer lineamientos y acuerdos desde el inicio y, además, no se tiene total seguridad sobre lo que se conseguirá, lo mejor será trabajar con un enfoque híbrido. El desarrollo de procesos, la creación de una página web o la implementación de un cambio de cultura organizacional serían algunos ejemplos de proyectos que podrían seguir este marco de actuación.

En estas iniciativas, se aprecia claramente una parte en la que se requiere de la flexibilidad y creatividad para construir soluciones (etapa de diseño) y otra parte (etapa de implementación) en la que contar con lineamientos ayudará a evitar retrasos y ser eficientes. Así que, cuando busques desarrollar una iniciativa de cambio o innovación, considera estos criterios para evitar el uso forzado de herramientas que, al final, pueden proporcionar una mirada irreal de los resultados de nuestros proyectos. ¿Has aplicado alguno de estos enfoques? Cuéntanos tu experiencia.