El éxito de un proyecto está relacionado estrechamente con la oficina de dirección de proyectos (PMO, por sus siglas en inglés). "Es una estructura de la organización que estandariza los procesos de gobernanza relacionados con los proyectos y facilita el intercambio de recursos, metodologías, herramientas y técnicas". Así lo indica Vicente José Granadino Galindo, docente del Diploma Internacional en Gerencia de Proyectos de ESAN.

Las PMO se encargan de integrar los datos y la información de los proyectos estratégicos y evalúan hasta qué punto se cumplen estos objetivos estratégicos de alto nivel. "Pueden tener responsabilidades en todos los niveles de la compañía y juegan un papel importante para apoyar la alineación estratégica y entregar valor organizacional", añade el especialista. De este modo, "constituyen el vínculo natural entre los portafolios, programas y proyectos de la empresa y los sistemas de medición".

La forma, la función y la estructura específica de una PMO dependen de las necesidades de la organización. "Existen distintos tipos de oficinas de proyectos que varían en función del grado de control e influencia que ejercen sobre los proyectos dentro de la compañía y según las responsabilidades que se le asignen", detalla Granadino. Sus labores pueden abarcar desde funciones de soporte hasta ser responsables directos de la gerencia de proyectos. Sin embargo, existen labores comunes a toda PMO, que el docente detalla a continuación:

• Gestionar recursos compartidos a través de todos los proyectos dirigidos por la PMO.
• Identificar y desarrollar una metodología, mejores prácticas y estándares para la dirección de proyectos.
• Entrenar, orientar, capacitar y supervisar.
• Monitorear el cumplimiento de los estándares, políticas, procedimientos y plantillas de la dirección de proyectos mediante auditorías de proyectos.
• Desarrollar y gestionar políticas, procedimientos, plantillas y otra documentación compartida de los proyectos.
• Coordinar la comunicación entre proyectos.

"Las oficinas de proyectos son cada vez más importantes debido a la necesidad de utilizar al máximo los recursos y maximizar el desempeño de los proyectos", enfatiza el académico. Asimismo, nombra los beneficios que brindan a las organizaciones:

• Generan una visión objetiva del proyecto en su relación con los objetivos estratégicos de la organización.
• Promueven una cultura de gestión de proyectos dentro de la empresa.
• Monitorean el comportamiento de los proyectos mediante la gestión de portafolios.
• Mantienen estándares y métricas para todos los proyectos.
• Apoyan a crecer profesionalmente a los directores y jefes de proyectos.
• Reducen el índice de proyectos fallidos.

No obstante, las oficinas de proyectos también pueden ejercer sus funciones de manera deficiente, perjudicando los resultados del proyecto. Por ejemplo, pueden fallar en proporcionar un liderazgo adecuado, no construir relaciones positivas con las unidades de negocios, carecer de calidad y tomar malas decisiones. Granadino nombra las principales desventajas de estas oficinas: 

• Rechazo al cambio. No considerar la cultura y el cambio organizacional durante la implementación de las PMO puede afectar la zona de confort de los stakeholders o interesados.
• Aumento de riesgos. Ello puede deberse a la falta de capacitación del personal en dirección de proyectos, principalmente durante la planificación, ejecución, y monitoreo y control del proyecto.
• Mayor carga de trabajo. Al no contar con herramientas de automatización de los procesos, como un Project Management Information System (PMIS).
• Ambigüedad en los roles y responsabilidades. No comunicar las labores y obligaciones a las personas involucradas crea confusión y conflictos con las partes interesadas, el gerente del proyecto e incluso el cliente.
• Estructura deficiente. "Algunas veces, las PMO pueden ser percibidas como un ente burocrático por la necesidad de documentar y enriquecer los activos de los procesos de la empresa", sostiene Granadino. 

Conforme las organizaciones evolucionen y adopten la transformación digital, el rol de las oficinas de proyectos cambiará. Gartner pronostica que la inteligencia artificial asumirá sus funciones tradicionales para el 2030. Los profesionales en gestión de proyectos deben adaptar su comportamiento y prácticas ante esta tendencia, en beneficio de sus compañías y sus resultados.

Si quieres saber más sobre este tema, participa en el Diploma Internacional en Gerencia de Proyectos en ESAN.

Fuentes:

Entrevista a Vicente José Granadino Galindo, docente del Diploma Internacional en Gerencia de Proyectos en ESAN.

Project Management Institute. PMBOK Guide.

Gartner. "Digitalization's Impact on PPM Practices and the PMO by 2030".

OBS Business School. "Los beneficios de una Oficina de Gestión de Proyectos".

MDAP. "Qué es una PMO - Definición y funciones de la Oficina de Dirección de Proyectos".