La administración de las adquisiciones incluye la aplicación de los procesos de dirección de proyectos apropiados a las relaciones contractuales, y la integración de las salidas de estos procesos en la gestión general del proyecto. Esta integración -afirma la especialista Gladys Gbegnedji- se produce a menudo a múltiples niveles cuando hay diversos vendedores y diversos productos, servicios o resultados involucrados.

Así, continúa la experta, los procesos de dirección de proyectos que se aplican incluyen, entre otros:

• Dirigir y gestionar la ejecución del proyecto para autorizar el trabajo del contratista en el momento oportuno.
• Realizar el control de calidad para inspeccionar y verificar la conformidad del producto del contratista.
• Realizar el control integrado de cambios para asegurar que las modificaciones estén correctamente aprobadas y que todas las personas que necesiten conocerlas estén enteradas de ellas.
• Controlar los riesgos para asegurar la mitigación de los mismos.
• Controlar las adquisiciones

Herramientas y técnicas

La especialista señala las herramientas y técnicas a emplear:

Sistema de control de cambios del contrato: su objetivo es definir el proceso por el cual el contrato puede ser modificado. Está integrado con el sistema de control integrado de cambios.

Revisiones del desempeño de las adquisiciones: es la revisión estructurada del progreso realizado por el vendedor para cumplir con el alcance y la calidad del proyecto, dentro del costo y del cronograma establecido, siempre tomando el contrato como referencia.

Inspecciones y auditorias: pueden realizarse durante la ejecución del proyecto para identificar las debilidades en los procesos de trabajo o en los productos entregables del vendedor.

Informes de desempeño del proveedor: se hacen las evaluaciones correspondientes en función de los requisitos del acuerdo.

Sistemas de pago: los pagos al proveedor son procesados por el sistema de cuentas a pagar, normalmente después de la certificación satisfactoria del trabajo emitida por una persona autorizada del equipo de proyecto.

Administración de reclamaciones: aquellas solicitudes de cambio en las que comprador y vendedor no pueden llegar a un acuerdo son denominadas reclamaciones, disputas o apelaciones. Deben ser debidamente documentadas, procesadas, supervisadas y gestionadas durante todo el ciclo de vida de contrato, de acuerdo a los procedimientos establecidos o acordados previamente.

Sistema de gestión de registros: es el conjunto específico de procesos, funciones de control relacionadas y herramientas de automatización que se consolidan y combinan en un todo, como parte del sistema de información de la gestión de proyectos.

En cada caso debe haber procedimientos previamente definidos, ya sea sobre la base de acuerdos específicos o adhiriéndose a mecanismos establecidos en normas internacionales, con el fin de evitar sorpresas o arbitrariedades en la resolución de las diferencias que hubiere lugar.

FUENTE CONSULTADA:

Artículo "Controlar las adquisiciones", de Gladys Gbegnedji Castaño, publicado por el la página whatisprojectmanagement.wordpress.com.

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