/ 
Microsoft Project: su aplicación en la gestión de proyectos
Microsoft Project: su aplicación en la gestión de proyectos
Compartir en:
Microsoft Project es un software diseñado por Microsoft y usado por millones de colaboradores, administradores y jefes de proyectos. Tiene diversas funciones, cada una de ellas asignadas para dar seguimiento a procesos, gestionar presupuestos, evaluar ritmos y cargas laborales, asignar recursos, desarrollar planes y más. El programa utiliza, además, múltiples gráficos al estilo de diagramas de Gantt. Estos ayudan a analizar diversos aspectos de un reporte, por ejemplo:
- La ruta crítica. Sirve para evaluar tareas y las secuencias en las que deben elaborarse, con el objetivo de estimar la duración del proyecto. Sus indicadores impulsan una planificación óptima.
- Control de proyecto. Una vez se haya incorporado los datos de la ruta crítica, el control permitirá comparar toda la información con las posteriores modificaciones que se realicen.
- Sobrecarga de recursos. El objetivo es gestionar la cantidad de tareas de los colaboradores. Así se evitarán excesos.
La administración de proyectos generalmente no es un trabajo fácil. Microsoft Project es ideal para evitar atrasos, conflictos de gestión y cruces en la empresa. Este software pone a disposición las siguientes opciones para la gestión de proyectos:
- Registro. Se toma en cuenta los participantes, patrocinadores, estatutos, presupuesto, etc.
- Comunicación de los planes. Ofrece una sincronización virtual entre la lista de participantes.
- Creación de informes. Brinda capturas de planes iniciales, requisitos, necesidades del personal, entre otros detalles.
- Creación de la programación. Se pueden utilizar proyectos en blanco o plantillas utilizadas por otros gestores de negocios similares.
- Adición de tareas. Además de agregarlas, se pueden implementar plazos, cambiarles propiedades, asignar personas encargadas, etc.
- Elección de la vista de la programación. Después de añadir todos los ítems anteriores, el proyecto puede ser confuso. El software permite ordenarlo a través de varias vistas fáciles de revisar.
- Establecer costos. La parte del presupuesto puede ser la más difícil. Sin embargo, con esta herramienta se realizará de forma casi automática, al tener en cuenta los participantes, el tiempo, los recursos y otros aspectos ya asignados.
- Realizar un seguimiento. ¿Alguien se ha retrasado? ¿Se cumplirá con el presupuesto? ¿La fecha límite es la adecuada? En cualquier momento se puede revisar la planificación de manera virtual para comprobar estos factores.
- Administración de riesgos. Un proyecto siempre tiene conflictos y riesgos. Microsoft Project permite analizar cada uno de ellos identificando las áreas problemáticas con anticipación.
El crecimiento de una empresa se basa en los proyectos que incorporen nuevos programas, productos, servicios, tecnologías o procesos en la organización. A través de la capacitación teórica y práctica de esta herramienta virtual, la gestión de proyectos contará con la debida planificación, control y ejecución.
Si quieres saber más sobre este tema, participa del curso Herramientas de Gestión de Proyectos del PEE de ESAN.
También puedes leer:
Fuentes:
SherWeb. "7 Microsoft Project Features You Need to Use".
Project Manager. "How to Use Microsoft Project - A Quick Guide".
Microsoft. "Guía básica para la administración de proyectos".
Empresa y Economía. "Características y usos de Microsoft Project".
Portal de negocios de ESAN Graduate School of Business. Desde el 2010 difunde contenido de libre acceso (artículos, infografías, podcast, videos y más) elaborado por los más destacados especialistas. Encuentra contenido en más de 15 áreas y sectores como Administración, B2B, Derecho Corporativo, Finanzas, Gestión de Proyectos, Gestión de Personas, Gestión Pública, Logística, Marketing, Minería, TI y más. ¡Conéctate con los expertos de ESAN y aumenta tu conocimiento en los negocios!
Otros artículos del autor
Mentoría inversa: integrando generaciones para innovar y transformar empresas
La convivencia de hasta cinco generaciones dentro de una misma organización está redefiniendo la forma en que las empresas aprenden, innovan y desarrollan talento. En este contexto, la mentoría inversa surge como una herramienta capaz de conectar experiencia y nuevas perspectivas, permitiendo que los profesionales más jóvenes compartan conocimientos sobre tecnología, transformación digital y tendencias emergentes con líderes de mayor trayectoria.
Enrique Louffat, profesor del MBA, Maestrías Especializadas y Educación Ejecutiva de ESAN, analiza en Gestión cómo esta práctica puede fortalecer la innovación, la integración generacional y la capacidad de adaptación de las organizaciones.
El valle cafetalero de Colombia: una experiencia de regionalización
El desarrollo de una región no depende únicamente de sus recursos naturales, sino de su capacidad para generar oportunidades, retener talento y articular esfuerzos entre distintos actores. Jorge Guillén, profesor de Finanzas de ESAN Graduate School of Business, analiza en Gestión cómo la conexión entre universidades, gobiernos locales y sectores productivos ha impulsado la competitividad del eje cafetero de Colombia, y qué lecciones podría extraer el Perú para fortalecer su proceso de descentralización y desarrollo territorial.
Terminal Portuario de Corio: ¿oportunidad o sobreinversión?
La posibilidad de contar con uno de los puertos de aguas profundas más importantes de Sudamérica ha despertado expectativas sobre el futuro logístico del sur del Perú. Sin embargo, resulta necesario evaluar la capacidad de la infraestructura portuaria ya existente y los desafíos de conectividad que aún enfrenta el país.
Jorge Cornejo, profesor de la Maestría en Supply Chain Management de ESAN Graduate School of Business, analiza en Infobae si el Terminal Portuario de Corio representa una oportunidad estratégica para el desarrollo nacional o se corre el riesgo de una sobreinversión sin la demanda ni las condiciones necesarias para sostenerla.