La gestión de un proyecto no consiste únicamente en la planificación de presupuesto, objetivos, profesionales encargados y otras variables. El monitoreo es la clave para seguir todas las modificaciones realizadas, los avances y así evitar cualquier inconveniente en cada uno de los procesos. De allí parte la necesidad de contar con herramientas que apoyen y asistan a la gestión.

El monitoreo permite comprobar si las estrategias y la planificación implementadas se realizan con orden, lo que garantiza la estabilidad del proyecto y la toma de decisiones en caso ocurran cambios. La mejor forma de lograrlo es a través de la tecnología: softwares y herramientas digitales que permitan organizar y controlar eficazmente el proyecto.

Existen programas creados específicamente para proyectos de nivel gubernamental o privados. Un ejemplo es la herramienta para el monitoreo y evaluación de los proyectos de administración de tierra (M&E-PAT) en América Latina. Se trata de un sitio web que proporciona procesos de diseño, planificación y seguimiento en este campo a partir de soluciones concretas para medir el avance y los efectos de los proyectos de administración de tierra (PAT).

Para casos particulares, existen softwares muy útiles. Es el caso de Microsoft Project, el cual utiliza una serie de gráficos y sistemas para registrar, comunicar, crear informes, programar y, sobre todo, monitorear lo que sucede con los procesos y riesgos. Otros como Collabtive, Project HQ, Gantt PV o Clocking IT incluyen funcionen similares. Por ejemplo, listas de tiempos, emisión automática de informes, seguimiento de actividades y colaboradores, asignación de cambios, entre otras aplicaciones.

Como se mencionó, la tecnología es el mejor aliado para lograr estos objetivos. Las herramientas digitales permiten la creación de cronogramas, gestión de procesos y hacen que los responsables estén al tanto de todo lo que sucede. Sin ellas, los riesgos en los proyectos se pueden convertir en grandes problemas. Por ejemplo, al no conocer en tiempo real que determinada actividad necesita una nueva asignación de recursos, el presupuesto se podría terminar antes de tiempo, lo que generaría un desajuste en las fechas.

Otras herramientas para este propósito son Trello, Basecamp y Clarizen. Estos son algunos de los softwares más completos que se encuentran en el mercado. Son visualmente sencillos de gestionar, con interfaces dinámicas y una lista de funcionalidades como calendarios, documentos, fragmentación de tareas y más.

Independientemente de la naturaleza de un proyecto, sea parte del Estado o de empresas privadas, el control y la gestión son los dos elementos principales para su éxito. La capacitación en todas las herramientas mencionadas será la clave para lograrlo.

Si quieres saber más sobre este tema, participa del curso Herramientas de Gestión de Proyectos del PEE de ESAN.

También puedes leer:

• Planificación, control y comunicación de proyectos con Microsoft Project

Fuentes:

Organización de las Naciones Unidas para la Alimentación y la Agricultura. Herramienta para el monitoreo y evaluación de los proyectos de administración de tierras en America Latina (PAT).

Hipertextual. "10 herramientas de software libre para gestionar proyectos".

Colombia Digital. "La importancia del monitoreo".

Colombia Digital. "5 herramientas para gestionar proyectos".

Gisystems. "Control y Monitoreo de Proyectos y Programas".