El desarrollo de la tecnología ha cambiado el paradigma de los negocios. Antes, el poder lo tenía la compañía, quien solo buscaba tener presencia en los mercados lanzado productos o servicios. Ahora, son los consumidores quienes han tomado el rol protagónico, ya que deciden qué productos o servicios necesitan para satisfacer sus necesidades.

Por ello, es importante que las empresas estudien, analicen y comprendan cada uno de sus procesos para transformar el negocio y mejorar la experiencia del cliente. Una de las técnicas que permite alcanzar ambos objetivos es el análisis de procesos de negocio. Se llama así a la acción que realizan las organizaciones para revisar y entender sus procesos. Tiene como objetivo revisar cada uno de los componentes del proceso (procedimientos, controles, aplicaciones, datos, etc.) y cómo interactúan entre ellos para alcanzar los objetivos estratégicos.

Pasos para aplicar el análisis de procesos de negocio

1. Identificar los procesos

El primer paso es identificar aquellos procesos que necesitan ser mejorados. Para ello, las compañías deben definir los objetivos estratégicos que desean alcanzar y cuáles son los procesos que permiten el logro de dichos objetivos.

2. Establecer el equipo de trabajo

Una vez identificados los procesos que necesitan mejorarse, es necesario designar al grupo de trabajo que los analizará. Lo ideal es que los colaboradores que están familiarizados con los procesos conformen el equipo. En consecuencia, el grupo debería estar integrado por los siguientes profesionales:

• El líder del proceso elegido.
• Un alto ejecutivo de la organización.
• Los empleados vinculados al proceso.
• Los trabajadores de otras áreas que desean conocer las mejoras que se llevarán a cabo.

3. Crear un diagrama de procesos de negocio

Permite representar gráficamente el proceso de manera dinámica y sencilla. En el diagrama se definen las responsabilidades de cada uno de los miembros del equipo y las tareas que se llevarán a cabo. También debe incluirse una fecha de inicio para el análisis y una fecha de finalización.

4. Definir la situación actual del proceso

Este paso permite a las compañías conocer cómo se viene desarrollando el análisis de procesos de negocio. Para llevarlo a cabo de manera óptima, es necesario que la empresa realice entrevistas con cada uno de los colaboradores involucrados. Además, es importante que se conozca cuál es el propósito del proceso, las métricas que se vienen usando, si existe una recarga de trabajo y los obstáculos que se han venido presentando en el camino.

5. Identificar los puntos de mejora

Luego de la definición de la situación actual, es importante dar a conocer los puntos que necesitan mejorarse. Estos, obligatoriamente, tienen que estar relacionados con los objetivos estratégicos de la organización.

6. Diseñar el nuevo proceso mejorado

La información obtenida en cada uno de los pasos anteriores es reunida para diseñar el nuevo proceso, el cual estará destinado al logro de los objetivos. De este modo, el análisis será exitoso y la compañía, más eficiente y eficaz.

El análisis de procesos de negocio es vital para las organizaciones actuales. Gracias a él, las empresas pueden identificar, evaluar y resolver los orígenes de los problemas, tomando decisiones que les permitan alcanzar sus objetivos estratégicos. Sin embargo, es importante que el análisis sea continuo, ya que los procesos se vienen optimizando rápidamente con el desarrollo de la tecnología.

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Fuentes:

MEGA International. "Análisis de Procesos de Negocio".

Neomind. "¿Qué es el mapeo de procesos AS IS/TO BE?".