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Recomendaciones para evaluar la complejidad de un proyecto empresarial
Recomendaciones para evaluar la complejidad de un proyecto empresarial
La complejidad de un proyecto depende de la cantidad de actores involucrados, los recursos que se necesitarán y los riesgos externos que pueden influir en su ejecución. ¿Cómo determinar el grado de complejidad de un proyecto en planificación?
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En el interior de las empresas, cada proyecto se gestiona de manera distinta. Algunos requieren procesos más sencillos y un menor presupuesto, mientras que otros no solo son más complejos en cuanto a la gestión del personal, sino que su éxito también dependerá de muchas variables o escenarios externos a la organización. Por ello, es importante tener en cuenta algunas pautas clave para calcular la complejidad de un proyecto nuevo.
Factores clave para determinar la complejidad
La complejidad de un proyecto depende de tres factores básicos:
- Tamaño y escala. Este factor incluye la cantidad de recursos, tareas y partes interesadas en el proyecto. Cuanto mayor sea el número, más herramientas serán necesarias para realizar cálculos complejos y gestionar grandes volúmenes de información.
- Variables y dependencias. Cuantas más variables influyan en un proyecto a ejecutar, mayor será su grado de complejidad, por lo que se requerirán herramientas más sofisticadas para gestionar todos los posibles escenarios.
- Requisitos específicos del sector. Cada empresa siempre afrontará desafíos particulares del rubro en que se desempeña. Por ejemplo, los proyectos inmobiliarios requerirán que se consideren costos de mano de obra, materiales de construcción, etc.
¿Cómo evaluar la complejidad de un proyecto?
Existen ocho pasos básicos que toda empresa puede seguir para determinar la complejidad de sus proyectos:
- Definir las metas. El primer paso es determinar objetivos específicos, medibles, alcanzables, relevantes y limitados en el tiempo (Smart, por sus siglas en inglés) para el proyecto.
- Establecer los requisitos. Entre estos requisitos, deben incluirse los entregables esperados, los recursos humanos y financieros que serán necesarios, el alcance del proyecto y las áreas de la organización que se involucrarán en su ejecución.
- Analizar el alcance. Hay que tener claras todas actividades y tareas necesarias para cumplir las metas establecidas, así como las relaciones entre las distintas partes del proyecto y cualquier otro factor que pudiese influir en su complejidad.
- Evaluar los factores de complejidad. Estos pueden ser la cantidad de stakeholders involucrados, la disponibilidad de los recursos, la tecnología que se utilizará, los riesgos asociados al sector y la urgencia del proyecto.
- Usar herramientas de evaluación. Entre las herramientas más conocidas, destacan el análisis FODA, el análisis de dependencias, los diagramas de flujo, las matrices de riesgo y las técnicas de estimación de recursos y costos.
- Consultar a especialistas. Este paso será necesario, sobre todo, en proyectos particularmente complejos donde sería más oportuno y valioso contar con asesoramiento de expertos en el campo.
- Documentar los resultados. Todos los resultados de la evaluación de complejidad deben estar debidamente registrados para brindar una referencia útil durante las etapas de planificación y ejecución del proyecto, además de facilitar la comunicación con todos los stakeholders.
- Realizar ajustes cuando sea necesario. La evaluación de complejidad nunca es estática, sino que debe revisarse y ajustarse de forma progresiva, a medida que se recaba más data y se avanza en las etapas del proyecto.
Estas recomendaciones ayudarán a las empresas a comprender mejor la complejidad de los nuevos proyectos que planifiquen y a tomar decisiones mejor informadas para su ejecución exitosa.
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Referencias
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