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El objetivo principal de la directiva citada en el párrafo precedente, es regular el proceso de transferencia de gestión en las entidades del gobierno nacional; señalando plazos, formalidades, responsabilidades y obligaciones de las autoridades, funcionarios y servidores públicos; así como determinar la información y documentación que debe ser entregada por las autoridades salientes a las autoridades entrantes. Sobre el particular, quienes están a cargo de la transferencia de gestión son:

1. Las autoridades salientes y la autoridad entrante de las entidades del Poder Ejecutivo, el Servicio Parlamentario del Poder Legislativo, la Gerencia General del Poder Judicial, la Gerencia General del Ministerio Público, los organismos a los que la Constitución Política del Estado y las leyes les confiere autonomía y las Empresas del Estado de Gobierno Nacional.
2. Los funcionarios y servidores públicos de las entidades que participan en el proceso de transferencia de gestión.
3. Los miembros del Grupo de Trabajo designados por la autoridad saliente y encargada, el Equipo Revisor designado por la Autoridad entrante o por la gestión del gobierno proclamado, y la Comisión de Transferencia de Gestión.
4. El Jefe del Órgano de Control Institucional de las entidades correspondientes.
5. Las unidades orgánicas de la Contraloría General de la República que tengan bajo su ámbito de control las entidades antes indicadas.

Con el propósito de consolidar lo señalado por el decreto supremo, se deberá elaborar un Informe Sectorial del período a entregar que comprenda tanto la Memoria Sectorial al 28 de julio de 2016, como los informes para la transferencia de gestión del Ministerio y de sus entidades adscritas. Lo mencionado deberá contener:

1. Resumen Ejecutivo.
2. Organigrama del Sector.
3. Evolución del Presupuesto entre los años 2011 a 2016.
4. Principales obras realizadas por el Sector.
5. Las políticas de carácter nacional y sectorial propuestas por el Sector que fueron aprobadas, indicando la norma respectiva.
6. Planes y estrategias nacionales o sectoriales que hayan sido aprobados, para implementar las políticas, indicando la norma respectiva.
7. Principales logros alcanzados durante el periodo de gobierno 2011-2016.
8. Temas pendientes y recomendaciones. (Artículo 4°).

Los integrantes del grupo de trabajo deberán estar conformados por:

1. Secretario General del Ministerio.
2. Jefe de la Oficina de Planeamiento y Presupuesto del Ministerio.
3. Jefe de la Oficina de Asesoría Jurídica del Ministerio.
4. Jefe de la Oficina General de Administración del Ministerio.
5.  

Las funciones de los integrantes del Grupo de Trabajo serán:

1. Elaborar la Memoria Sectorial.
2. Elaborar el informe para la transferencia de gestión del Ministerio.
3. Recopilar los informes para la transferencia de gestión de las entidades adscritas al Sector para su incorporación al Informe Sectorial para la Transferencia de Gobierno. (artículo 6° y 7°).

Las entidades vinculadas a las acciones previstas en el Programa País y relacionados con el proceso de vinculación del Perú con la organización para la Cooperación y el Desarrollo Económicos (OCDE) emiten un informe, como lo detalla la directiva en el Anexo "Proceso de Vinculación del Perú con la Organización Para la Cooperación y el Desarrollo Económicos (OCDE) Programa País", para su incorporación en el Informe Sectorial para la Transferencia de Gobierno del Ministerio al cual se encuentran adscritos.

De conformidad a lo que estable la Resolución de Contraloría N° 088-2016-CG del 17.MAR.2016-Directiva Nº 003-2016-CG/GPROD "Lineamientos Preventivos para la Transferencia de Gestión de las Entidades del Gobierno Nacional", el Órgano de Control Institucional de la entidad o del Ministerio cuando corresponda, ejerce selectivamente el control simultáneo sin perjuicio del control posterior, respecto a: nombramiento del Grupo de Trabajo, elaboración y suscripción del Informe para la Transferencia de Gestión, instalación de la Comisión de Transferencia de Gestión, elaboración y suscripción del Acta de Transferencia de Gestión y publicación del Informe para la Transferencia de Gestión y del Acta de Transferencia de Gestión.

Por otro lado, la Directiva que aprueba los Lineamientos Preventivos para la Transferencia de Gestión de las Entidades del Gobierno Nacional señala que los Ministros realizan el proceso de transferencia de gestión de acuerdo a las siguientes disposiciones:

Grupos de Trabajo del Ministerio y de sus entidades adscritas:

El Ministro, en su calidad de Autoridad saliente, y los Titulares de las entidades adscritas al Ministerio deben constituir formalmente sus Grupos de Trabajo con la antelación necesaria a la fecha del término del periodo de Gobierno Nacional. Cada Grupo de Trabajo debe contar con un Presidente.

Elaboración de los informes para la transferencia de gestión:

El Grupo de Trabajo del Ministerio y los Grupos de Trabajo de sus entidades adscritas elaborarán sus Informes para la Transferencia de Gestión de acuerdo a los criterios establecidos en la directiva antes indicada.

El Reporte de Cumplimiento Misional y el Reporte del Estado Situacional de los Sistemas Administrativos del Informe para la Transferencia de Gestión consideran como fecha de corte el último día calendario del mes anterior al que culmina el periodo de gobierno, salvo los plazos establecidos por los Entes Rectores para el Reporte del Estado Situacional de los Sistemas Administrativos previstos en la directiva (anexo N°3). El Presidente de cada Grupo de Trabajo debe efectuar las gestiones necesarias para la revisión y suscripción del Informe para la Transferencia de Gestión por el Ministro o por el Titular de la Entidad adscrita, según corresponda.

Las entidades adscritas remiten sus Informes para la Transferencia de Gestión al Ministerio en un plazo no menor de 15 días hábiles anteriores al término del periodo de gobierno; con los cuales el Grupo de Trabajo del Ministerio elabora el Informe Sectorial para la Transferencia de Gobierno, conforme a las disposiciones que emita la Presidencia del Consejo de Ministros.

Asimismo, en lo que respecta al Equipo Revisor, la gestión del gobierno proclamado en un plazo no mayor a 7 días hábiles anteriores a la fecha del acto de instalación de la Comisión de Transferencia de Gestión del Ministerio, designa un Equipo Revisor para cada Ministerio, mediante un documento de fecha cierta, a efecto que lo represente en la Comisión de Transferencia de Gestión. Cada Equipo Revisor debe contar con un Presidente.

Los Titulares de las entidades que permanecen en el cargo por un plazo no mayor a tres meses, están obligados a presentar el Reporte de Cumplimiento Misional correspondiente a su periodo de gestión y un ejemplar del Informe para la Transferencia de Gestión de la Autoridad saliente que lo antecedió.

Acto de instalación de la Comisión de Transferencia de Gestión del Ministerio:

El primer día hábil del mes en el que culmina el periodo de gobierno, debe instalarse la Comisión de Transferencia de Gestión, conformada por:

1. Presidente y miembros del Grupo de Trabajo del Ministerio.
2. Presidente y miembros del Equipo Revisor.

En el mismo acto de instalación, la Comisión de Transferencia de Gestión realiza las siguientes acciones:

1. Acuerda la fecha en que el Presidente del Grupo de Trabajo del Ministerio debe entregar el Informe para la Transferencia de Gestión al Presidente del Equipo Revisor, y un ejemplar en original o una copia autenticada por fedatario a la Oficina General de Administración del Ministerio o la que haga sus veces, para su custodia. La fecha acordada debe encontrarse entre el décimo cuarto y décimo segundo día hábil anterior al término del periodo de gobierno.
2. Establece un plan de trabajo donde se defina su organización y un cronograma de actividades, para su funcionamiento.
3. De considerarlo pertinente, establece la ampliación del número de sus integrantes en atención a las necesidades que surjan en el proceso de transferencia de gestión.
4. Suscribe el Acta de Instalación de la Comisión de Transferencia de Gestión, en la cual consten los acuerdos alcanzados.

Funciones de la Comisión de Transferencia de Gestión del Ministerio:

1. El Equipo Revisor recibe y verifica la existencia de la información y documentación que sustenta el Informe para la Transferencia de Gestión del Ministerio.
2. Elabora el Acta de Transferencia de Gestión, consignando las observaciones y las actividades pendientes de atención.

Es obligación de los funcionarios y servidores de la entidad, proveer de manera oportuna a la Comisión de Transferencia de Gestión la documentación e información que sustente el Informe para la Transferencia de Gestión. La Comisión de Transferencia de Gestión solicita de manera justificada la información y documentación estrictamente relacionada al Informe para la Transferencia de Gestión que sea posterior a la fecha de corte; sin embargo, la no entrega de la información adicional no condiciona la suscripción del Acta de Transferencia de Gestión, lo cual se deja constancia en el rubro Observaciones del Acta.

Elaboración y suscripción del Acta de Transferencia de Gestión:

La Comisión de Transferencia de Gestión elabora el Acta de Transferencia de Gestión, la cual comprende:

• Nombre de la entidad (Ministerio).
• Lugar y fecha.
• Observaciones referidas a la no entrega de bienes, recursos y documentos u otro asunto que se considere relevante materia de transferencia.
• Asuntos de prioritaria atención, que se hayan generado previamente a la culminación del mandato de la Autoridad saliente, de los cuales se solicite dejar constancia.
• Nombres y apellidos, número de documento de identidad, firma del Ministro y del Presidente del Equipo Revisor.
• Firma de Notario Público, quien da fe de la suscripción del Acta de Transferencia.

El Acta de Transferencia de Gestión es suscrita en un plazo no mayor a dos días hábiles anteriores al término del periodo de gobierno. El Presidente del Grupo de Trabajo custodia el Informe para la Transferencia de Gestión hasta el acto de instalación de la Comisión de Transferencia de Gestión, y entrega un ejemplar en original o copia autenticada por fedatario a la Oficina General de Administración de la entidad o la que haga sus veces, al día siguiente de la fecha de cese de la Autoridad saliente y a la Autoridad encargada que asuma la función.

Para los casos en los que se haya designado una Autoridad encargada, al término de su gestión, debe elaborar un Informe para la Transferencia de Gestión por su periodo ejercido, siempre y cuando este sea mayor a tres meses. Cuando el periodo de gestión ejercido sea menor a tres meses, la Autoridad encargada elaborará solamente el Reporte de Cumplimiento Misional por el periodo de encargatura.

La Autoridad encargada entrega al Presidente del Grupo de Trabajo designado por la Autoridad saliente, su Informe o Reporte según corresponda. El Acta de Transferencia de Gestión es suscrita en un plazo no mayor a los quince días hábiles posteriores a la designación de la Autoridad entrante.

Los Titulares de las entidades del Gobierno Nacional cuyo término de gestión no se encuentre regulado o finalice su gestión antes de concluir el periodo establecido, realizan el proceso de transferencia de gestión de acuerdo a las siguientes disposiciones:

Estructura del Informe para la Transferencia de Gestión:

El Informe para la Transferencia de Gestión está conformado por:

1. Reporte de Cumplimiento Misional y,
2. Reporte del Estado Situacional de los Sistemas Administrativos, correspondiente a la entidad, debidamente suscritos por los titulares de las entidades y los responsables de cada unidad orgánica.

Reporte de Cumplimiento Misional:

Es el documento que comprende el nivel de cumplimiento misional y logros alcanzados respecto a los objetivos institucionales establecidos para el periodo de gestión y debe ser desarrollado de acuerdo a la siguiente estructura:

1.   Resumen ejecutivo.

2.   Organización de la entidad: Norma de creación, funciones, responsabilidades y organigrama.

3.   Misión, visión, valores, objetivos y ejes estratégicos, y políticas institucionales.

4.   Información respecto al cumplimiento de las funciones principales:

4.1. Estado situacional al inicio de su gestión.

4.2. Estrategia diseñada en su gestión para el cumplimiento de cada función.

4.3. Objetivos y metas por función establecidas en su gestión.

4.4. Resultados obtenidos al final de la gestión.

4.5. Asuntos urgentes de prioritaria atención.

5.   Resumen de información principal sobre:

5.1. Presupuesto.

5.2. Contabilidad.

5.3. Recursos Humanos.

5.4. Infraestructura.

5.5. Mejoras en el Servicio al Ciudadano.

6.   Firma de la Autoridad saliente o encargada.

Reporte del Estado Situación el de los Sistemas Administrativos:

Es el registro de la verificación del cumplimiento normativo relativo a los aspectos relevantes determinados por los Sistemas Administrativos, conforme a la estructura según anexo Nº 03 de la directiva, la que se complementa en lo que corresponda con aquella determinada por los Sistemas Administrativos según lo previsto en los Anexos Nº 04 al 12 de dicha norma.

Transparencia y Publicidad del Informe para la Transferencia de Gestión y del Acta de Transferencia de Gestión:

De acuerdo a la directiva de la Contraloría General, en un plazo no mayor de 15 días hábiles de suscrita el Acta de Transferencia de Gestión, la Autoridad entrante pondrá a disposición de la ciudadanía el contenido del Acta de Transferencia de Gestión y del Informe para la Transferencia de Gestión a través de su portal web institucional, con exclusión de la documentación que sustentan sus anexos, sin menoscabo que ésta pueda ser solicitada al amparo de la Ley Nº 27806, Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública. La información clasificada como secreta, reservada o confidencial contenida en el Informe para la Transferencia de Gestión debe ceñirse a las disposiciones previstas en la ley que la regule. El Órgano de Control Institucional verifica el cumplimiento de la citada publicación.

Responsabilidad de la Administración saliente y entrante:

En caso que la Autoridad saliente, Autoridad encargada, Autoridad entrante, Grupo de Trabajo, Equipo Revisor, Comisión de Transferencia de Gestión, los funcionarios y los servidores de la entidad realicen actos orientados a ocultar información, o entorpecer e impedir, incumplir, omitir las obligaciones previstas en la Directiva, quedan sujetos a la responsabilidad administrativa o responsabilidad penal reguladas en la normativa respectiva, correspondiendo en este último caso poner los hechos a conocimiento del Ministerio Público.

Finalmente, es de vital importancia la designación de equipos encargados -con la suficiente experiencia o con el asesoramiento de personal profesional- que conozcan el manejo administrativo de la información con el propósito que la transferencia se desarrolle con total fluidez y profesionalismo, en beneficio de una gestión pública transparente, y cumpliendo cada uno de los pasos establecidos tanto en el Decreto Supremo N° 022-2016-PCM que aprobó los Lineamientos que regulan la Transferencia de Gobierno por parte de los Ministerios y Entidades Públicas del Poder Ejecutivo, así como la Resolución de Contraloría N° 088-2016-CG que aprobó la Directiva Nº 003-2016-CG/GPROD - "Lineamientos Preventivos para la Transferencia de Gestión de las Entidades del Gobierno Nacional", normas que como hemos visto establecen claramente los pasos a seguir en el proceso de transferencia. 

Para ver el anexo: Glosario, hacer click aquí.