Gestión del tiempo: ¿cómo hacer lo que realmente importa?

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Existen tantas cosas por hacer y tan poco tiempo. ¿No se ha sentido así en más de una oportunidad, abrumado por tantas responsabilidades, tareas, proyectos y roles que asumir? Y, mirándolo desde una perspectiva mucha más amplia, ¿cuántos asuntos importantes dejamos de hacer, o actividades que dejamos pasar, porque no tenemos tiempo?

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¿Cuánto de esta realidad se replica en su vida? Es común observar a las personas corriendo por la vida tratando de cumplir con un sinnúmero de requerimientos, al punto de sentirse esclavos del tiempo. Más aún, si estas actividades están cargadas de emociones según el rol que estemos ejerciendo en determinado momento (padre, hijo, amigo, trabajador, directivo, pareja, etc.), no sorprende que, a menudo, nos encontremos estresados.

Sin embargo, pocas veces nos hemos tomado un tiempo, muy pequeño, para reflexionar sobre cómo podríamos "sacarle el mejor partido al tiempo que disponemos".  Lo cierto es que '24 horas al día' es una ley natural que nos alcanza a todos. Sin embargo, ¿Por qué no todos nos sentimos igual con respecto al manejo de nuestro tiempo? Un factor crítico es distinguir los términos de lo urgente versus lo importante, toda vez que siempre habrá múltiples requerimientos que atender, lo que implica qué tendremos que priorizar. 



El tiempo es vida, no se ahorra ni se acumula, por lo tanto, lo mejor que podemos hacer es administrarlo eficazmente, priorizando aquellas actividades que deben ser realizadas oportunamente.

Distinguir lo importante de lo urgente

A primera vista, todas nuestras actividades pueden ser importantes y urgentes a la vez. Al respecto, Michael LeBoeuf, profesor de la Universidad de Nueva Orleans dedicado al control del tiempo, hace esta observación: "Las cosas importantes raramente son urgentes, y las urgentes raramente son importantes. La urgencia de arreglar un neumático pinchado cuando uno llega tarde a una cita es mucho mayor que recordar pagar el seguro del automóvil, pero su importancia (del neumático) es, en la mayoría de los casos, relativamente pequeña".

El profesor LeBouef termino lamentándose: "Desgraciadamente, muchos de nosotros pasamos nuestra vida solucionando contratiempos menores bajo la tiranía de lo urgente. El resultado es que pasamos por alto las cosas de la vida que son menos urgentes, pero más importantes. Eso acaba con la efectividad".

¿Cómo establecer prioridades?

Cuando establecemos prioridades, es necesario que siempre nos preguntemos qué actividades son verdaderamente importantes. Asimismo, será necesario actuar en consecuencia, dedicándole a estas actividades nuestro tiempo. De hecho, todos concordaremos en que es mucho más gratificante dedicarse a actividades que produzcan resultados importantes, que tengan impacto en objetivos y metas, que el simple hecho de estar dedicados a los asuntos que se van presentando en cada momento.

No obstante, aquí es necesario hacer una precisión: Todos en algún momento tenemos que realizar algún trabajo que no sea de nuestro completo agrado, tal vez porque sea muy tedioso, mecánico, o no seamos muy competentes en ello; sin embargo, ganaremos mucho tiempo si nos decidimos a realizarlo de una vez, en lugar de estar constantemente lamentándonos, desperdiciando tiempo en ello.

Dedicarnos a los asuntos más importantes (como la planificación, los proyectos o iniciativas de mejora, el fortalecimiento de relaciones, la determinación y clarificación de valores, la meditación y/o reflexión, así como la recreación equilibrada) nos permitirá aumentar nuestro círculo de influencia, de tal manera que podamos reducir los imponderables asociados a las urgencias (problemas apremiantes, informes con fechas por vencer, etc.).

¿Cómo hallar tiempo para lo más importante?

Solo hay una manera, y es "comprando" tiempo de actividades menos importantes e intrascendentes, como las reuniones e informes que pueden evitarse, o las trivialidades o distractores de tiempo, tan comunes hoy en día. Ahora, ¿cómo determinamos lo que es realmente importante? ¿Cómo asegurarnos de no estar "apoyándonos en la escalera o en la pared equivocada"? Podremos elegir lo más importante en función de nuestros valores gobernantes, siendo estos los que nos impulsarán a trabajar, con constancia y empeño, en aquello que consideramos lo más importante.

¿Cómo alcanzar objetivos relacionados con los asuntos más importantes?

1.- Identificar valores gobernantes, siendo que en función a estos valores se determinará lo que realmente es importante para uno. Asimismo, será de mucha ayuda para resolver los dilemas a los que frecuentemente nos enfrentamos. Prescindir de esta herramienta equivaldría al marinero que sale a navegar sin una brújula que lo oriente a través del océano. En muchas oportunidades tendremos que decidir a qué actividades le dedicaremos lo mejor de nuestro tiempo, capacidades y talentos, y el conjunto de nuestros valores gobernantes se constituirán en la brújula que oriente nuestra toma de decisiones.

2.- Establecer metas razonables, las mismas que, a la vez, alimentarán otras metas de mayor envergadura, con el propósito de alcanzar ese objetivo trascendente. Conocido es que los grandes objetivos, las metas más altas y los emprendimientos de mayor envergadura no se consiguen fácil ni rápidamente. Alcanzarlos implica la suma de metas razonables que se van alcanzando en el tiempo. Por ello, es muy importante que seamos específicos a la hora de determinar las metas intermedias que debemos de alcanzar. Necesitamos respondernos las siguientes preguntas: ¿Qué meta voy a alcanzar? ¿En qué tiempo lo alcanzaré? Es imprescindible establecer plazos, para que estas metas no se queden sólo en buenas intenciones.

3.- Desarrollar el hábito de planificar. Sin planificación quedaremos totalmente expuestos a las contingencias del día a día. Desarrollar este hábito exigirá "obligarnos" a separar un tiempo para la organización personal. Esta planificación pudiera ser semanal. No es conveniente realizar una programación detallada de todas nuestras actividades, planifique lo más importante y no deje que las urgencias lo absorban. Si hay espacio en su agenda, no los llene con pequeñas actividades, deje que esa holgura le permita tomar decisiones sobre la marcha, con respecto a las actividades restantes (mover reuniones, pactar una nueva cita, etc.).

Asimismo, es muy importante realizar una planificación diaria, para lo cual debemos elaborar "una lista de actividades o cosas por hacer". En esta lista deberá incluir todas aquellas actividades que deberán realizarse durante el día.

4.- Establecer prioridades. Nos puede ayudar el Principio de Pareto, el cual señala que "solo un 20% de las causas producen un 80% de los resultados". ¿Cómo lo aplicaríamos? Por ejemplo, analicemos nuestra "lista de actividades o cosas por hacer". Es muy probable que al atender un 20% de las actividades que hemos programado, su impacto sea, aproximadamente, de 80% en la efectividad de nuestro desempeño.

Sin embargo, ¿cómo determinar ese 20% de actividades que van a garantizar nuestra efectividad? Aquí juega un papel importante nuestros valores gobernantes, así como nuestra facultad de discernimiento para determinar correctamente nuestras prioridades. Y en lo que respecta a los asuntos empresariales, la brújula que determinarán las prioridades será la misión de la organización, las metas o las prioridades ya establecidas. Es muy probable que al terminar el día haya actividades que habrán quedado pendientes; sin embargo, tendremos la satisfacción de haber atendido los asuntos más importantes.

Gestionando nuestro tiempo

Varias de las directrices suministradas son sencillas, basadas en el sentido común. Sin embargo, si queremos tener éxito en la administración de nuestro tiempo no basta con una comprensión intelectual del método, lo que se necesita es tener el carácter suficiente para aplicarlo en nuestra vida, por lo que es necesario resolvernos a asumir los siguientes compromisos personales:

  • Identificar y conceptualizar nuestros valores gobernantes.
  • Identificar y planificar las actividades que nos permitirán alcanzar las metas importantes.
  • Empezar el día estableciendo las actividades a realizar en orden de importancia.
  • Identificar nuestros roles claves, en cada una de las dimensiones de nuestra vida.
  • Realizar constantemente post evaluaciones sobre nuestro desempeño, en función a estas directrices.

El tiempo es vida, no se ahorra ni se acumula, por lo tanto, lo mejor que podemos hacer es administrarlo eficazmente, priorizando aquellas actividades que deben ser realizadas oportunamente. Asimismo, es necesario desarrollar las perspicacias necesarias para que, sobre la base de nuestros valores gobernantes, determinemos aquello que es realmente importante y, consecuentemente, le dediquemos nuestro tiempo. Conforme nos esforcemos por desarrollar estos buenos hábitos, estaremos cada vez más enfocados en los asuntos verdaderamente importantes de la vida, mejorando con ello nuestra efectividad personal y estando más cerca de la plenitud.

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