El presupuesto de caja muestra el pronóstico de las futuras entradas y salidas de dinero en efectivo de una compañía para un periodo de tiempo concreto. A través de esta herramienta, será posible prever si existirá un déficit o un excedente de efectivo. Al poner en evidencia esta información anticipadamente, la organización podrá definir las políticas de financiación de corto plazo.

Si, por ejemplo, el prepuesto de caja anticipa que será necesario contar con un mayor efectivo, una empresa puede solicitar oportunamente un financiamiento o el refinanciamiento de una deuda. Y, si en caso, prevé que se va a poseer un excedente de caja, la compañía puede pensar en invertirlo en nuevos equipos de trabajo o en la adquisición de mayor mercancía.

Administración del presupuesto de caja

Dado que se trata de una herramienta que permite anticiparse a posibles escenarios de escasez de liquidez o cavilar proyectos de inversión, el presupuesto de caja merece una adecuada gestión. En primer lugar, es importante remarcar que el flujo de caja se puede preparar diaria, semanal o mensualmente. La periodicidad dependerá de cada empresa. Algunos expertos recomiendan realizar el flujo de caja diariamente, ya que así se tendrá mayor precisión en cualquier análisis sobre las finanzas de la organización.

Siendo el presupuesto de caja un resumen de todo el proceso presupuestario, es fundamental calendarizar sus distintos pasos. De esa manera, se logrará que la información presupuestaria sea útil tanto para la toma de decisiones como para el manejo de la compañía. Los tiempos de trabajo estimados para cada etapa son variables, por lo que también dependen del tipo y magnitud de la empresa.

Por otro lado, llevar una buena gestión del presupuesto de caja es más sencillo en estos tiempos. Con toda la tecnología disponible, resulta innecesario anotar todos los egresos e ingresos en un papel o en una simple planilla de Excel. Ahora hay herramientas como Sheetgo, SME Toolkit o Vertex42 que permiten controlar los pagos y cobros de una forma más apropiada.

Finalmente, otra forma para administrar correctamente el flujo de caja es incluir dentro de su estructura únicamente los recursos reales. Esto se hace con el fin de hacer proyecciones más exactas y llevar un mejor manejo del efectivo. Por lo tanto, si hay cheques o promesas de pago, lo mejor sería situar este tipo de entrada en un espacio separado. Estos elementos recién podrán ser incluidos cuando el extracto bancario demuestre que el dinero ingresó.

El presupuesto de caja es una valiosa herramienta que permite prevenir los excesos de efectivo o los déficits. Por este motivo, requiere de una adecuada gestión, llevada a cabo bajo criterios que permitan proporcionar información relevante a la empresa para que pueda encarar eventuales conflictos o aprovechar oportunidades de inversión.

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Fuentes:

Emprende pyme. "¿Cómo hacer un presupuesto de efectivo?".

Movistar. Destino Negocio. "Cómo organizar el flujo de caja de su empresa".

Gestiopolis. "Presupuesto de efectivo para prevenir déficits o excesos de efectivo".

Crece Negocios. "El presupuesto de efectivo".

Instituto Profesional IACC. Formulación y Administración de Presupuestos.