En un mundo cada vez con mayores competidores, el gestor de proyectos se ha convertido en uno de los colaboradores más importantes dentro de una empresa. Su presencia es fundamental para el diseño y ejecución de los proyectos, que tienen como propósito alcanzar los objetivos estratégicos de una compañía. Sin embargo, puede encontrar obstáculos que le impidan alcanzar dichas metas.

Es de vital importancia que los gestores de proyectos puedan analizar y dar solución a los inconvenientes presentados durante la realización del proyecto. Entre los principales obstáculos que pueden incidir en los resultados del proyecto, están los siguientes:

1. Objetivos mal definidos

Cuando los objetivos no están claramente identificados, todo el proyecto y el equipo pueden verse afectados. Cuando la alta gerencia no puede aceptar o apoyar objetivos indefinidos, el proyecto en cuestión generalmente tiene pocas posibilidades de tener éxito. El gestor del proyecto debe hacer las preguntas correctas para establecer y comunicar objetivos claros desde el principio.

2. Cambios de alcance

Ocurren cuando la administración del proyecto permite que el alcance del proyecto se extienda más allá de sus objetivos originales. Los clientes y supervisores pueden solicitar cambios en un proyecto y, para implementarlos, se necesita un buen gestor de proyectos que evalúe cada solicitud y decida cómo implementarla (y si se puede hacer). Además, debe comunicar a todos los interesados los efectos de este cambio sobre el presupuesto y los plazos.

3. Habilidades inadecuadas para el proyecto

Un proyecto a veces requiere habilidades específicas que los contribuyentes no poseen. La capacitación en gestión de proyectos puede ayudar a un líder de proyecto a determinar las competencias necesarias, evaluar a los trabajadores disponibles y recomendar capacitación, tercerización o contratación de personal adicional.

4. Falta de responsabilidad

Las cualidades de liderazgo de un gerente de proyectos pueden brillar cuando cada miembro del equipo asume la responsabilidad de su papel para lograr el éxito del proyecto. Por el contrario, la falta de responsabilidad puede detener por completo un proyecto. Señalar con el dedo y evitar la culpa son características improductivas, pero demasiado comunes en una gestión defectuosa. Aprender a dirigir equipos hacia un objetivo común es un aspecto importante de la capacitación en gestión de proyectos.

5. Comunicación inadecuada

Un gerente de proyectos debe proporcionar dirección en cada paso del proyecto, con la finalidad de que los líderes de equipo sepan qué esperar de sus colaboradores. Por ello, la comunicación efectiva con todos los involucrados en el proyecto es crucial. Los buenos gestores de proyectos mantienen la comunicación y la retroalimentación fluyendo entre la alta gerencia y los líderes de equipo. El gestor debe contar con habilidades de comunicación tanto oral como escrita para así aumentar la confianza y la moral del equipo y tener las expectativas claramente definidas.

6. Mal manejo de riesgos

Aprender a administrar y planificar los riesgos es otra tarea importante del gerente de proyectos, ya que los proyectos rara vez salen exactamente según lo previsto. Recopilar información, desarrollar confianza y saber qué partes de un proyecto tienen más probabilidades de desviarse del curso son aspectos claves del trabajo del gestor de proyectos. Con ello, se anticipa a aquellas partes del proyecto que pueden fallar y se prepara de antemano para tales resultados.

Equilibrar los elementos y recursos de un proyecto complejo (tiempo, dinero, alcance y equipo humano) es uno de los trabajos de un gestor de proyecto. La capacitación en gestión de proyectos es un paso esencial para gestionar los obstáculos inesperados que los gerentes de proyectos pueden enfrentar a diario.

Si quieres saber más sobre este tema, participa del Diploma Internacional en Gerencia de Proyectos de ESAN.

Fuentes:

Project Insight. "Biggest Challenges Faced as a Project Manager".

IBQMI. "Five Challenges faced by Project Managers".

Villanova University. "Top 10 Project Management Challenges".