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¿Cómo potenciar el seguimiento y control de tus proyectos empresariales?
¿Cómo potenciar el seguimiento y control de tus proyectos empresariales?
La etapa de seguimiento y control permite detectar muchos tipos de problemas que surgen durante la ejecución de un proyecto. Sin embargo, existen algunas acciones clave que el gerente a cargo puede aplicar para potenciar esta fase.
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Una de las actividades empresariales más habituales consiste en el diseño y la ejecución de proyectos. En este contexto, aunque un proyecto esté bien diseñado, puede registrar inconvenientes, fallos, contratiempos o cambios inesperados durante su desarrollo. Por ello, la etapa de seguimiento y control será clave para lograr los resultados esperados.
¿En qué consiste esta etapa?
Una vez que el proyecto ha empezado a ejecutarse, se inicia la etapa de seguimiento y control, que consiste en evaluar su nivel de progreso o desempeño respecto al plan inicial. El objetivo es identificar alguna posible variación en el alcance y garantizar que el control de cambios se está realizando de forma correcta. Es una fase que puede considerarse omnipresente, pues se mantiene activa durante el resto del proyecto.
La etapa de seguimiento y el control constituye la herramienta más eficiente para evaluar el rendimiento real del proyecto, tomar decisiones mejor informadas y garantizar que la ejecución se realice bajo apropiados estándares de calidad. Además, mitiga el surgimiento de crisis potenciales gracias a las actualizaciones de estado y la supervisión de actividades, que permiten lograr un balance entre presupuesto, costo, tiempo y calidad.
¿Cómo asegurar un control adecuado de los proyectos empresariales?
El monitoreo correcto de un proyecto implica prestar atención a los informes de progreso como al nivel de compromiso de las partes interesadas. Estas pautas pueden ayudarte:
- Selección de las herramientas apropiadas. La evaluación de proyectos, el análisis del valor ganado y los diagramas de Gantt son técnicas útiles para realizar el seguimiento de los proyectos. Si se aplican desde las primeras etapas, serán aún más efectivos.
- Reunión con las partes interesadas. Un equipo que no está comprometido con el éxito del proyecto se esforzará menos por rendir para cumplir los objetivos planteados. El gerente debe organizar reuniones frecuentes con las partes interesadas y donde también participe el personal para identificar puntos ciegos y tener claros los avances en la ejecución del proyecto.
- Establecimiento de los parámetros. El gerente debe evaluar de forma constante los avances del proyecto para tener claro cuándo será necesario intervenir con la adquisición de nuevas herramientas, la capacitación del personal, etc. Los diagramas de Gantt y el método de la ruta crítica pueden ayudarle a monitorear los hitos alcanzados y los que siguen pendientes.
- Gestión del flujo del alcance. Si el gerente no maneja la variación del alcance con agilidad, puede generar retrasos, sobrecostos, descoordinación e insatisfacción laboral. Por ello, debe prestar atención a la persona que solicite cambios y, sobre todo, identificar la causa del exceso de este tipo de solicitudes. Los proyectos con cambios constantes durante la ejecución suelen haber tenido una primera fase defectuosa.
Esperamos que estas pautas te permitan potenciar la etapa de seguimiento y control en tus proyectos.
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Referencias
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