Diferencias entre la metodología clásica y la metodología ágil de rediseño de procesos

Diferencias entre la metodología clásica y la metodología ágil de rediseño de procesos

Ante el avance arrollador de la tecnología, los colaboradores deben ser lo suficientemente creativos para transformar los procesos habituales de su jornada. Es el reto que hoy asumen los equipos de trabajo.

Por: Gustavo Ortega Ubillús el 03 Octubre 2018

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¿Usted es de aquellos que rediseñan sus propios procesos? ¿Quizás prefiere llamar al área de mejora de procesos de la empresa para que lo haga? ¿O trata de sobrevivir dentro de las formas establecidas del proceso?  

Le aviso que la búsqueda de esta respuesta me sirvió, un año atrás, para incluir la agilidad a la hora de definir el proceso perfecto.  

Todo obedece a un plan: el aumento de la capacidad de adaptación de las empresas frente a los cambios del entorno. 

Nos movemos en dos zonas a la hora de trabajar en procesos. La primera, cuando el mapa de procesos ya está completo con sus procedimientos y políticas, o cuando no lo está y debemos mapear todos los procesos. En este caso, llevar un orden de las cosas requiere de nuestro perfil clásico.

El usuario del proceso reclama su derecho a ser él quien rediseñe el proceso y no esperar en cola a que el área de mejora de procesos, lo haga.

En el otro extremo estamos aquellos que siempre cuestionamos el statu quo y trabajamos para encontrar pequeñas mejoras marginales a un proceso. El componente emocional, una metodología ágil de trabajo y la práctica son cruciales para hacer frente a estos desafíos. 

¿Desafíos? 

En nuestro mundo tecnificado y de conexiones remotas, el avance de la tecnología no deja ningún terreno sin intervenir, tampoco en los procesos. En el futuro cercano (o el presente, porque ya existen casos como Amazon Echo, Google Home o Siri), veremos más procesos que se relacionan con nuevas aplicaciones tecnológicas y que estas realicen algunos procedimientos. Serán procesos simples de utilizar, pero hipersofisticados y capaces de llegar a la personalización por cada cliente. 

Será normal tener procesos con robots. Si ellos, según los expertos, en pocos años serán parte fundamental de nuestro ecosistema profesional y personal, y con la realidad virtual que conquista cada vez más áreas, se estrecha el espacio en que la acción humana es imprescindible. Sin embargo, no creo que puedan inventar un algoritmo que sea capaz de definir con perfección cómo debe ser un proceso de trabajo que valoren los clientes. Aún se requiere un ser humano que piense y decida de manera ágil. 

La educación reacciona 

El usuario del proceso reclama su derecho natural a ser él quien lo rediseñe y no esperar en cola a que el área de mejora de procesos, un poco ajena a su realidad, lo haga. La diferencia se encuentra en la agilidad e incluirla en la metodología clásica. 

Hemos reunido algunos consejos imprescindibles para que, desde la generación de una conversación inteligente con los usuarios y clientes del proceso, se identifiquen necesidades hasta provocar las reflexiones creativas necesarias para abrir la puerta a los cambios y la transformación. 

La creatividad consiste en conectar puntos que nadie había conectado y para eso nos apoyamos en el Design Thinking. La creatividad da paso a la innovación en el momento de la implementación de la mejora al proceso, y para eso está SCRUM. 

No todo el mundo será diseñador de sus propios procesos. Seguiremos buscando sobrevivir dentro de las formas establecidas del proceso, porque la adopción de nuevas tecnologías y formas de hacer las cosas se detienen en muchas empresas por resistencias y/o por aspectos legales. Si va a rediseñar un proceso, hágalo bien. 

Aproveche los momentos de calma para crear procesos que usará en días de tormenta. Domine los principios del Design Thinking y SCRUM. Cuestione el statu quo. En resumen, basta con que le guste la gestión de procesos de manera ágil.

El usuario del proceso reclama su derecho a ser él quien rediseñe el proceso y no esperar en cola a que el área de mejora de procesos, lo haga.

Gustavo Ortega Ubillús

Consultor en procesos y estrategia. Gerente de proyectos de la consultora STIGOU. Centra su investigación en las metodologías que las empresas utilizan para gestionar proyectos, procesos y servicios para conseguir eficiencias operativas de manera ágil y eficiente. Ha diseñado un marco para gestionar proyectos de manera ágil. Magíster por UPC. Ingeniero industrial y de sistemas por la Universidad de Piura. Posgrados en Gerencia de Sistemas y TI.

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