La gestión de relaciones con stakeholders es el proceso a través del cual se fomenta la relación recíproca y beneficiosa entre una empresa y sus grupos de interés (inversores, clientes, proveedores, empleados, medios de comunicación, entre otros). 

Pero, ¿por qué es tan importante gestionar las relaciones con los stakeholders antes de ejecutar un proyecto? Porque permite identificar los intereses y las expectativas de las partes interesadas, y emplear esa información para crear alianzas y acuerdos que permitan mejorar las probabilidades de éxito de un proyecto. Entre sus principales beneficios, se encuentran: 

Optimiza la toma de decisiones 

Conocer las diversas opiniones, intereses, necesidades y perspectivas de los grupos de interés, permite tomar decisiones más informadas y reforzar aquellas resoluciones que habían sido tomadas con anterioridad.

Promueve la confianza con los stakeholders

Desarrollar y mantener las relaciones con las partes interesadas ayuda a ganarse su apoyo y respaldo en la toma de decisiones. Cuando la empresa se acerca a los stakeholders, les hace saber que valora sus opiniones y que su participación es crucial para el éxito del proyecto. 

Reduce riesgos 

La gestión de stakeholders reduce el riesgo y aumenta las oportunidades. ¿De qué manera? La empresa, al conocer los intereses de estos grupos y lo que se dice de ellos, puede utilizar esta información para identificar los posibles riesgos y establecer soluciones antes que se conviertan en situaciones de crisis. La prevención de amenazas también evita que la organización tenga que afrontar gastos adicionales para solucionarlas.  

Tiempo invertido en los lugares adecuados 

Mantenerse siempre en contacto con los grupos de interés y obtener una constante retroalimentación ayuda a identificar aquellas partes que tienen un mayor valor para el proyecto. De esta manera, el equipo podrá dirigir sus esfuerzos a los lugares adecuados para sacar adelante el plan. 

¿Cómo construir las relaciones con los stakeholders de manera eficaz?  

Gestionar las relaciones con los stakeholders no es una tarea sencilla, pues requiere de ciertas tácticas de comunicación para entablar alianzas y acuerdos sólidos con ellos. Para ello, se deben seguir los siguientes consejos:  

Ser transparente

Los stakeholders siempre tienen un interés genuino en conocer cuáles son los avances del proyecto. Por ello, la adopción de políticas transparentes, que garanticen que el progreso del proyecto sea visible para todos los grupos de interés, es clave para ganarse su confianza y establecer conexiones sólidas. 

Diálogo temprano y constante 

Un proyecto, principalmente en sus primeras etapas, puede resultar poco claro y difícil de entender para los grupos de interés. Para esclarecer el panorama, es trascendental realizar consultas regulares. De esta manera, será más fácil establecer los requisitos y acuerdos entre todas las partes interesadas para que se lleve a cabo el proyecto sin problemas. 

Demostrar a las partes interesadas que se les valora 

Cada parte interesada que tenga influencia en el proyecto debe ser tratada de manera única. ¿Cómo lograrlo? 

• Devolver llamadas y correos electrónicos: Responder preguntas y aclarar las dudas de los stakeholders, a través de las llamadas o correos electrónicos, puede hacer la diferencia. Perder estas oportunidades de contacto podrían desencadenar la ruptura de la relación entre la empresa y el grupo de interés. 

• Evitar llegar tarde a las reuniones: Las reuniones con las partes interesadas son necesarias durante la etapa de desarrollo del proyecto. Conectarse a tiempo a las reuniones virtuales o llegar a tiempo a los encuentros presenciales demuestra el aprecio que la empresa siente hacia sus stakeholders. 

• Dar y pedir retroalimentación. La retroalimentación es clave en el desarrollo de un proyecto. Mostrar cómo se viene desarrollando y estar abierto a recibir opiniones de mejora de parte de los stakeholders será trascendental para su éxito. 

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Fuentes:

Why is stakeholder management important?

Six Benefits of Stakeholder Engagement

Nine Awesome Benefits of Stakeholder Management

6 tips for constructive stakeholder relationship management

10 key principles of stakeholder engagement