Reconocimiento de  la necesidad: el proceso de compra comienza cuando el comprador reconoce la necesidad de adquirir determinado producto o servicio a partir del reconocimiento de una diferencia entre el estado deseado y el estado real existente. Esta necesidad puede surgir por impulsos externos o internos. Por ejemplo: el área de marketing desea darle promoción al lanzamiento de un  producto, para lo cual identifica la necesidad de adquirir banners, módulos de venta, servicios de BTL, merchandising, entre otros.

Búsqueda de información: el gestor de compras recopila la información relacionada con la definición de los posibles proveedores, los parámetros de las ofertas de cada proveedor, la experiencia de cada uno de ellos, las características y exigencias planteadas por el área de la empresa que hace el pedido, las características particulares del objeto de  aprovisionamiento  y  otros  datos vinculados con  el mercado y la empresa.

Formación de alternativas: la  información  recopilada  servirá como base para que el  comprador determine las diversas opciones de compra que se enfrenta, caracterizando a cada una de ellas con los parámetros relevantes.

Evaluación de alternativas: en cada compra se determina los principales  criterios de selección, a los cuales se les atribuye una ponderación. Una vez hecha esta definición se procede a evaluar cada alternativa y se realiza una evaluación integral de cada propuesta a fin de seleccionar la más conveniente para la organización.

Decisión de compra:  sobre la base de la evaluación de alternativas y el  esquema de fuerzas de los actores de la compra se llega a la decisión de compra  que contiene un conjunto de parámetros como el proveedor, las características del producto, los envases y embalajes a emplear, la cantidad a comprar, el valor de la compra, la forma de pago, el sujeto del transporte del producto, el lugar de entrega, la fecha de entrega y otros elementos. 

Ejecución de la compra: involucra el conjunto de acciones para ejecutar la decisión de compra tomada previamente. Se procede, entre otras acciones, a la emisión de documentos como la orden de compra, a la recepción de la guía de remisión y factura, así como al pago correspondiente que se puede realizar en contraentrega o a un plazo determinado. Esta etapa es la materialización de la compra y requiere de una atención esmerada para su ejecución ajustándose a  los parámetros que conforman la decisión de compra.

Monitoreo postcompra: luego de realizada la compra debe realizarse un seguimiento del ciclo de consumo del producto o servicio adquirido, con el fin de detectar posibles fallas susceptibles de reclamación. El monitoreo también sirve para recopilar información adicional acerca de la marca correspondiente o el proveedor, lo cual será de utilidad en las próximas compras. 

FUENTE CONSULTADA:

Texto "Gestión de compras" de Carlos Antonio Portal Ruedas, publicado por el portal Gestiópolis.

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