La oficina de dirección de proyectos (PMO, por sus siglas en inglés) es un área de la empresa encargada de definir y mantener los estándares y procesos relacionados con la gestión de proyectos. Vicente José Granadino Galindo, docente del Diploma Internacional en Gerencia de Proyectos de ESAN, las define como "una estructura de la organización que estandariza los procesos de gobernanza relacionados con los proyectos y facilita el intercambio de recursos, metodologías, herramientas y técnicas".

Las PMO tienen como finalidad desarrollar metodologías de gestión de proyectos, así como capacitar y entrenar a los líderes de proyectos y sus equipos. Además, se encargan de definir los procesos y las herramientas a emplear en los proyectos y preparar los informes para que la alta gerencia pueda tomar decisiones. "De este modo, constituyen el vínculo natural entre los portafolios, programas y proyectos de la compañía y los sistemas de medición", añade el especialista.

Actualmente, las PMO han tomado un papel preponderante en las organizaciones. Ya no solo se encargan de mantener alineados los procesos de gestión de proyectos, sino también han empezado a participar en otros roles claves en una empresa relacionados con la cultura organizacional y la gestión del cambio. "Pueden tener responsabilidades en todos los niveles de la compañía y juegan un papel importante para apoyar la alineación estratégica y entregar valor organizacional", enfatiza Granadino.

¿Cuáles son las tareas de las PMO en el 2019?

1. Controlar los proyectos

El control de proyectos es una función clave en la gestión de proyectos. Su finalidad es asegurarse que los proyectos sean elaborados en el tiempo establecido y bajo reglas determinadas. Las PMO pueden tener la autoridad para hacer cumplir el control del proyecto o proporcionar asesoramiento experto a gerentes de proyectos individuales. Si imponen el control del proyecto, deberán estar equipadas para recopilar datos del proyecto, como el porcentaje completado para cada tarea. Además, realizan el cálculo de valor ganado e informan los datos del presupuesto.

2. Garantizar un programa sólido de gestión del cambio

Si bien la gestión del cambio ha sido siempre un enfoque crítico en las PMO, ha adquirido una importancia renovada a nivel empresarial a medida que las organizaciones se centran en esfuerzos de transformación significativos. Por ello, se necesitan estrategias de gestión del cambio bien definidas para mejorar la participación de los interesados ​​y generar apoyo para las metas y objetivos estratégicos de la empresa. Las PMO han empezado a asumir el papel principal en este esfuerzo.

3. Administrar recursos compartidos

"Las oficinas de proyectos son cada vez más importantes debido a la necesidad de utilizar al máximo los recursos y maximizar el desempeño de los proyectos", destaca Granadino. Las compañías hoy cuentan con colaboradores, software, herramientas y equipos que deben compartirse entre todos los proyectos desarrollados. Debido a ello, las PMO han empezado a gestionar esos recursos compartidos, garantizando que estén disponibles para cada uno de los proyectos y que cumplan con cada una de las especificaciones trazadas.

4. Promover una cultura de gestión de proyectos

Las PMO son empleadas para crear y fomentar una cultura de gestión de proyectos en todos los niveles y áreas organizacionales. Para lograr ese objetivo, es necesario que la PMO y la oficina central corporativa trabajen de la mano para la creación y gestión de proyectos que permitan el alcance de objetivos estratégicos. Asimismo, pueden desarrollar conferencias de gestión de proyectos, ferias comerciales y eventos similares que capaciten y den a conocer las mejores prácticas y lineamientos en gestión de proyectos.

La PMO se ha convertido en una de las áreas más importantes de las empresas modernas. Gracias a ella, se definen los estándares y las metodologías que se usarán en cada uno de los proyectos. Un área de PMO con profesionales capacitados y con las herramientas adecuadas permitirá a las compañías alcanzar sus objetivos estratégicos y sobresalir en el mercado.

Si quieres saber más sobre este tema, participa del Diploma Internacional en Gerencia de Proyectos de ESAN.

Fuentes:

Entrevista a Vicente José Granadino Galindo, docente del Diploma Internacional en Gerencia de Proyectos en ESAN.

Project Engineer. "10 Roles and Responsibilities of a PMO".

Project Management. "PMO Priorities 2019".