/ 
Transformación digital en la gestión documental: ¿por qué debes aplicarla en tu empresa?
Transformación digital en la gestión documental: ¿por qué debes aplicarla en tu empresa?
Compartir en:
La gestión documental es un sistema de prácticas y técnicas implementadas por las organizaciones para perfeccionar la administración documentaria y facilitar la recuperación de información. Permite controlar de manera eficaz las actividades y operaciones realizadas, facilitando la automatización de procesos y mejorando la eficiencia de manera exponencial.
Con el avance de la tecnología, la gestión documental se ha convertido en el principal proceso empresarial en iniciar la transformación digital. Según el informe Mercado de sistemas de gestión de documentos - Crecimiento, tendencias y pronóstico (2020 - 2025) realizado por Reportlinker, el mercado global de sistemas de gestión de documentos se valoró en USD 4.89 mil millones en 2019, y se espera que alcance los USD 10.17 mil millones en 2025.
Entre las principales ventajas de implementar un sistema de gestión documental digital se encuentran:
Aumento de la productividad
Los softwares de gestión documental, al ser herramientas digitales, funcionan a la misma velocidad que la red. Es decir, el traslado y envío de archivos se agilizan, aumentando la productividad y facilitando la toma de decisiones en la empresa.
Mayor accesibilidad
La pandemia ha impulsado el teletrabajo y el trabajo remoto. De acuerdo al gestor público, Juan Carlos Requejo, la cifra de personas que realiza trabajo remoto en el país ha aumentado de 2000 a 200 000 debido a la crisis sanitaria. Por ello, contar con un sistema de gestión documental que permita el acceso de los colaboradores desde cualquier lugar es clave en la gestión de operaciones de una empresa.
Fácil recuperación de archivos
Una de las principales funciones de un sistema de gestión documental es facilitar la recuperación de archivos. Tener acceso de forma rápida y sencilla a un documento puede ser una tarea complicada si este se encuentra en un banco de archivos general; pero, con la digitalización, el proceso la recuperación de información se agiliza.
En el 2019, por ejemplo, el Imperial College Healthcare NHS Trust de Inglaterra adoptó un sistema de gestión de documentos electrónicos que permite a los hospitales escanear, indexar y archivar registros médicos en papel y acceder a ellos a través de una interfaz de usuario, facilitando la recuperación de archivos en tiempo récord.
Seguridad documental
Los documentos almacenados forman parte del patrimonio de una organización. Un sistema de gestión documental digital facilita el resguardo de los secretos comerciales, financieros y datos personales de los empleados. Además, controla el acceso, identificando aquellas personas que ingresan a las bases de datos y las acciones que realizan con los archivos.
Reducción de costos
Un sistema de gestión documental digital reduce los costos de una empresa al reunir todos los archivos en una misma plataforma online. Esta herramienta permite evitar gastos innecesarios en papel, tinta, etc., y el pago de horas de trabajo a un colaborador encargado del almacenamiento de archivos.
Si quieres aprender más sobre este tema, participa en el Diploma Especialización en Gestión Documental y Gobierno Digital Online en ESAN.
Fuentes:
La transformación digital y la gestión documental
La importancia de la transformación digital de los sistemas de gestión documental
La gestión documental como base de la transformación digital en las empresas
Gestión documental y Transformación digital en las empresas
ReportLinker: Document Management Systems Market - Growth, Trends, and Forecast (2020 - 2025)
Beneficios de implementar un sistema de gestión documental
¿Qué ventajas nos da el tener un software de gestión documental?
Trabajo remoto: 200,000 personas ya laboran bajo esa modalidad en Perú
Portal de negocios de ESAN Graduate School of Business. Desde el 2010 difunde contenido de libre acceso (artículos, infografías, podcast, videos y más) elaborado por los más destacados especialistas. Encuentra contenido en más de 15 áreas y sectores como Administración, B2B, Derecho Corporativo, Finanzas, Gestión de Proyectos, Gestión de Personas, Gestión Pública, Logística, Marketing, Minería, TI y más. ¡Conéctate con los expertos de ESAN y aumenta tu conocimiento en los negocios!
Otros artículos del autor
Subió la UIT: ¿cómo afecta esto a tus finanzas en 2026?
Raúl Odría, docente de ESAN Business Law, reflexionó en ATV+ sobre el impacto del aumento de la Unidad Impositiva Tributaria (UIT) para 2026, la cual se incrementó en S/ 150, una cifra menor que los S/ 200 de años previos.
Si vuelves a tu antiguo trabajo, ¿empiezas de cero el periodo de prueba?
César Puntriano, profesor de ESAN Business Law, aclaró en El Peruano que el periodo de prueba tiene reglas específicas ante el reingreso de un colaborador. El experto explicó que, si un trabajador vuelve a la empresa antes de tres años y a un puesto similar, los tiempos laborados previamente se acumulan, por lo que no es exigible superar un nuevo periodo de prueba para gozar de estabilidad laboral.
Minería del futuro: IA y economía circular como pilares de sostenibilidad
Sandor Lukacs de Pereny, profesor de ESAN Graduate School of Business, sostuvo en Energiminas que el futuro de la minería peruana requiere dejar el modelo extractivo tradicional y adoptar un enfoque sistémico basado en economía circular, trazabilidad digital e inteligencia artificial para mejorar la eficiencia y reducir la huella de carbono. Advirtió que, aunque el Perú tiene avances normativos en IA, existen riesgos éticos por sesgos de datos y una brecha marcada entre la gran minería y las MIPYMES, lo que hace indispensable una articulación entre Estado, academia y empresa para impulsar una innovación verde inclusiva hacia 2030.