El presupuesto y el control de costos de un proyecto

Publicado el 24 de Octubre 2016 a las 12:10 PM

Gestionar los costos del proyecto incluye manejar los procesos relacionados con estimar, presupuestar y controlar los costos de tal modo que se logre terminar el proyecto dentro del presupuesto aprobado.

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Según La guía PMBOK, publicada por la Universidad Autónoma de Ciudad de México (UACM), la estimación de los costos es un proceso que consiste en el desarrollo de una aproximación de los recursos monetarios que se necesitarán para completar las actividades que demandará el proyecto. Es una predicción hecha sobre la base de la información que está disponible en un determinado momento.

Un costo óptimo para el proyecto se logra, entre otros aspectos, tomando en consideración el sopesar los costos y riesgos, tales como fabricar o comprar un insumo o bien intermedio, comprar el local en lugar de alquilarlo, así como el intercambio de recursos.

Los costos estimados no son montos inamovibles. Deben ser revisados y ajustados en el transcurso del proyecto para que reflejen los detalles adicionales en tanto estos se hacen disponibles. La estimación del costo aumenta su exactitud conforme avanza el proyecto.

La determinación del presupuesto del proyecto, añade La guía PMBOK, es un proceso que consiste en sumar los costos estimados de las actividades individuales para establecer una línea base de costo. Esta línea base incluye todos los presupuestos autorizados, pero excluye las reservas de gestión.

"Los presupuestos del proyecto constituyen los fondos autorizados para ejecutar el proyecto. El desempeño de los costos del proyecto se medirá con respecto al presupuesto autorizado", refiere la mencionada guía.

Por otro lado, controlar los costos es un proceso por el cual se monitorea la situación del proyecto para actualizar el presupuesto del mismo y gestionar cambios a la línea base de costo. Cuando se actualiza el presupuesto es porque se debe haber registrado los costos reales en los que se ha incurrido a la fecha. Cualquier aumento con relación al presupuesto autorizado sólo puede aprobarse mediante el proceso denominado Realizar el Control Integrado de Cambios.

"La clave para un control de costos efectivo es la gestión de la línea base aprobada de desempeño de costos y de los cambios de línea base", señala La guía PMBOK.

Acciones del control de costos

Asimismo, la mencionada guía precisa que el control de costos del proyecto incluye:

  • Influir en los factores que producen cambios en la línea base de costo.
  • Asegurarse que todas las solicitudes de cambio se realicen oportunamente.
  • Gestionar los cambios reales cuando y conforme suceden.
  • Asegurarse que los gastos no superen el financiamiento autorizado para el proyecto, tanto por período como en el total.
  • Monitorear el desempeño de los costos para detectar y comprender las variaciones con respecto a la línea base aprobada de costo.
  • Evitar cambios no aprobados en los informes sobre costos o utilización de recursos.
  • Informar a los interesados acerca de los cambios aprobados y costos asociados.
  • Realizar acciones para mantener los sobrecostos previstos dentro de límites aceptables.

FUENTE CONSULTADA:

Sección "La guía PMBOK" publicada por la Universidad Autónoma de Ciudad de México (UACM).

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