La gestión de proyectos es un proceso que implica la planeación, ejecución, control y cierre de un proyecto con metas específicas y en un tiempo determinado. Así, garantiza el logro de los planes planteados, así como la sobrevivencia de las compañías y su innovación constante.

La base de la gestión de proyectos es la planificación detallada, la ejecución y el control de los pasos implicados en este proyecto: sus recursos, esfuerzos, costos y horas invertidas. Cada plan tiene un ciclo de vida que delimita las acciones y los tiempos en que estas se ejecutan, llevándolo a su culminación.

Para poder realizar una buena gestión existen herramientas como los sistemas ERP que facilitan la organización de recursos para el desarrollo de las operaciones. Esta metodología aumenta la productividad y el rendimiento, y está orientada a finiquitar el proyecto establecido con el cumplimiento de las metas planteadas.

¿Pero en qué consiste este sistema?

El sistema de planificación de recursos empresariales o enterprise resource planning (ERP) es un software desarrollado para gestionar los principales procesos empresariales. En la gestión de proyectos posibilita la planificación de recursos, costos, estructuras y tiempos de manera efectiva y visualmente amigable.

Esta herramienta tecnológica requiere un desarrollo mediano por parte de la compañía para su implementación. Esto se debe a que su correcta utilización permite el intercambio de datos con otros sistemas para optimizar los tiempos y las acciones en torno a un proyecto determinado. Entre las características de estos sistemas integrados se encuentra:

• Operabilidad y actualización de estatus en tiempo real. Esto genera una vista panorámica del proyecto y sus lineamientos, y permite prever baches en su desarrollo.
• Base de datos interactiva que pueda relacionarse con otros módulos de la empresa (contabilidad y finanzas, por ejemplo). Genera información confiable para el desarrollo de proyectos y posibilita la medición de riesgos.
• Apariencia coherente. Los módulos diseñados coherente e intuitivamente facilitan el uso de este tipo de sistemas.

Una de las ventajas más resaltantes de los sistemas ERP es la automatización de ciertos procesos que, de otra manera, podrían tomar más tiempo. Este es un beneficio relevante, ya que los proyectos tienen ciclos de vida delimitados y, para cumplir con este plazo, optimizan sus procesos o actividades.

¿Cómo funciona el ERP dentro de la gestión de proyectos?

Adoptar un sistema integrado es beneficioso, pero implica unas condiciones previas. Entre ellas está el conocer a detalle las áreas involucradas en el desarrollo del proyecto, relacionar su impacto con cada una de ellas y determinar las secciones que necesitan permanecer en constante comunicación para la ejecución del plan. Sumado a esto se debe tener muy en claro qué equipo que usará el sistema y cuáles son sus necesidades.

Para ello, es importante conocer las distintas interfaces que ofrecen los sistemas ERP, ya que muchos de ellos poseen software libre que no requiere una gran inversión económica. Usar este tipo de sistemas requiere una constante revisión y evolución puesto que está intrínsecamente ligado al inicio, planificación, ejecución, seguimiento, control y cierre del proyecto.

Además de su papel en la gestión de proyectos, un sistema ERP facilita el flujo de información entre las unidades de negocios. Permite una integración perfecta de los sistemas y crea una visión holística de la empresa para respaldar la toma de decisiones. En muchas organizaciones, el ERP se considera el sistema operativo clave, de cuyo correcto desenvolvimiento recae la capacidad de la compañía para sobrevivir y crecer.

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Fuentes:

BDO IT Solutions. "ERP Project Management is key to a successful implementation".

Revista de Iniciación Científica. "Exploración en los sistemas CRM/ERP como estrategia en el sector PYMES". Universidad Tecnológica de Panamá.

Clifford F. Gray; Erik W. Larson. Administración de proyectos. Editorial Mc Graw Hill.

Journal of Engineering and Education. "Implementación de recursos empresariales (ERP) en las organizaciones desde la coevolución".