No solamente los proveedores, sino también muchos renombrados teóricos, indican que, dado que los sistemas de Planificación de Recursos Empresariales (ERP por sus siglas en inglés) son desarrollados utilizando las mejores y más reconocidas prácticas mundiales de gestión empresarial, implantar un sistema de este tipo en una empresa significa desde ya adoptar dichas prácticas y alinearse a las mismas.

Por su parte, los defensores de la posición contraria afirman que es indispensable que, antes de proceder a la compra de un ERP, se haga un análisis de cómo se están llevando los procesos actualmente en la empresa y trabajar en una mejora de los mismos, para finalmente recién decidir qué herramienta va a soportar estos procesos mejorados.

Los adscritos a esta posición mantienen apreciaciones en el sentido de que, si bien la segunda alternativa suena más lógica, representa a su vez un peligro de que los plazos y la inversión se vean incrementados. Y en parte tienen razón, dado que lo más probable es que la empresa no pueda utilizar el ERP por un plazo de por lo menos dos años, con el costo que eso implica: no tener sistema, seguir haciendo todo el análisis de mejora de procesos, etc¹.

A pesar de estas dificultades, creemos que esta opción sigue siendo a la larga la mejor, pues por lo que hemos podido observar, a las empresas que han optado por tomar el ERP e implementarlo inmediatamente sin una revisión de sus procesos, no les ha ido bien. Muchas ellas han llegado a un momento en que se han visto impedidas a detener la ejecución del software y reformular sus procesos para luego retomar la implantación del sistema.

Por lo tanto, lo ideal es implementar el sistema ERP solo después de haber realizado una mejora de los procesos y, en este punto, existen una serie de metodologías para hacerlo. Una de ellas indica que el ERP puede irse adoptando por partes, evitando así un impacto fuerte en la organización. Por ejemplo, podría empezarse primero por el back office, luego el área de ventas, la post-venta, etc.

La metodología opuesta es la del big bang, la cual busca implementar de una sola vez el ERP y que evidentemente causa mayor impacto en la empresa. Pero, y a pesar de que pueda sonar ilógico, lo mejor en estos casos es tomar este camino y volcarse al nuevo sistema de un solo golpe en lugar de hacerlo por partes.

Desde su punto de vista, ¿en qué momento debe una empresa implementar un ERP?

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¹ Existen algunos proveedores que ofrecen implementar el ERP en un máximo de 6 u 8 meses, pero lo hacen con los procesos tal cual funcionan actualmente. Esto, en palabras del profesor David Ritchie, significaría estar pavimentando la obsolescencia.

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José Díaz

Magíster en Gestión de Tecnología de Información - MGTI, por las Universidades de ESAN y la Universitat Ramon Llull, Barcelona (España). Magíster en Administración de Empresas - MBA por la Universidad de Deusto (España). Actual Gerente de Proyectos de KM Support SAC para consultorías de Proyectos en el Banco Mundial, OSINERGMIN y MEF. Profesor de la Maestría en Project Management de ESAN.