Los software para la gestión y monitoreo de proyectos se utilizan en casi todos los tipos de negocios, en especial, aquellos donde existe una presión por entrega de productos y/o servicios nuevos o innovadores. Con estos sistemas pueden detallarse de mejor forma los alcances y límites de batería de un proyecto; planearse actividades; programar el trabajo a realizar; ver las relaciones entre las tareas; estimar y gestionar los costos y presupuestos; administrar los recursos; facilitar las comunicaciones internas y externas; identificar y gestionar los riesgos, y monitorear el avance de un proyecto hasta su cierre y conclusión.

Considerando que, cada vez más se trabaja en entornos remotos y que muchas organizaciones están compuestas por "freelancer" que llevan a cabo sus tareas desde diferentes partes del mundo, estas herramientas son cada vez más necesarias. Por ello, todas ellas están enfocadas en el trabajo colaborativo y contribuyen a una mejor comunicación, instantánea y eficaz, a la vez que algunas ofrecen facilidades para compartir archivos.

¿Qué software de gestión de proyectos es mejor?

Es difícil elegir uno, ya que cada software posee puntos fuertes. Pero si es importante tener en cuenta algunas variables para elegir opciones, como por ejemplo:

• Si trabajamos de manera aislada, solo en emprendimientos personales, cuyos espacios de tiempos para el lanzamiento son cortos, no mayores de seis meses, existen una serie de herramientas libres, entre ellas, el conocido dotProject.
• Para el caso de proyectos donde no existe mucha presión por el manejo centralizado de los recursos y, por ende, que todos los proyectos no estén entrelazados, la herramienta MS Project es muy válida y fácil de emplear.
• De requerir un manejo centralizado de recursos, compartir los costos y las redes de conexión de sus actividades, es necesario contar con un repositorio dedicado y de preferencia en la web; en ese sentido, es muy interesante lo que nos ofrece la herramienta corporativa MS Project Server.
• En este tipo de contextos, donde los usos vayan por este tipo de concepto de centralización de los datos e información y una toma de decisiones bastante rápida y flexible, existen una serie de herramientas corporativas similares al MS Project Server como el módulo integrado de Administración de Proyectos del ERP SAP, CA Clarity, entre otros.
• Finalmente, para proyectos de infraestructura en sus diferentes industrias, como la minería, hidrocarburos, energía y construcción, existen variadas herramientas, sin embargo, dadas las condiciones de exposición a riesgos debido a los altos montos de inversión, envergadura de obras, dimensionamiento de recursos y prolongados espacios de tiempo, la Suite de ORACLE Primavera EPPM y sus herramientas incluidas (EPPM ORACLE Primavera P6, entre otras) son una buena opción, además de la más empleada de forma global por la gran mayoría de compañías que están involucradas en este tipo de proyectos de infraestructura.

Ahora, es importante señalar que aunque podamos contar con los mejores software de clase mundial para la gestión de proyectos, si en nuestras organizaciones no tenemos una buena práctica, traducida en una metodología de dirección de proyectos lo suficiente integrada, implementada, internalizada y lo suficiente madura, va a ser muy difícil poder aprovechar y explotar dichas herramientas y así, conseguir el soporte que -realmente- requerimos de ellas.

¿Qué otros softwares de gestión de proyectos conoce? ¿Cuéntenos su experiencia con estas herramientas?

Esta entrada contiene un artículo de:

Alfonso Núñez

Magíster en Administración UNMSM. Magíster en Liderazgo del Project Management Institute (Project Management Institute Leadership Master Class). Magíster en Gestión y Desarrollo ICTE, Certificación de Project Management Professional (PMP) por el Project Management Institute (PMI).

Profesor de la Maestría en Project Management de ESAN.